Företagsinställningar

Om företagets adress inte är samma som huvudkontorets adress, kan du ange huvudkontorets adress i fältet Säte.

GLN ger en unik identitet för ett företag, en funktion inom ett företag eller en fysisk plats. Vill du använda dig av GLN för ditt företag/förening hänvisar vi till gs1.se.

Ett momsregistreringsnummer består av upp till 12 bokstäver och siffror, och hur dessa kombineras beror på vilket land det är. Specialtecken är inte tillåtna. Det momsregistreringsnummer du anger här kommer med på alla fakturor till kunden.

Om du vill att dina kunder ska betala in på ditt bankgironummer anger du numret här.

Om du har bankgiro och ett OCR-avtal med din bank kan du visa OCR-numret på dina kundfakturor genom att markera Visa OCR på fakturautskriftpå fliken Övriga uppgifter.

Om du vill att dina kunder ska betala in på ditt plusgiro anger du numret här. Uppgiften visas på dina kundfakturor.

Om du vill att dina kunder ska kunna betala med Swish anger du det telefonnummer som är kopplat till Swish här. Uppgiften kommer att visas på dina kundfakturor.

Avmarkera rutan Visa Lön i menyn, om du inte vill att menyalternativet Lön ska visas.

Du kan starta om ditt företag genom att välja Omstart av företag. Företagets namn och organisationsnummer behålls men övrig information såsom bokföring, fakturor och kund- och leverantörsregister, tas bort. Denna information kan inte återskapas.

Läs mer i avsnittet Omstart av företag.

Om företaget har ett godkännande för F-skatt, innebär det att det är företagaren som själv ansvarar för att betala skatter och socialavgifter på ersättning för utförda arbeten.

Genom att markera rutan kommer texten Godkänd för F-skatt att visas på dina utskrivna fakturor.

Markera rutan om du vill visa artikelns pris utan moms när du fakturerar privatpersoner.

Välj om du vill avrunda till hel krona. Inställningen gäller för alla offerter, ordrar och fakturor i SEK.

Markera rutan om du vill visa artikelns pris utan moms när du fakturerar privatpersoner.

När du markerar rutan kommer det ursprungliga datumet från fakturautkastet alltid att användas för kundfakturor. Om du inte markerar rutan, kommer fakturadatumet automatiskt att flyttas fram till det datum du färdigställer fakturan på.

Genom att markera rutan aktiveras de fält i företagsinställningarna och på fakturan som behövs för att hantera husarbete. Avdrag för husarbete gäller för arbete utfört åt privatpersoner. Mer information om vilka regler som gäller och vilka tjänster som räknas som husarbete hittar du på Skatteverkets hemsida.

Här anges vilket nästa nummer är för offerter, ordrar och kundfakturor. En nummerserie går att ändra fram tills dess att du skickat det första dokumentet.

Genom att markera rutan Tillåt redigering av leverantörsfakturor blir det möjligt att göra ändringar direkt på fakturan. Du kan redigera leverantörsfakturan så länge den inte ingår i en momsrapport eller en låst period. Läs mer i avsnittet Ångra eller ändra en leverantörsfaktura.

Väljer du att markera denna ruta, får du själv ange bokföringskonton för dina leverantörsfakturor och om beloppet ska bokföras i debet eller kredit. Valet görs under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Du kan när som helst ändra inställningen om du vill byta.

Du måste enligt lag låsa din bokföring. När en bokföringsperiod är låst går det inte att skapa transaktioner på datum i den låsta perioden. Kontrollera att du har matchat alla transaktioner innan du låser bokföringen för perioden.

Du kan låsa upp din bokföring efter att du låst den, detta är dock inget vi rekommenderar då det är ett brott mot Bokföringsnämndens rekommendationer, men har du låst den av misstag går det att låsa upp den igen.

Läs mer om låsning av perioder och räkenskapsår i Inställningar för räkenskapsår och ingående balans.

Ange med vilken intervall din bokföring ska låsas. Du får en påminnelse fem dagar innan låsning ska göras. När din bokföring ska låsas beror på ditt företags omsättning.

Grundregeln är att du ska bokföra dina affärshändelser löpande och att månaden ska låsas när bokföringen är klar och siffrorna avstämda. Men det finns möjlighet att vänta med att bokföra och låsa månaderna. Alla får vänta upp till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. En händelse som sker den 2 maj måste alltså bokföras senast den 20 juli. Samma dag måste även maj månad låsas. Mindre företag får vänta ännu längre, här kan du se hur länge du får vänta med att bokföra och låsa:

• Månad - Alla får vänta 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade - gäller som utgångsläge. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e mars.
• Kvartal - Om företaget omsätter högst 3 000 000 kronor per år får du vänta till 50 dagar efter det kvartal då affärshändelsen inträffade. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e maj.
• Bokföringsår - Om företaget omsätter högst 1 000 000 kronor per år och har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser får du vänta till 60 dagar efter bokföringsårets utgång. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast i februari året efter.
• Inkomstdeklaration - Om du är enskild näringsidkare och omsätter högst 1 000 000 kronor per år, har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser och inte har någon handel med övriga EU-länder får du vänta tills inkomstdeklarationen ska lämnas in. Vanligtvis sker inlämning av inkomstdeklaration 2:a maj.

Läs mer på spiris.se.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda reskontrabokning av fakturor tillgänglig. Funktionen gör det möjligt att registrera kund- och leverantörsfakturor genom att använda en manuell verifikation. Läs mer i avsnittet Gör manuell reskontrabokning av fakturor.

När du bockar i Använd transaktionstexter, blir funktionen tillgänglig när du registrerar en verifikation eller leverantörsfaktura. Texterna som är tillagda i kolumnen blir sökbara i vyn Kontoanalys.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda automatisk momsberäkning tillgänglig. Funktionen ger dig valet att registrera belopp inklusive moms när du bokför manuella verifikationer. Momsen räknas automatiskt ut om kontot har en momskod och lägger även till en rad för momsen när du bokför en manuell verifikation, registrerar en insättning eller ett uttag. Den automatiska momsberäkningen gäller för konton kopplade till momskoderna 05, 20 och 21.

Du kan välja att arbeta med verifikationsserier. Här kan du ange vilken verifikationsserie som ska gälla för vilken del av funktionen. Fördelen med att arbeta med olika verifikationsserier är att en viss typ av transaktioner blir enklare att spåra i efterhand, särskilt om du har många verifikationer.

Det finns 11 typer av verifikationsserier föreslagna. Utöver dessa kan du lägga till ytterligare 5 verifikationsserier. För att göra det enklare att hålla reda på de olika verifikationsserierna kan du lägga till en beskrivning när du väljer vilken bokstav en serie ska ha. Om du inte gör någon ändring kommer alla verifikationer höra till serie A.

Exempel

Välj t ex K som bokstav för Kundfakturor. När en kundfaktura skapas, får den tillhörande verifikationen prefixet K före verifikationsnumret i verifikationslistan.

Om ditt företag är en del av en koncern, kan du använda dig av koncernspecifika konton när du bokför kundfordringar och leverantörsskulder. Markera rutan Använd koncernspecifika konton för att aktivera funktionen. Sedan kan du gå in på dina kunder och leverantörer och ställa in vilka koncernkonton du vill använda:

• 1560 - 1567 och 1570 - 1579 för kundfordringar

• 2460 - 2469 och 2470 - 2479 för leverantörsskulder

Du kan också välja standardkontona 1510 och 2440 om så önskas.

Här lägger du in standardtexter som du vill ska visas på olika typer av dokument. Det kan t ex vara att du vill upplysa om ändrad adress.

Du kan lägga till både svenska och utländska texter. För att lägga in texter på andra språk väljer du Visa utländska texter. Dessa texter visas sedan på dokument till dina utländska kunder.

När du skriver texter här, visas de i mejlen som skickas till dina kunder från Bokföring & Fakturering Bas. Utgå från en standardtext, så kan du enkelt anpassa texten när du ska skicka dokumentet till din kund. Du kan också välja att skriva och spara texten på ett annat språk.

Om du har Lön och skickar ut lönebesked till dina anställda via mejl kan du redigera texten för mejlet här.

Välj länken Lägg till/Ändra logotyp för att ladda upp en bild att använda som logotyp. Observera att filstorleken är begränsad till 1 MB och måste vara i formaten gif, jpg eller png. Gå sedan till Fakturabakgrund längre ner på sidan och välj inställningen Logotyp och sidfot för att logotypen ska komma med på utskriften.

Välj faktura med eller utan ram. Välj om fakturaraderna ska ramas in eller inte. Du kan förhandsgranska fakturan för att se om du är nöjd med de valda utskriftsinställningarna.

Markera rutan om du har ett aktivt OCR-avtal med din bank. Numret som ska anges vid betalning visas då vid texten OCR på din kundfaktura.

Om rutan inte är markerad visas numret som ska anges vid betalning istället vid texten Meddelande. OCR-numret i Bokföring & Fakturering Bas är uppbyggt av fakturanumret, en längdsiffra (som visar hur långt OCR-numret ska vara) och en kontrollsiffra.

Avmarkera rutan om du inte vill visa en QR-kod på fakturautskriften.

Markera alternativet om du vill att kunderna ska betala sina fakturor till ett annat bankgironummer än det som angetts på fliken Grunduppgifter.

Markera vilka uppgifter som du vill ska visas på dina fakturor.