Jaarafsluiting

De jaarafsluiting in Visma eAccounting bestaat uit twee stappen. Het aanmaken van een nieuw boekjaar (1) en het overboeken van het resultaat uit het oude boekjaar (2). Stap 2 hoeft niet direct uitgevoerd te worden na stap 1.

  2. Selecteer Nieuw boekjaar.
  3. Controleer de automatisch ingevoerde begin- en einddatum en kies Bewaar.

Een andere manier om een nieuw boekjaar aan te maken, is door een datum te gebruiken die in het nieuwe boekjaar valt, bijvoorbeeld als je een factuur of handmatig boekstuk maakt. Je krijgt dan een melding dat er nog geen boekjaar is voor de gekozen datum. Geef de begin- en einddatum op en kies Bewaar.

Let op: De lijst van grootboekrekeningen (Instellingen - Rekeningschema) wordt nu ook voor dit nieuwe jaar aangemaakt. Dit zijn dezelfde rekeningen als in het vorig boekjaar. Als je een nieuwe rekening aanmaakt, zorg er dan voor dat je het juiste boekjaar selecteert.

Als alle mutaties in het vorige boekjaar zijn ingevoerd en gecontroleerd, dan kan het resultaat worden overgeboekt.

  1. Kies Boekhouden - Boekstukken - Nieuw boekstuk.
  2. Voer de datum van vandaag in Datum in.
  3. Kies Resultaat boekjaar als boekingssjabloon.

Visma eAccounting Pro berekent zelf welke bedragen moeten worden gebruikt. Ook de juiste datum wordt door Visma eAccounting Pro ingevoerd. De boekingssjabloon die wordt gebruikt, vind je terug bij Instellingen - Boekingssjablonen. Daar kun je de rekeningen aanpassen die in de boeking moeten worden gebruikt. Rekeningen die kunnen worden gekozen, moeten van het rekeningtype Resultaat boekjaar of Overige reserve zijn.

Let op: Mochten er toch nog mutaties plaatsvinden die het resultaat beïnvloeden, dan kan deze stap worden herhaald.

Er zijn twee hulpmiddelen om je bij de jaarafsluiting te helpen.

Om te controleren of de administratie klaar is om te worden afgesloten, kun je de 'Checklist jaarafsluiting' gebruiken. Na het controleren van de administratie kun je periodes of het hele boekjaar blokkeren om verdere wijzigingen te voorkomen.

Om een boekjaar te kunnen afsluiten, moeten alle mutaties volledig zijn verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan nog niet verwerkte bankmutaties of btw-aangiftes. Zijn alle inkoopfacturen geboekt? Om je te helpen bij het controleren van de administratie heeft Visma eAccounting een 'Checklist jaarafsluiting'. Hierin staan de boekhoudkundige controles beschreven die je, zo nodig, samen met je boekhouder of accountant kunt uitvoeren.

  1. Kies Boekhouding - Checklist jaarafsluiting.
  2. Doorloop de stappen en markeer de stappen die je hebt voltooid.

Let op: Het is niet verplicht om de checklist te doorlopen. Houd er daarnaast rekening mee dat niet elke stap in deze checklist op elk bedrijf van toepassing is.

Na het controleren van de administratie kun je ervoor kiezen om periodes of het hele boekjaar te blokkeren. Als je de Checklist jaarafsluiting doorloopt en in de laatste stap het jaarresultaat boekt, dan zullen de periodes automatisch worden geblokkeerd. Het boekjaar moet je echter altijd handmatig blokkeren.

  1. Kies Instellingen - Bedrijf, tabblad Boekhouding - Boekhouding geblok. t/m.
  2. Selecteer de te blokkeren periode en kies Bewaar.
  2. Selecteer het te blokkeren boekjaar en kies Bewerk.
  3. Markeer Blokkeer boekjaar.

Let op: Het is niet verplicht om periodes te blokkeren. Het is een hulpmiddel om te voorkomen dat er (al dan niet per ongeluk) toch nog transacties in het afgesloten boekjaar worden ingevoerd.