Overstappen van een ander boekhoudprogramma naar Visma eAccounting

Door gegevensbestanden te importeren, kun je de informatie uit je vorige boekhoudprogramma eenvoudig naar Visma eAccounting Standaard overzetten. Je doet dit door csv-bestanden te importeren.

Door middel van csv-bestanden kun je artikelen, debiteuren, crediteuren en het rekeningschema importeren. Het is niet mogelijk om via csv-bestanden boekhoudtransacties en openstaande posten te importeren. Het is dus van belang dat je na het importeren van deze bestanden nog de openingsbalans in Visma eAccounting Standaard invoert.

Meer informatie over de verschillende bestanden vind je in Importeren en exporteren - Visma eAccounting Standaard.

Wanneer je voor het eerst een nieuw boekjaar in Visma eAccounting Standaard aanmaakt, kun je de openingsbalans voor je bedrijf invoeren.

1. Selecteer Instellingen.
2. Selecteer Boekjaren en openingsbalans en klik op Bewerk.
3. Voer de openingssaldi in.
   

In beginsel moet voor alle balansrekeningen het eindsaldo van het voorgaande jaar worden ingevoerd als het openingssaldo van dezelfde balansrekeningen voor het nieuwe boekjaar. Als je met Visma eAccounting Standaard begint, dan is de openingsbalans in Visma eAccounting Standaard gelijk aan de eindbalans die je vanuit je vorige boekhoudprogramma exporteert.

Voor het debiteurensaldo en het crediteurensaldo geldt een afwijkende procedure. Om ervoor te zorgen dat de facturen van het voorgaande boekhoudprogramma gescheiden blijven van de nieuwe facturen die je in Visma eAccounting Standaard aanmaakt, worden hiervoor aparte grootboekrekeningen gebruikt.

In het rekeningschema van Visma eAccounting Standaard is rekening 1200 gekoppeld aan debiteuren, en rekening 1500 aan crediteuren. Voor het invoeren van het debiteuren- en crediteurensaldo van het vorige boekhoudprogramma, kun je rekening 1205 en 1505 gebruiken.

Het saldo op rekening 1200 betreft verkoopfacturen die zijn geregistreerd in Visma eAccounting Standaard. Daarentegen betreft het saldo van rekening 1205 verkoopfacturen die zijn aangemaakt in het vorige boekhoudprogramma. Op gelijke wijze betreft het saldo op rekening 1500 inkoopfacturen die zijn geregistreerd in Visma eAccounting Standaard. Daarentegen betreft het saldo van rekening 1505 inkoopfacturen die zijn aangemaakt in het vorige boekhoudprogramma.

Indien rekening 1205 en 1505 niet aanwezig zijn in je rekeningschema in Visma eAccounting Standaard, kun je deze rekeningen als volgt aanmaken.

Vervolgens kun je op deze rekeningen het debiteuren- en crediteurensaldo van het voorgaande boekhoudprogramma registreren op de openingsbalans.

1. Selecteer Instellingen.
2. Selecteer Boekjaren en openingsbalans.
3. Selecteer Openingsbalans.
4. Voer hier bij 1205 en 1505 de saldi van de rekeningen Debiteuren en Crediteuren van je vorige boekhoudprogramma in.
   
   Bij het saldo op 1205 (een vordering) voer je een debetsaldo in en bij 1505 (een schuld) een creditsaldo. Voer bij rekening 1505 het saldo dus met een minteken in, zoals in het voorbeeld hieronder:
   
   

Wanneer je de betalingen van openstaande facturen uit het vorige boekhoudprogramma registreert in Visma eAccounting Standaard, boek je dus rekening 1205 of 1505 af, in plaats van rekening 1200 of 1500. Zodoende komt het saldo op deze rekeningen op 0 te staan, zodra alle facturen van het voorgaande programma zijn betaald of afgeboekt in Visma eAccounting.

Het is echter ook mogelijk om het debiteuren- en crediteurensaldo van het voorgaande boekhoudprogramma over te boeken naar de standaardrekeningen voor debiteuren en crediteuren in Visma eAccounting, respectievelijk rekening 1200 en 1500. Dit heeft als voordeel dat je facturen terugziet tussen je openstaande verkoopfacturen en inkoopfacturen in Visma eAccounting Standaard. Zo kun je dus per factuur bijhouden of de betalingen reeds zijn verwerkt, net zoals bij facturen die in Visma eAccounting zelf worden aangemaakt.

Door middel van Snelle factuurinvoer kun je de openstaande posten van het vorige programma invoeren in Visma eAccounting en tegelijkertijd het saldo van de rekeningen 1205 en 1505 overzetten naar 1200 en 1500.

Voer nu op de volgende manier uw openstaande posten in:

1. Selecteer Boekhouding.
2. Selecteer Boekstukken.
3. Kies Nieuw boekstuk.
4. Selecteer bij Datum de eerste dag van de periode waarin je begint met werken in Visma eAccounting Standaard.
5. Voer een Omschrijving in.
6. Selecteer rekening 1200.
7. Klik op de pijl in de kolom Deb./Cred. en selecteer Verk.factuur/betaling of Ink.factuur/betaling.
8. Leg de benodigde factuurgegevens vast.

9. Herhaal dit voor al je openstaande verkoopfacturen. Voeg met de plusknop voor elke factuur een aparte regel toe.
10. Selecteer Boek afschrijving.

Selecteer rekening 1205 op de laatste regel van het boekstuk en voer het totaalbedrag in dat je op rekening 1205 op de openingsbalans had ingevoerd. Dit moet gelijk zijn aan het totaal van de facturen die nu op rekening 1200 worden geboekt, zodat het boekstuk in evenwicht is.

Voer op soortgelijke wijze je openstaande inkoopfacturen op rekening 1500 in en boek daarmee het saldo op rekening 1505 af. Zie ter illustratie onderstaande schermafbeelding: