Visma AutoInvoice

Visma AutoInvoice is een dienst waarmee je op een veilige, snelle en efficiënte manier facturen verzendt en ontvangt. Deze dienst is al ingeschakeld in Visma eAccounting Standaard, zodat je alleen 'e-invoice' hoeft te selecteren wanneer je de factuur wil verzenden.

Wanneer de factuur klaar is, verzend je deze via Visma AutoInvoice als e-invoice (elektronische factuur). Als de debiteur een bedrijf is, dan wordt de factuur rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van de debiteur verzonden. Alle factuurgegevens worden automatisch in het programma van de debiteur ingevoerd. Dit vereenvoudigt de factuurverwerking voor zowel jou als jouw debiteur.

Ook wanneer je meerdere facturen aanmaakt, dan kun je deze via Visma AutoInvoice verzenden. Selecteer dezelfde actie voor alle debiteuren die je factureert, of maak individuele keuzes voor elke debiteur.

E-invoices ontvangen is net zo makkelijk als verzenden, omdat de factuurgegevens automatisch in Visma eAccounting Standaard worden ingevoerd. Je hoeft alleen maar de inhoud te controleren en een rekening toe te voegen waarop de factuur moet worden geboekt.

Op visma.com vind je de actuele prijzen en aanvullende informatie over de voordelen van deze dienst.

Als je e-invoices van je crediteuren wil ontvangen, dan ga je naar Apps en selecteer je Visma AutoInvoice. Kies het tabblad Ontvang e-invoices en selecteer de knop Schakel in aan de rechterkant en voer de gevraagde gegevens in. Het inschakelen van de services kan tot 24 uur duren. Je ontvangt een bericht wanneer dit is gebeurd.

Aan de slag

Nadat je het ontvangen van e-invoices hebt ingeschakeld, ontvang je Informatie voor crediteuren. Je kunt hiermee jouw crediteuren informeren hoe zij e-invoices naar je kunnen verzenden.

Wanneer jouw crediteuren e-invoices verzenden, worden deze rechtstreeks in Visma eAccounting Standaard ingevoerd. Facturen die jouw crediteuren als pdf's naar je verzenden, worden eerst door onze scanservice naar e-invoices geconverteerd en vervolgens meteen naar jouw programma verzonden.

Als je geen gebruik van de scanservice wil maken, dan kun je deze bij Instellingen - Bedrijf - Facturering uitschakelen.

Je vindt de e-invoices op het tabblad Concept bij Inkoop - Inkoopfacturen, klaar om door jou te worden verwerkt. Je kunt de prijzen voor de scanservice vinden op visma.com.

Facturen verzenden naar bedrijven (B2B)

Wanneer je vanuit Visma eAccounting Standaard een e-invoice (elektronische factuur) verzendt via Visma AutoInvoice, dan wordt de factuur vanuit jouw computer verzonden naar de computer van de debiteur. Het boekhoudprogramma van de debiteur ontvangt een signaal, waarna het de e-invoice binnenhaalt.

Alle factuurgegevens worden automatisch verwerkt en alle gegevens worden op de juiste plek in het ontvangende systeem geplaatst. De e-invoice is identiek aan dezelfde factuur op papier. Naast de factuurgegevens ontvang je de factuur ook in pdf-formaat. Omdat de e-invoice een pdf bevat, kan de ontvanger een voorbeeld van de factuur bekijken. Je mag maximaal 4 bijlagen per factuur meesturen (5 MB per bijlage).

Controleren of de debiteur e-invoices kan ontvangen

Als je het KvK-nummer van jouw debiteur in de debiteurgegevens hebt vastgelegd, controleert het programma, op het moment waarop je een factuur aanmaakt, automatisch of de debiteur e-invoices kan ontvangen. Je kunt dit voor een debiteur ook handmatig controleren in de debiteurgegevens.

Lees in Ontvangers van e-invoices controleren meer over hoe je dat doet.