Geüploade foto's

Bij Inkoop - Geüploade foto's kun je foto's van bonnen en inkoopfacturen uploaden en deze aan verschillende transacties in Visma eAccounting Standaard koppelen.

Automatische boekhoudhulp

Wanneer je een foto van een bon of inkoopfactuur uploadt, dan wordt deze met behulp van kunstmatige intelligentie geïnterpreteerd, zodat je bepaalde informatie, zoals het bedrag, de btw en de crediteur, niet handmatig hoeft in te voeren. Geüploade foto's staan in een lijst en kunnen op datum, crediteurnaam, bedrag en type worden gesorteerd.

Digitale map

Foto's die je uploadt, worden bewaard en kunnen aan boekhoudtransacties worden gekoppeld. Je zou bijvoorbeeld een foto van een bon aan een boekstuk in je boekhouding kunnen koppelen of een pdf van een inkoopfactuur aan de inkoopfactuur die je in Visma eAccounting Standaard registreert. Op die manier kun je de foto altijd terugvinden in de rapporten Balans, Grootboek en Resultatenrekening. De foto's worden ondergebracht in een digitaal archiveringssysteem, zodat je het oorspronkelijke document altijd kunt terugvinden.

Foto's uploaden

Er zijn vele manieren om foto's te uploaden, zodat je altijd de manier kunt kiezen die voor jouw bedrijf het beste is. Als je veel onderweg bent of medewerkers hebt die hun documenten moeten registreren, dan kun je met de Visma Scanner-app een foto maken en direct verzenden naar Visma eAccounting. Als je in het bezit bent van een scanner, dan kun je de documenten makkelijk scannen en de digitale beelden een voor een of groepsgewijs importeren. Als je documenten per e-mail hebt ontvangen, dan kun je de documenten naar Visma eAccounting doorsturen of ze daar naartoe slepen.

Alle overgebrachte foto's worden weergegeven bij Inkoop - Geüploade foto's. Je kunt zoeken naar foto's door te filteren op een bepaalde periode, de datum of de gebruiker die de foto heeft geüpload, maar je kunt de foto's ook sorteren op datum, crediteurnaam, bedrag of type.

Als je een geüploade foto wil downloaden of bewaren, dan ga je naar de inkoopfactuur of het boekstuk waar de foto zich bevindt. Klik daar op het pictogram Druk af onder de foto. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de foto en selecteer Bewaar als of Druk af.

Bronnen

In de kolom Bron zie je waar de foto vandaan komt, bijvoorbeeld handmatig geüpload, via e-mail ontvangen of via een scanservice. Als het een e-invoice is, dan kun je het aankruisvak Toon gekoppelde foto's markeren en rechtstreeks naar de factuur gaan wanneer je op de regel klikt. Dit zijn de verschillende bronnen van waaruit je foto's afkomstig kunnen zijn:

Bron	Toelichting
Visma Scanner	Gescand via de app Visma Scanner
E-invoice	Automatisch digitaal ontvangen van je crediteur.
Handmatig geüpload	Een door jezelf geüpload bestand.
Bankkoppeling	Ontvangen via een derde partij.
Visma Scanner - E-mail	Ontvangen via uniek e-mailadres van Visma Scanner.
E-mail	Rechtstreeks in Geüploade foto's geplaatst via uniek e-mailadres dat in Visma eAccounting Standaard is aangemaakt.
Scanservice - pdf	Als pdf naar onze scanservice verzonden.
Scanservice - papieren factuur	Als papieren factuur naar onze scanservice verzonden.