Läs in bildunderlag

Låt dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till dig genom att använda en unik e-postadress. Fakturauppgifterna kommer automatiskt läsas in i realtid så att du kan betala och bokföra fakturan med bara ett par klick. Läs mer om automatisk bokföringshjälp i Automatisk bokföringshjälp av leverantörsfaktura.

Du kan aktivera detta på två sätt.

1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag.

2. Klicka i rutan Ta emot underlag via e-post för att aktivera funktionen.

Eller:

1. Gå till Inköp - Bildunderlag.

2. I det nedre vänstra hörnet, välj länken Vill du ta emot e-post under Bildunderlag? .

3. Välj Aktivera för att aktivera funktionen.

Du kan hantera alla avsändare genom att välja länken Hantera avsändare, som du hittar i det nedre vänstra hörnet bredvid din unika e-postadress. Här kan du godkänna eller blockera specifika e-postadresser genom att använda växlingsknappen som finns bredvid varje adress. Listan innehåller de e-postadresser du har registrerat under Grunduppgifter och Kontaktperson på dina leverantörer.

Första gången du tar emot en faktura från en ny avsändare, behöver du godkänna avsändaren. Ett meddelande dyker då upp och där ska du klicka på länken hantera. Då öppnas rutan Hantera avsändare där du godkänner avsändaren genom att välja Godkänd. Så fort du godkänt avsändaren läses underlaget in.

I appen Spiris eller Spiris Scanner kan du fotografera, spara och skicka kvitton och fakturor digitalt till Bokföring. Du kan fotografera både en- och flersidiga underlag. I appen anger du om det är en faktura eller ett kvitto som underlaget avser.

Du har möjlighet att mejla underlag till Spiris- eller Spiris Scanner-apparna. Det innebär att du till exempel kan vidarebefordra en faktura du har fått via e-post eller ett scannat dokument direkt till appen. I appen godkänner du sedan underlaget och det skickas vidare digitalt till Bokföring. Underlagen du mejlar till appen måste vara i något av formaten jpg, jpeg, png, pdf, tif eller tiff.

1. För att kunna mejla underlag till appen måste du generera en e-postadress i appen.
2. Starta appen och välj Om i menyn.
3. Välj Inkommande e-postadress (Android) eller Inställningar (iPhone).

4. Mejla ditt underlag (pdf eller bild) till den genererade e-postadressen.

5. Öppna appen och granska och godkänn underlaget.

Du kan lägga till dina leverantörsfakturor på två sätt direkt i listläget under Inköp - Leverantörsfakturor.

• Dra och släpp: Markera en eller flera filer (pdf eller bildformat) på din dator och dra dem direkt in i listläget för leverantörsfakturor. Du kan släppa filerna var som helst över listan för att påbörja uppladdningen. Du kan dra och släppa filer med olika filformat samtidigt.

• Manuell uppladdning: Klicka på pilen bredvid knappen Ny leverantörsfaktura och välj alternativet Ladda upp leverantörsfaktura. Du kan ladda upp filer med olika filformat samtidigt. Knappen visar det alternativ du senast valde, så nästa gång kan du klicka direkt på den.

När du laddar upp med Ladda upp leverantörsfaktura blir filen alltid en leverantörsfaktura, och du hittar utkastet direkt under fliken Utkast. Hittar plattformen inget leverantörsnamn på fakturan skapas inget utkast. Filen ligger då kvar under Bildunderlag med typen Leverantörsfaktura.

När du drar och släpper filer avgör tolkningen vilken typ filerna får. Det skapas utkast automatiskt, och har filerna tolkats som kvitton hittar du dem under Bildunderlag.

1. Välj Inköp - Leverantörsfakturor och klicka på Ny leverantörsfaktura.
2. Välj bildunderlaget du vill lägga till genom att dra in filen fån din dator och släppa den på leverantörsfakturan. Du kan föra över flera filer samtidigt.

Plattformen läser av och tolkar underlaget och fakturan fylls i med de uppgifter som hittas. Du ser också det uppladdade underlaget till höger om leverantörsfakturan och du kan själv fylla på med de uppgifter som saknas.

1. Välj Inköp - Bildunderlag.
2. Välj bildunderlaget du vill lägga till. Det här kan exempelvis vara en fil du sparat lokalt på din dator.

3. Dra in filen i Bokföring. Du kan föra över flera filer samtidigt.

Du väljer själv vilken typ av underlag du laddar upp, eller låter plattformen avgöra typen.

1. Välj Inköp - Bildunderlag.
2. Klicka på pilen bredvid uppladdningsknappen och välj ett av alternativen i tabellen nedan.
3. Välj det underlag du vill ladda upp till Bokföring.

När du väljer Koppla bild, till exempel i en leverantörsfaktura, en verifikation eller under Kassa- och bankhändelser, kan du ladda upp en ny fil direkt i fönstret. Där finns samma alternativ som under Inköp - Bildunderlag, och dessutom Ladda upp leverantörsfaktura.

Typen du väljer sparas på bilden. Därefter kopplar du bilden till det du har öppet.