Företagsinställningar

Om företagets adress inte är samma som huvudkontorets adress, kan du ange huvudkontorets adress i fältet Säte.

GLN ger en unik identitet för ett företag, en funktion inom ett företag eller en fysisk plats. Vill du använda dig av GLN för ditt företag/förening hänvisar vi till gs1.se.

Här anger du ditt bankgironummer.

Här anger du ditt plusgironummer.

Avmarkera rutan Visa Lön i menyn, om du inte vill att menyalternativet Lön ska visas.

Markera rutan om du vill spara inställningarna från detta företag som en mall och använda den för andra företag.

Följande inställningar kopieras:

• användning av verifikationsserier
• användning av resulatenheter och projekt
• användning av transaktionstexter
• användning av automatisk momsberäkning
• hur avskrivningar hanteras
• om Lön ska visas i menyn.
• kontoplan
• tillgångstyp
• bokföringsmallar

Du kan starta om ditt företag genom att välja Omstart av företag. Företagets namn och organisationsnummer behålls men övrig information såsom bokföring och leverantörsregister tas bort. Denna information kan inte återskapas.

Läs mer i avsnittet Omstart av företag.

Genom att markera rutan Tillåt redigering av leverantörsfakturor blir det möjligt att göra ändringar direkt på fakturan. Du kan redigera leverantörsfakturan så länge den inte ingår i en momsrapport eller en låst period. Läs mer i avsnittet Ångra eller ändra en leverantörsfaktura.

Markera rutan för att kunna skapa betalningsfiler för betalning av leverantörsfakturor. Läs mer i avsnittet Skicka betalningsfil.

Väljer du att markera denna ruta, får du själv ange bokföringskonton för dina leverantörsfakturor och om beloppet ska bokföras i debet eller kredit. Valet görs under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Du kan när som helst ändra inställningen om du vill byta.

Här ställer du in hur ofta du redovisar din moms. Utifrån inställningen hämtas uppgifter för rätt period då du tar fram och bokför din momsrapport.

Momsrapporter som är bokförda påverkas inte om du förändrar inställningen. Har du påbörjat en ny momsrapport och sedan vill ändra inställningen för momsperioden måste du stänga fönstret Ny momsrapport, ändra inställningen under Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter och sedan skapa momsrapporten på nytt för att ändringarna ska komma med på den nya rapporten.

Vill du ändra redovisningsperioden för redan bokförda momsredovisningar måste du ångra dem. Därefter ändrar du inställningen Momsperiod under Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter. Sedan kan du skapa nya momsredovisningar med de nya perioderna.

Du måste enligt lag låsa din bokföring. När en bokföringsperiod är låst går det inte att skapa transaktioner på datum i den låsta perioden. Kontrollera att du har matchat alla transaktioner och gjort periodiseringar och registrerat avskrivningar innan du låser bokföringen för perioden.

Du kan låsa upp din bokföring efter att du låst den, detta är dock inget vi rekommenderar då det är ett brott mot Bokföringsnämndens rekommendationer, men har du låst den av misstag går det att låsa upp den igen.

Läs mer om låsning av perioder och räkenskapsår i Inställningar för räkenskapsår och ingående balans.

Ange med vilken intervall din bokföring ska låsas. Du får en påminnelse fem dagar innan låsning ska göras. När din bokföring ska låsas beror på ditt företags omsättning.

Grundregeln är att du ska bokföra dina affärshändelser löpande och att månaden ska låsas när bokföringen är klar och siffrorna avstämda. Men det finns möjlighet att vänta med att bokföra och låsa månaderna. Alla får vänta upp till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. En händelse som sker den 2 maj måste alltså bokföras senast den 20 juli. Samma dag måste även maj månad låsas. Mindre företag får vänta ännu längre, här kan du se hur länge du får vänta med att bokföra och låsa:

• Månad - Alla får vänta 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade - gäller som utgångsläge. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e mars.
• Kvartal - Om företaget omsätter högst 3 000 000 kronor per år får du vänta till 50 dagar efter det kvartal då affärshändelsen inträffade. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e maj.
• Bokföringsår - Om företaget omsätter högst 1 000 000 kronor per år och har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser får du vänta till 60 dagar efter bokföringsårets utgång. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast i februari året efter.
• Inkomstdeklaration - Om du är enskild näringsidkare och omsätter högst 1 000 000 kronor per år, har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser och inte har någon handel med övriga EU-länder får du vänta tills inkomstdeklarationen ska lämnas in. Vanligtvis sker inlämning av inkomstdeklaration 2:a maj.

Läs mer på spiris.se.

Rutan Använd resultatenheter är aktiverad när du börjar arbeta. Det innebär att du i menyn under Bokföring - Resultatenheter kan lägga till resultatenheter och kostnadsbärare. Läs mer i avsnittet Resultatenheter och kostnadsbärare om hur du kan arbeta med resultatenheter.

Genom att avmarkera rutan Använd resultatenheter inaktiveras alla inställningar för resultatenheter. Det innebär att följande döljs:

• I menyn under Bokföring visas inte längre valet Resultatenheter. Alla uppgifter du lagt in under resultatenheter och kostnadsbärare sparas om du vill aktivera Använd resultatenheter igen.
• Inga resultatenhetsfält visas under , Leverantörsfakturor, Inköp mot kvitto eller Manuella verifikationer.

Notera att om du tidigare arbetade med resultatenheter kommer dessa fortfarande att visas på skapade verifikationer.

Om rutan är markerad kommer alla som registrerar fakturor, där uppgifter om resultatenheter ska anges, få en påminnelse om att lägga till resultatenheter.

Om du vill hålla koll på delar av ditt företag på en mer detaljerad nivå och över flera räkenskapsår kan du använda dig av Projekt. När du markerar rutan kommer du kunna lägga till uppgifter om projekt på följande dokumenttyper: leverantörsfakturor och verifikationer för Inköp mot kvitto och Övriga uttag.

Projekt är aktiverat på alla bokföringskonton mellan nummer 3000-8999. Övriga konton kan aktiveras för kontering mot projekt genom att redigera respektive konto under Inställningar - Kontoplan.

Läs mer i Projekt.

Om rutan är markerad kommer alla som registrerar fakturor eller verifikationer, där uppgifter om projekt ska anges, få en påminnelse om att lägga till projekt.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda reskontrabokning av fakturor tillgänglig. Funktionen gör det möjligt att registrera leverantörsfakturor genom att använda en manuell verifikation. Läs mer i avsnittet Gör manuell reskontrabokning av fakturor.

När du bockar i Använd transaktionstexter, blir funktionen tillgänglig när du registrerar en verifikation eller leverantörsfaktura. Texterna som är tillagda i kolumnen blir sökbara i vyn Kontoanalys.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda automatisk momsberäkning tillgänglig. Funktionen ger dig valet att registrera belopp inklusive moms när du bokför manuella verifikationer. Momsen räknas automatiskt ut om kontot har en momskod och lägger även till en rad för momsen när du bokför en manuell verifikation, registrerar en insättning eller ett uttag. Den automatiska momsberäkningen gäller för konton kopplade till momskoderna 05, 20 och 21.

När du använder den här inställningen kommer Bokföring att bokföra dina periodiseringar automatiskt. När datumet för en planerad periodisering har nåtts, kommer periodiseringen bokföras automatiskt. Den första automatiska bokföringen sker dagen efter du aktiverat inställningen, förutsatt att det finns något att bokföra.

När du använder den här inställningen kommer Bokföring att bokföra dina avskrivningar automatiskt. När datumet för en kommande transaktion har nåtts, kommer avskrivningen bokföras automatiskt. Den första automatiska bokföringen sker dagen efter du aktiverat inställningen, förutsatt att det finns något att bokföra.

Ställ in om du vill göra avskrivningar för dina anläggningstillgångar Månadsvis eller Årsvis.

Om du markerar rutan Använd attest av momsrapport har du möjlighet att skicka momsrapporter för attest under Bokföring - Momsredovisning. Först skapar du en ny momsredovisning och väljer Skicka för attest och bokförSkicka för attest. Mottagaren öppnar sedan rapporten och väljer antingen Attestera eller Avvisa. Om mottagaren väljer att avvisa rapporten måste mottagaren förklara varför den avvisades i meddelanderutan som visas på skärmen.

När du markerar rutan Använd attest för leverantörsfakturor innebär det att du under Inköp - Leverantörsfakturor har möjlighet att skicka fakturan för attest innan du bokför. Först skapar du leverantörsfakturan och väljer Skicka för attest. Fakturan sparas då under Utkast. När mottagaren öppnat fakturan och valt Attestera och bokför, sparas fakturan i listan Obetalda leverantörsfakturor. Om mottagaren väljer att avvisa fakturan måste mottagaren förklara varför den avvisades i meddelanderutan som visas på skärmen.

Du kan välja att arbeta med verifikationsserier. Här kan du ange vilken verifikationsserie som ska gälla för vilken del av funktionen. Fördelen med att arbeta med olika verifikationsserier är att en viss typ av transaktioner blir enklare att spåra i efterhand, särskilt om du har många verifikationer.

Det finns 11 typer av verifikationsserier föreslagna. Utöver dessa kan du lägga till ytterligare 5 verifikationsserier. För att göra det enklare att hålla reda på de olika verifikationsserierna kan du lägga till en beskrivning när du väljer vilken bokstav en serie ska ha. Om du inte gör någon ändring kommer alla verifikationer höra till serie A.