GDPR och Data Act i Byråstöd

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska du ta bort uppgifterna.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så att de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Dokument

Du kan i Byråstöd ladda upp dokument kopplade till dina kunder. Tänk på att vissa dokument kan innehålla personuppgifter.

Dokument som innehåller känslig information kan du tagga som kundägda.

Så här taggar du ett dokument som kundägt:

1. Gå till Underhåll - Kund - Dokumentkategorier och välj Ny kategori.
2. Skriv in “Kundägt” i fältet Namn.
3. Välj Spara.
4. Öppna kunden under Kunder och välj Dokumentation.
5. Välj Lägg till dokument.
6. Välj "Kundägt" i menyn Dokumentkategori.
7. Lägg till övriga inställningar för dokumentet och välj Spara.

Så här laddar du ner en kunds dokument:

1. Öppna kunden under Kunder och välj Dokumentation.
2. Markera kryssrutan till vänster om de dokument du vill ladda ner. Om du vill välja alla markerar du kryssrutan överst.
3. Välj Ladda ner valda filer längst ner på sidan.

Dokumenten laddas ner i en zip-fil som får kundens namn.

EU:s dataförordning, Data Act, är skapad för att ge dig som kund större kontroll över din data. Syftet är att göra det enklare att dela information, byta mellan olika molntjänster och säkerställa att du har tillgång till din egen affärsdata. På Spiris ser vi detta som en möjlighet att göra din vardag ännu smidigare. Vi vill att du ska använda vår ekonomiplattform för att den ger dig bäst värde, inte för att din data är låst.

Vad innebär Data Act för dig?

Lagstiftningen ger dig som använder våra funktioner flera viktiga rättigheter:

• Rätt till export: Du kan enkelt hämta ut din data om du vill byta leverantör eller flytta informationen till ett eget system.
• Smidiga byten: Det ska vara kostnadsfritt och tekniskt enkelt att avsluta ett abonnemang och flytta vidare.
• Transparens: Du har rätt att veta exakt vilken data som kan exporteras och i vilket format.
• Radering: Du kan begära att din data raderas permanent när du avslutar din användning av en funktion.

Vilken data ingår i en export?

Vi strävar efter att du ska kunna få med dig all relevant information i ett format som är lätt att läsa in i andra system (som CSV, Excel eller SIE). Exempel på vad som kan exporteras är kund- och leverantörsregister, artiklar, verifikationer, fakturor, rapporter, lönebesked, anställningsinfo, underlag för arbetsgivardeklarationer, deklarationsblanketter, årsredovisningar, kundlistor och tidsregistreringar. Se Exporterbar data i Byråstöd nedan för detaljer och länk till instruktioner.

Finns det data som inte kan exporteras?

Ja, det finns vissa undantag. Vi kan inte exportera information som rör Spiris immateriella rättigheter eller företagshemligheter, såsom vår interna programkod eller affärslogik. Vi exporterar inte heller teknisk metadata (loggar) som krävs för plattformens säkerhet och drift.

Vad gäller för program som är installerade lokalt på min dator?

För lokalt installerade funktioner (OnPrem), som till exempel lokala versioner av löneprogram eller bokföring, lagras all data på din egen dator eller server. Vi har inte åtkomst till din lokala lagring och kan därför inte exportera åt dig. Det finns guider för hur du själv exporterar inifrån programmet.

Hur hanteras min data om jag väljer att avsluta mitt abonnemang?

När du avslutar ditt abonnemang har du rätt att begära att din data raderas. Tänk på att vissa lagar, till exempel bokföringslagen, kräver att viss information sparas en viss tid. Det är du som ansvarar för att spara den.

Kostar det något att exportera min data?

Vi tar inte betalt för export av din data. Har ditt abonnemang bindningstid och du säger upp det i förtid enligt Data Act, får du inte tillbaka redan betalda avgifter. Du betalar också resterande belopp som om bindningstiden hade fullföljts.

Exporterbar data i Byråstöd

Exporterbar data	Format	Instruktion
Kundlista/Kundinformation	Pdf, Excel	Välj kolumner som ska inkluderas via kugghjulet. Om du vill ha med e-postadresserna väljer du kolumnen Huvudkontaktens e-post. Läs mer i Skriv ut listor och adressetiketter.
Kund - Dokument	Ladda ner	Markera dokumenten under Dokumentation på kunden och välj Ladda ner valda filer. Läs mer i Dokumentation.
KYC	Pdf	Läs mer i Kan jag skriva ut den allmänna riskbedömningen eller en kundkännedom som jag gjort i KYC?
Händelselogg	Ladda ner txt-fil	Data kan laddas ner som en kommaseparerad textfil under Underhåll - Händelselogg. Loggen gäller hela byrån.
Rapporter	Pdf, Excel	Skapa och skriv ut en rapport
Kontaktlista/Kontaktinformation	Pdf, Excel	Skriv ut listor och adressetiketter. Du kan till exempel välja: Förnamn, Efternamn, Telefonnr, E-post, Företagsnamn, Adress.
Bevakningslistor	Pdf, Excel	Du kan skriva ut en bevakningslista (ett uppdrag) i taget.
Utläggsregistrering	Pdf, Excel	Välj kolumner som ska ingå via kugghjulet eller via filter, till exempel på datum.
Fakturaunderlag	Pdf	Du kan bara skriva ut ett fakturaunderlag i taget.
Medarbetare	Pdf, Excel	Välj kolumner som ska inkluderas via kugghjulet.