Översikt

Det här är medarbetarens egen sida som visas när funktionen startas. Här kan du till exempel följa upp dina timmar och din fakturering, komma åt din aktivitetslista och se dina tidregistreringar, anteckningar och skickad e-post. Du kan också flytta diagrammen och ändra deras storlek.

Dra i diagrammets nedre högra hörn för att ändra storleken. Du flyttar ett diagram på sidan på samma sätt, genom att dra och släppa det.

Du kan visa och dölja data i diagrammen. Klicka på namnet för en stapel längst ner för att dölja stapeln. Klicka på namnet igen för att visa stapeln.

Sidan består av följande flikar:

Översikt

Fältförklaringar

Arbetade timmar

Diagrammet Arbetade timmar anpassas utifrån vilken behörighet du har för rapporter. Om du har full behörighet kan du se planerade och faktiskt nedlagda timmar för hela redovisningsbyrån. Du kan göra fler inställningar och urval, till exempel för en medarbetare eller kund.

Fakturering

Diagrammet Fakturering anpassas utifrån vilken behörighet du har för rapporter. Om du har full behörighet kan du se belopp för hela byrån. Du kan göra fler inställningar och urval, till exempel för en medarbetare eller kund. Grafen visar fakturerade belopp i den månad som tidregistreringen gjordes, inte när fakturaunderlaget skapades.

Mina tidregistreringar

Det här diagrammet visar de tider som den inloggade medarbetaren har registrerat under aktuell vecka. Det visas staplar för extern tid, intern tid och frånvaro. Här visas även medarbetarens saldo i tidbanken för klarmarkerade dagar. Om du klickar på en stapel visas de bakomliggande tidregistreringarna i en dialogruta.

Anslagstavla

Anslagstavlan är en plats där byrån kan nå ut med interna meddelanden. Här kan alla medarbetare lägga upp information. Informationen visas för alla på byrån som har tillgång till Byråstöd.

Gemensamma länkar

Här kan du lägga till länkar till webbsidor som du använder ofta. Bara medarbetare med full behörighet till Inställningar kan lägga till och ta bort länkar i den här panelen. Du kan ha upp till 10 länkar.

Topp 5 - Lönsamma kunder

Här kan du se en lista över byråns fem mest lönsamma kunder baserat på föregående månad. För varje kund visas det genomsnittliga timpriset och täckningsbidraget för den månatliga faktureringen. Listan sorteras efter täckningsbidragets storlek, det högsta överst.

Täckningsbidrag = Faktureringsbelopp - Kostnader

Genomsnittligt timpris = Faktureringsbelopp / Registrerad tid

Du kan också gå ner på uppdragsnivå och se värdet för varje uppdrag.

Bara medarbetare med full behörighet till rapporter kan se uppgifterna i listan.

Att göra

Under fliken Översikt visas de anteckningar under Att göra som har tilldelats medarbetaren och som inte är klarmarkerade. En anteckning som ännu inte har tilldelats någon medarbetare visas när ingen medarbetare är vald i filtret Medarbetare. För att anteckningen ska visas på Översikt måste den ha ett klar senast-datum. När anteckningen är klarmarkerad visas den inte längre.

Uppdragsöversikt

Diagrammet Uppdragsöversikt visar snabbt dina kunders status för ett visst uppdrag. Varje statuskategori visar antalet och andelen kunder med den uppdragsstatusen. När du klickar på en statuskategori i diagrammet visas en lista över kunderna i kategorin. Därifrån kan du gå direkt till kunden du vill arbeta med. Här kan du också klarmarkera bevakningspunkter, antingen en och en eller alla på en gång genom att markera kryssrutan till vänster om kolumnrubriken Bevakningspunkter.

Diagrammet består av nedanstående statuskategorier:

Klara	Avser kunder som du har klarmarkerat samtliga bevakningspunkter för.
Pågående	Avser kunder där du har klarmarkerat en eller flera bevakningspunkter, men där det fortfarande finns bevakningspunkter som inte är klarmarkerade.
Förfaller snart	Avser kunder där du har angett ett förfallodatum för ett uppdrag. Som standard visas statusen 7 dagar innan uppdraget förfaller. När du för muspekaren över bevakningspunkten visas förfallodatumet för uppdraget.
Förfallna	Avser kunder som du har en eller flera förfallna bevakningspunkter på.
Ej påbörjade	Avser kunder som du inte har några klarmarkerade eller förfallna bevakningspunkter på.
Alla inaktiva	Avser kunder där alla bevakningspunkter är angivna som inaktiva för den valda perioden.

Diagrammet visar inga data förrän du har valt uppdrag i diagrammets inställningar.

Aktivitetsvy

Fliken Aktivitetsvy visar som standard alla notifieringar för uppdrag där du är uppdragsansvarig. Nya notifieringar visas vid ikonen överst på sidan. Vyn öppnas också när du klickar på ikonen.

I listvyn ser du vilken kund och funktion notifieringen gäller och om den gäller Förfallna eller Åtgärd krävs. Om du expanderar raden visas mer information om notifieringen, till exempel Notifiering, Uppdrag och Förfallodatum.

Med filtret Visa kan du filtrera på Alla, Förfallna eller Åtgärd krävs. Du kan också sortera genom att klicka på rubriken för en kolumn.

En Förfallen notifiering kan bara vara en bevakningspunkt som har passerat det angivna förfallodatumet och som kommer från bevakningslistorna i Byråstöd.

En Åtgärd krävs-notifiering meddelar dig när något av följande är på väg att hända:

• Notifieringar som skapas av Byråstöd: Kommande sista faktureringstillfälle för ett fastpris, kommande sista faktureringstillfälle för utlägg, kommande utgång av giltighetstiden för ett dokument eller att en bevakningspunkt förfaller om 7 dagar.

• Notifieringar från andra funktioner: Om du har ett samarbete i Bokföring & Fakturering och/eller Ekonomiöversikt, Budget & Prognos kan några av de här notifieringarna också visas i listan.

• Om ett problem inte har åtgärdats inom 60 dagar raderas meddelandet automatiskt.

Notifieringar som visas i Aktivitetsvyn

Typ	Funktion	Kommentar
Förfaller snart bevakningspunkter	Byråstöd	Notifieringen visas 7 dagar före bevakningspunktens förfallodag. Om bevakningspunkten inte har åtgärdats före förfallodagen ersätts notifieringen med en notifiering om Förfallen bevakningspunkt.
Förfallna bevakningspunkter	Byråstöd	Notifieringen visas när en bevakningspunkt har förfallit.
När sista fakturatillfälle för ett fastpris närmar sig	Byråstöd	Notifieringen visas 7 dagar före det sista fakturatillfället.
När sista fakturatillfälle för utlägg närmar sig	Byråstöd	Notifieringen visas 7 dagar före det sista fakturatillfället.
När giltighetsperioden för ett dokument håller på att löpa ut	Byråstöd	Visas bara för Dokumentansvarig. Notifieringen visas 7 dagar före Giltigt t o m datum.
När giltighetsperioden för uppdragsbrev håller på att löpa ut	Byråstöd	Notifieringen visas 7 dagar före Giltigt t o m datum. Notifieringen visas bara för kundansvarig.
Det finns leverantörer att godkänna	Bokföring & Fakturering	Du får ett meddelande om att det finns leverantörer som ska godkännas innan du kan hantera inkommande dokument från dem i Bokföring & Fakturering.
Det finns leverantörsfakturautkast att hantera	Bokföring & Fakturering	I något av de här fallen visas meddelandet: Pågående - Det finns en leverantörsfaktura sparad som ett utkast. Åtgärd krävs - Du har valt att automatiskt skicka e-fakturor från leverantörer för attest, men ett eller flera fält är fortfarande ofullständiga. De måste åtgärdas och därför kan fakturorna inte skickas automatiskt. Avvisad - En leverantörsfaktura godkändes inte och är nu avvisad.
Det finns utkast för leverantörsfakturor som väntar på attest	Bokföring & Fakturering	Du får en notifiering om det finns utkast som väntar på attest.
Okopplade bildunderlag	Bokföring & Fakturering	Du får en notifiering om det finns okopplade bildunderlag.
Perioder som måste låsas	Bokföring & Fakturering	Du får en notifiering om det finns perioder som måste låsas.
Nya kommentarer	Ekonomiöversikt, Budget & Prognos	Du får en notifiering varje gång en ny kommentar läggs till.
Dokument	Ekonomiöversikt, Budget & Prognos	Du får en notifiering varje gång din kund har laddat upp ett nytt dokument.

Notifieringsinställningar

Medarbetaren gör själv inställningar för sina notifieringar under Översikt - Aktivitetsvy - Notifieringsinställningar. Som standard får du bara notifieringar för kunduppdrag där du är uppdragsansvarig. Du kan också välja att få notifieringar för kunduppdrag där du deltar. Välj då Notifieringsinställningar och aktivera valet Uppdrag som jag är deltagare i.

Här kan du också avmarkera kryssrutorna för de kunder som du inte vill få notifieringar för. Listan visar alla kunder där du är uppdragsansvarig eller deltar i minst ett uppdrag.

Ändringarna gäller från och med nästa dag och påverkar inga andra användare.

Åtgärder

På fliken Aktivitetsvy kan du vidta vissa åtgärder för specifika notifieringar när du expanderar en kundrad.

Om du klickar på pennan, som finns för bevakningspunkter, kan du antingen skjuta upp ett förfallodatum eller klarmarkera bevakningspunkten direkt från sidan. När du gör någon av de två åtgärderna tas notifieringen bort.

Om du klickar på ikonen , som finns för alla notifieringar, kommer du till sidan där du hanterar notifieringen i Byråstöd. Om du får notifieringar från Bokföring & Fakturering/Ekonomiöversikt, Budget & Prognos öppnas funktionen och notifieringen tas bort. Undantag är notifieringarna Utkast för leverantörsfaktura att hantera, Utkast för leverantörsfakturor att attestera och Leverantörer att godkänna. De tas bort först när det inte längre finns några utestående leverantörsfakturautkast i Bokföring & Fakturering. Om du inte gör något visas notifieringen i aktivitetsvyn igen nästa dag och behandlas som en ny notifiering.

Om du klickar på papperskorgen tas notifieringen bort permanent.

Skickad e-post

Under fliken Skickad e-post sparas all e-post som den inloggade medarbetaren har skickat från Byråstöd. Du kan söka efter ett e-postmeddelande genom att skriva ett ämne eller ett datum då det skickades i fältet Sök.

Du kan öppna ett e-postmeddelande genom att klicka på det i listan. Eventuella bifogade filer visas och du kan öppna dem. Om e-postmeddelandet är kopplat till en kund visas kundnamnet inom parentes.

Sök dokument

På fliken Sök dokument kan du söka bland alla dokument som finns tillagda i Byråstöd, oavsett kund. Du kan söka efter kundnamn, kundnummer, organisationsnummer eller dokumentnamn, samt göra urval.

Sökord: översikt, startsida, min startsida, dashboard, aktivitetsvy, notifieringar, aviseringar, diagram, anslagstavla, skickad e-post