Översikt

Det här är medarbetarens egna sida som visas när funktionen startas. Här kan medarbetaren till exempel följa upp sina timmar och fakturering, komma åt sin aktivitetslista samt se sina tidregistreringar, anteckningar och skickad e-post och ändra storleken på diagrammen med dra- och släpp-funktion.

För att ändra storleken på ett diagram, håll muspekaren över det nedre högra hörnet, tryck och håll ner den vänstra knappen på musen och dra musen, samtidigt som du håller ner musknappen. Det är också så du flyttar dina diagram på sidan.

Du kan välja att visa och dölja data som visas i diagrammen. För att dölja en stapel klickar du på namnet för stapeln som visas längst ner, då avaktiveras den och du kan fokusera på de staplar som visas i diagrammet. För att aktivera stapeln klickar du namnet för stapeln igen och den blir då synlig.

Sidan består av följande flikar:

Diagrammet Arbetade timmar anpassas utifrån vilken behörighet du har för rapporter. Om du har full behörighet kan du se planerade och faktiskt nedlagda timmar för hela byrån. Genom att välja olika alternativ, kan ytterligare inställningar och urval göras. Till exempel finns möjlighet att göra urval för en medarbetare eller kund.

Diagrammet Fakturering anpassas utifrån vilken behörighet du har för rapporter. Om du har full behörighet kan du se belopp för hela byrån. Genom att välja olika alternativ, kan ytterligare inställningar och urval göras. Till exempel finns möjlighet att göra urval för en medarbetare eller kund. Grafen presenterar fakturerade belopp i den månad som tidregistreringen gjordes, inte när fakturaunderlaget skapades.

Detta diagram visar de tider som den inloggade medarbetaren registrerat under aktuell vecka. Det visas staplar för extern tid, intern tid och frånvaro. Här visas även medarbetarens saldo i tidbanken för klarmarkerade dagar. Genom att klicka på ett stapeldiagram visas de bakomliggande tidregistreringarna i en pop-up dialog.

Anslagstavlan är en plats för byrån att nå ut med interna meddelanden. Här kan alla medarbetare lägga upp information. Denna information visas för alla på byrån som har tillgång till Byråstöd.

Här kan du lägga till länkar till webbsidor som du snabbt och enkelt vill nå. Det är bara medarbetare med fullständig behörighet till Inställningar som kan lägga till och ta bort länkar från den här panelen. Du kan ha upp till 10 länkar.

Här kan du se en lista över byråns fem mest lönsamma kunder baserat på föregående månad. För varje kund visas det genomsnittliga timpriset och täckningsbidraget för den månatliga faktureringen. Listan sorteras efter täckningsbidragets storlek, det högsta överst.

Täckningsbidrag = Faktureringsbelopp - Kostnader

Genomsnittligt timpris = Faktureringsbelopp / Registrerad tid

Du kan också borra dig ner för att se uppdragen och motsvarande värde för varje uppdrag.

Det är bara medarbetare med fullständig behörighet till rapporter som kan lägga till se uppgifterna i listan.

Kom snabbt igång med att kunna starta dina kunders funktioner med färre klick. Här kan du söka efter kunder genom att antingen ange kundnummer eller namn och direkt klicka på ikonen för funktionen som du vill arbeta med. Du kan lägga till och spara upp till 3 kunder. I vyn får du dessutom mer information så som Organisationsnummer och Huvudkontakt.

Under fliken Översikt visas de anteckningar under Att göra, som har tilldelats medarbetaren och som inte är klarmarkerade. Om en anteckning ännu inte har tilldelats en medarbetare, kommer den att bli synlig när ingen medarbetare valts i filtret Medarbetare. För att anteckningen ska visas på Översikt måste den ha ett klar senast-datum. När anteckningen är klarmarkerad visas den inte längre.

Diagrammet Uppdragsöversikt gör det möjligt för dig att snabbt kontrollera dina kunders status för ett specifikt uppdrag. Varje statuskategori består av antalet och andelen kunder med denna uppdragsstatus. När du klickar på en statuskategori inne i diagrammet, visas en lista över kunder i kategorin. Du kan härifrån gå direkt till kunden du vill arbeta med. Här kan du också markera bevakningspunkter klara, antingen en och en eller klarmarkera alla genom att markera kryssrutan till vänster om kolumnrubriken Bevakningspunkter.

Diagrammet består av nedanstående statuskategorier:

Klara Avser kunder som du har klarmarkerat samtliga bevakningspunkter för.
Pågående Avser kunder där du har klarmarkerat en eller flera bevakningspunkter, men där det fortfarande finns bevakningspunkter som inte är klarmarkerade.
Förfaller snart Avser kunder där du har angett ett förfallodatum för ett uppdrag. Som standard visas den 7 dagar innan uppdraget förfaller. När du för muspekaren över bevakningspunkten, kommer förfallodatumet för uppdraget att visas.
Förfallna Avser kunder som du har en eller flera förfallna bevakningspunkter på.
Ej påbörjade Avser kunder som du inte har några klarmarkerade eller förfallna bevakningspunkter på.
Alla inaktiva Avser kunder där alla bevakningspunkter är angivna som inaktiva för den valda perioden.

Observera att diagrammet inte visar någon data förrän du valt uppdrag i diagrammets inställningar.

Fliken Aktivitetsvy visar som standard alla notifieringar för uppdrag där du är uppdragsansvarig. Nya notifieringar visas vid ikonen överst på sidan. Vyn öppnas också när du klickar på ikonen.

I listvyn, framgår det tydligt vilken kund och för vilken funktion som notifieringen gäller, likaså om det gäller Förfallna eller Åtgärd krävs. Om raden expanderas, kommer ytterligare information om notifieringen att visas, som till exempel Notifiering, Uppdrag och Förfallodatum.

Genom att använda filtret Visa, kan du välja att filtrera på Alla, Förfallna eller Åtgärd krävs. Du kan också sortera genom att klicka på rubriken för valfri kolumn.

En Förfallen notifiering kan bara vara en bevakningspunkt som passerat det angivna förfallodatumet och som genererats från checklistorna i Byråstöd.

En Åtgärd krävs-notifiering meddelar användaren när följande är på gång att ske:

  • Notifieringar som skapas av Byråstöd: Kommande sista faktureringstillfälle för ett fastpris, kommande sista faktureringstillfälle för utlägg, kommande utgång av giltighetstiden för ett dokument eller att en bevakningspunkt förfaller om 7 dagar.

  • Notifieringar som kommer från andra system: Om du har ett samarbete i Bokföring & Fakturering och/eller Ekonomiöversikt, Budget & Prognos, kan några av dessa notfieringar också vara med på listan.

  • Om ett problem inte åtgärdats inom 60 dagar kommer meddelandet att raderas automatiskt.

Observera att meddelanden om dokuments utgångsdatum är ett undantag, eftersom ett dokument kan tilldelas en anställd som inte är kopplad till den specifika kunden.

Notifieringar som visas i Aktivitetsvyn

Typ Funktion Kommentar
Förfaller snart bevakningspunkter Byråstöd Notifieringen visas 7 dagar före bevakningspunktens förfallodag. Om bevakningspunkten inte har åtgärdats före förfallodagen ersätts notifieringen med en notifiering om Förfallen bevakningspunkt.
Förfallna bevakningspunkter Byråstöd Notifieringen visas när en bevakningspunkt har förfallit.
När sista fakturatillfälle för ett fastpris närmar sig Byråstöd

Notifieringen visas 7 dagar före det sista fakturatillfället.
När sista fakturatillfälle för utlägg närmar sig Byråstöd Notifieringen visas 7 dagar före det sista fakturatillfället.
När giltighetsperioden för ett dokument håller på att löpa ut Byråstöd Visas endast för Dokumentansvarig. Notifieringen visas 7 dagar före Giltigt t o m datum.
När giltighetsperioden för uppdragsbrev håller på att löpa ut Byråstöd Notifieringen visas 7 dagar före Giltigt t o m datum. Det visas specifikt för kundansvarig.
Det finns leverantörer att godkänna Bokföring & Fakturering Du kommer att få ett meddelande att det finns leverantörer som ska godkännas innan du kan hantera inkommande dokument från dem i Bokföring & Fakturering.
Det finns leverantörsfakturautkast att hantera Bokföring & Fakturering

I något av dessa fall visas meddelandet:
Pågående - Det finns en leverantörsfaktura sparad som ett utkast.

Åtgärd krävs - Du har valt att automatiskt skicka e-fakturor från leverantörer för attest, men ett eller flera fält är fortfarande ofullständiga. De måste åtgärdas och därför kan fakturorna inte skickas automatiskt.

Avvisad - En leverantörsfaktura godkändes inte och är nu avvisad.
Det finns utkast för leverantörsfakturor som väntar på attest Bokföring & Fakturering Du får en notifiering om det finns utkast som väntar på attest.
Okopplade bildunderlag Bokföring & Fakturering Du får en notifiering om det finns okopplade bildunderlag.
Perioder som måste låsas Bokföring & Fakturering Du får en notifiering om det finns perioder som måste låsas.
Nya kommentarer Ekonomiöversikt, Budget & Prognos Du får en notifiering varje gång en ny kommentar läggs till.
Dokument Ekonomiöversikt, Budget & Prognos Du får en notifiering varje gång din kund har laddat upp ett nytt dokument.

Notifieringsinställningar

Inställningar för medarbetaren kan göras av medarbetaren själv under Översikt - Aktivitetsvy - Notifieringsinställningar. Som standard, kommer du bara att få notifieringar för kunduppdrag där du är uppdragsansvarig. Du kan också välja om du vill få notifieringar för kunduppdrag där du deltar. För att göra det, klicka på Notifieringsinställningar och aktivera valet för Uppdrag som jag är deltagare i.

Här kan du också avmarkera kryssrutorna för de kunder som du inte vill få notifieringar för. Lista visa alla kunder som du är antingen är uppdragsansvarig eller deltar i åtminstone ett uppdrag.

Notera att du inte kan ändra aviseringsinställningarna för Uppdragsbrevets giltighetsperiod håller på att löpa ut.

De ändringar du gör här kommer att gälla från dagen efter. De ändringar du gör påverkar inga andra användare.

Åtgärder

I fliken Aktivetsvy, när du expanderar en kundrad, kan du kan vidta vissa åtgärder för specifika notifieringar.

Genom att klicka på -ikonen, tillgänglig för bevakningspunkter, kan du antingen skjuta upp ett förfallodatum eller klarmarkera bevakningspunkten direkt från sidan. När någon av dessa två åtgärder genomförs, kommer notifieringen att tas bort.

Genom att klicka på -ikonen, tillgänglig för alla notifieringar, kommer du att bli omdirigerad till sidan för den specifika notifieringen för att agera i Byråstöd. Om du får notifieringar från Bokföring & Fakturering/Ekonomiöversikt, Budget & Prognos kommer tjänsten att öppnas och notifieringen tas bort (förutom för notifieringar för Utkast för leverantörsfaktura att hantera, Utkast för leverantörsfakturor att attestera och Leverantörer att godkänna. Dessa notifieringar kommer först att tas bort när det inte längre finns några utestående leverantörsfakturautkast i Bokföring & Fakturering). Om du inte gör något, kommer notifieringen att visas i aktivitetsvyn nästa dag igen och behandlas som en ny notifiering.

Genom att klicka på -ikonen, kommer den notifieringen att tas bort permanent.

Under fliken Skickad e-post sparas alla mejl som den inloggade medarbetaren har skickat från Byråstöd. Det går att söka efter ett e-postmeddelande antingen genom att skriva in ett ämne eller ett skickat-datum i fältet Sök.

Du kan öppna ett mejl genom att klicka på det i listan. Eventuella bifogade filer visas och du kan även öppna dem. Om mejlet är kopplat till en kund så visas kundnamnet inom parentes.

På fliken Sök dokument kan du söka bland alla dokument som finns tillagda i Byråstöd, oavsett kund. Du kan söka efter kundnamn, kundnummer, organisationsnummer eller dokumentnamn, samt göra urval.

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån