Egen Lön
Arbetsgivardeklaration (AGI)
Som arbetsgivare ska du redovisa utbetalningar och skatteavdrag per person varje månad. För de anställda innebär det att de löpande kan se sina uppgifter om bruttolön, skatt och förmåner på Mina sidor på skatteverket.se. Läs mer på spiris.se och skatteverket.se.
Vi rekommenderar att du väntar med att godkänna arbetsgivardeklarationen hos Skatteverket tills några dagar efter den senaste lönekörningen. Då hinner eventuella korrigeringar för månaden komma med i rapporteringen. När filen väl är inskickad och godkänd går det inte att ändra redovisad och inbetald avdragen skatt eller få den tillbaka. Arbetsgivaravgiften kan däremot justeras i efterhand genom en omprövning.
Om företaget är registrerat som arbetsgivare behöver arbetsgivardeklarationen lämnas varje månad, även om inga löner har betalats ut och inga förmåner har registrerats. Finns det inget att redovisa för perioden väljer du att deklarera noll på skatteverket.se.
Det finns några undantag när du inte behöver skicka in arbetsgivardeklarationen varje månad. Läs mer i avsnittet Finns det undantag då jag inte behöver redovisa arbetsgivardeklarationen?
Granska och skicka arbetsgivardeklarationen till Skatteverket
Här beskriver vi hur du gör för att granska uppgifterna och skicka arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Om du vill att vi visar dig hur du gör, klicka på Guida mig i menyraden och välj guiden Gör arbetsgivardeklaration.
- Välj Egen Lön - Arbetsgivardeklaration.
Arbetsgivardeklarationen skapas automatiskt för rätt period i samband med att du skapar en lönekörning.
- Markera den aktuella arbetsgivardeklarationen.
Du kan välja ordning i listan genom att klicka på den kolumnrubrik du vill sortera listan efter.
- Klicka på Öppna för att granska uppgifterna.
- Fyll i kontaktuppgifter om det är första gången du redovisar arbetsgivardeklarationen via Egen Lön. Kontrollera annars att uppgifterna stämmer.
- Klicka i fältet under Individuppgifter för att granska arbetsgivardeklarationen per anställd.
Det går inte att justera uppgifterna här. Om någon uppgift är felaktig gör du justeringar på aktuell lönekörning eller i anställningsregistret beroende på vilken uppgift det gäller.
- Välj bokföringsdatum.
- Klicka på Förhandsgranska - Pdf-fil om du vill kontrollera eller skriva ut uppgifterna innan du skickar arbetsgivardeklarationen. På sista sidan i utskriften finns även bokföringsunderlag för arbetsgivardeklarationen.
Alla lönekörningar i den aktuella perioden måste vara klarmarkerade för att du ska kunna skicka arbetsgivardeklarationen.
- Klicka på Skicka och bokför.
En verifikation skapas automatiskt i Bokföring & Fakturering.
I vissa fall visar Skatteverkets kontroll att något i arbetsgivardeklarationen behöver korrigeras när Skatteverket tagit emot den. Logga då in på skatteverket.se för att kontrollera och korrigera arbetsgivardeklarationen.
Observera att det bara är inlämningen av arbetsgivardeklarationen som sker automatiskt. För att fullfölja rapporteringen måste behörig person logga in på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen. Innan det är gjort är arbetsgivardeklarationen inte fullständigt inlämnad.
- Klicka på Gå till skatteverket.se, logga in och signera arbetsgivardeklarationen.
Lämna arbetsgivardeklarationen manuellt
Vi rekommenderar att lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt, men det går också att skapa filen, logga in på skatteverket.se och lämna arbetsgivardeklarationen manuellt.
Om du vill ladda upp filen manuellt på skatteverket.se
- Följ steg 1-7 i instruktionen ovan.
- Klicka på Förhandsgranska - XML-fil.
- Klicka på Gå till skatteverket.se, logga in och lämna filen i tjänsten Arbetsgivardeklaration.
- Följ instruktionerna på skatteverket.se för att ladda upp filen.
- Klicka på knappen Skicka och bokför och välj Bokför manuellt inlämnad arbetsgivardeklaration.
Om du vill skapa ett underlag för att manuellt lägga in uppgifterna på skatteverket.se
- Följ steg 1-7 i instruktionen ovan.
- Klicka på Förhandsgranska - Pdf-fil.
- Klicka på Gå till skatteverket.se, logga in och lägg in uppgifterna från pdf-filen manuellt. Läs mer på skatteverket.se.
- Klicka på knappen Skicka och bokför och välj Bokför manuellt inlämnad arbetsgivardeklaration.
Fältförklaringar
Bokföringsdatum
Bokföringsdatum används till bokföringen när du skickar arbetsgivardeklarationen via knappen Skicka och bokför, alternativt väljer Skicka och bokför - Bokför manuellt inlämnad arbetsgivardeklaration, det vill säga när arbetsgivardeklarationen har statusen Rapporterad.
I fältet visas Skatteverkets sista inlämningsdatum för perioden. Du kan ändra det om du vill.
Kontaktuppgifter
Om Skatteverket har frågor om arbetsgivardeklarationen för en anställd i något av företagen som ingår i filen, vänder de sig till den person som angetts här. Gäller Skatteverkets fråga själva filen, så vänder de sig till den person som skapade den ursprungliga filen. Denna person kallar Skatteverket för teknisk kontaktperson.
Tjänsteställe är den arbetsplats som den anställde går till för att utföra sitt arbete. Ett företag kan ha flera tjänsteställen, men en anställd kan bara ha ett tjänsteställe hos samma arbetsgivare. Om den anställde utför sitt arbete på flera platser, är det arbetsgivarens ansvar att göra en bedömning av var tjänstestället är. Observera att tjänsteställe inte är detsamma som arbetsställenummer, som också ska lämnas i arbetsgivardeklarationen.
Uppgift om tjänsteställets adress ska anges i arbetsgivardeklarationen. Företagets uppgifter anges i fälten Arbetsplatsens gatuadress och Arbetsplatsens ort. Om företaget har flera tjänsteställen är det uppgifterna för det största tjänstestället som anges här. För anställda som har annat tjänsteställe läggs uppgifterna in under Egen Lön - Anställda på fliken Skatt.
Individuppgifter
Du kan välja för vilken anställd du vill se individuppgifterna genom att i sökfältet under Individuppgifter skriva in namnet på den anställde. Du kan även klicka på sökikonen i fältet för att välja anställd i en lista.
Gå till skatteverket.se
Om du lämnar filen automatiskt klickar du här för att logga in på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen.
Om du lämnar filen manuellt klickar du på länken för att lämna in arbetsgivardeklarationen. På skatteverket.se kan du läsa om hur du lämnar filen.
Förhandsgranska
Välj Pdf-fil om du vill ha ett underlag för arbetsgivardeklarationen, exempelvis om du vill ha ett underlag för att manuellt lägga in uppgifterna på skatteverket.se.
Välj XML-fil om du manuellt vill skapa en fil med arbetsgivardeklarationen och manuellt ladda upp den på skatteverket.se. För att bokföra filen klickar du sedan på Skicka och bokför - Bokför manuellt inlämnad arbetsgivardeklaration.
I filerna visas först summan av den skatt och arbetsgivaravgift som företaget betalar och sedan följer individuppgifter för varje anställd, med specifikation av bruttolön, skatter, förmåner etc. Om filen innehåller felaktiga uppgifter kan du justera uppgifterna på lönebeskeden eller i anställningsregistret. Uppgifterna uppdateras automatiskt i arbetsgivardeklarationen.
Uppgift om specifikationsnummer visas inte i löneprogrammet, men finns med i filen som skapas till Skatteverket och visas när du väljer Förhandsgranska.
Specifikationsnumret är obligatoriskt i rapporteringen av arbetsgivardeklarationen. I löneprogrammet sätts specifikationsnumret automatiskt till 1 när du skapar en fil för arbetsgivardeklaration. Specifikationsnumret redovisas i ruta 570 och går inte att ändra i löneprogrammet. Eventuell ändring måste göras på skatteverket.se.
Skicka och bokför
När du klickar på knappen Skicka och bokför lämnas arbetsgivardeklarationen automatiskt till företagets egna utrymme hos Skatteverket.
Har du rapporterat arbetsgivardeklarationen manuellt till Skatteverket behöver du bara bokföra. Välj då istället Bokför manuellt inlämnad arbetsgivardeklaration.
Ångra
Om du kommer på att något blev fel efter att arbetsgivardeklarationen är skickad och bokförd kan du klicka på knappen Ångra. Du kan sedan göra justeringar sedan skapa och skicka arbetsgivardeklarationen igen.
Använder du Bokföring & Fakturering korrigeras verifikationen för arbetsgivardeklarationen automatiskt. Dessutom görs omräkning ifall något har ändrats eller tillkommit i perioden efter att du bokfört och skickat arbetsgivardeklarationen.