Skicka digitala kundfakturor

Se till att du skickar digitala fakturor till dina kunder - det smidigaste är att skicka e-fakturor, men du kan också skicka fakturor som pdf.

Oavsett vilket av dessa sätt du väljer att skicka fakturorna på, så sparas fakturauppgifterna digitalt. Du behöver alltså inte skriva ut och arkivera fakturor på papper.

Har du ett separat faktureringsprogram bör du kontrollera hur länge fakturorna/fakturauppgifterna lagras och om du behöver spara undan digitala kopior som du själv lagrar på en säker plats.

Be dina leverantörer skicka e-fakturor!

Se till att dina leverantörer skickar e-fakturor till dig - direkt från sitt ekonomiprogram till ditt. När du tar emot e-fakturan hjälper Fakturering till att matcha den med de uppgifter som finns om leverantören och tidigare fakturor. Har du en aktiverad bankkoppling förs fakturan automatiskt över till banken.

Kan/vill dina leverantörer inte skicka e-fakturor, kan de istället skicka en pdf- eller pappersfaktura till vår scanningcentral. Där görs fakturan om och skickas till dig som e-faktura. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf.

Skickar leverantören pappersfakturor kan du använda appen Spiris Scanner för att fota, spara och skicka fakturan digitalt till Fakturering.

Oavsett hur du väljer att göra så behöver du inte skriva ut och spara dina leverantörsfakturor - allt finns sparat!

Effektivisera din kvittohantering

I och med den nya lagen som trädde i kraft den 1 juli 2024 kan du verkligen effektivisera din kvittohantering.

Använd gratisappen Spiris Scanner för att fota, spara och skicka ditt kvitto digitalt till Fakturering. Du läser sedan in underlaget, uppgifterna tolkas och allt du behöver göra är att kontrollera att det stämmer och bokföra händelsen. Ett smidigt sätt att få in underlaget, samtidigt som du minskar risken att glömma att registrera kvittot!

Använder du inte Spiris Scanner kan du själv fota dina kvitton och läsa in som bildunderlag.

Så fort du har fotat/scannat papperskvittot, och sett till att det finns inläst, så kan du slänga det! Underlaget sparas i Spiris.

Spara dina kontoutdrag som filer

Se till att spara betalfiler och att kontinuerligt ladda ner kontoutdrag från banken. Lagra dem på ett säkert så att du kan nå dem under hela arkiveringstiden (7 år). I Ekonomiöversikt, Budget & Prognos finns det bra möjligheter att lagra olika dokument i tydliga årsmappar.

Observera att generellt sett så sparar inte bankerna dina kontoutdrag under hela arkiveringstiden. Därför är det extra viktigt att du sparar och arkiverar den här informationen hos dig.

Kolla upp underlag från andra program

Om till exempel inventeringslistor, lagerspecifikationer, löneunderlag m m finns i andra program, kan du kolla om de sparas digitalt och i så fall hur länge. Vill du säkerställa att du har kontroll över dokumenten sparar du ner dem som pdf-filer och läser in dem som underlag under Inköp - Bildunderlag.

Justera rutiner för andra typer av dokument

Dokument som exempelvis myndighetspost, deklarationsunderlag, avtal m m kan ha betydelse för bokföringen. Spara i så fall ner dessa som pdf-filer och spara dem genom att läsa in dem Inköp - Bildunderlag.