Vad händer om jag tappat bort kvitton till min redovisning?

Bokföringslagen säger att kvitton och andra dokument med räkenskapsinformation måste arkiveras. Du måste också kunna styrka kostnader ifall Skatteverket genomför en granskning. Kvitton försvinner ibland, och det kan leda till problem för en anställd som behöver ett kvitto för sin reseräkning.

Om ett kvitto försvinner kan du be utställaren om ett nytt kvitto. Om det inte är möjligt kan du själv göra ett verifikat, även kallad bokföringsorder. Verifikatet ska innehålla samma uppgifter som ett vanligt kvitto. När du gör ett eget verifikat kan du vanligtvis dra av kostnaden hos din arbetsgivare, förutsatt att du på annat sätt kan styrka utgiften.

Att tappa bort kvitton vid många tillfällen kan bli problematiskt. Det finns ingen regel som säger hur många kvitton du får missa att redovisa, men du ska kunna styrka att du haft de kostnader du påstår. Skatteverket prövar varje fall för sig. Om enstaka kvitton på små belopp försvinner uppstår oftast inte problem, så länge det är rimligt att kostnaden hör till affärsverksamheten.

Om du själv skapar bokföringsordern har du generellt sett inte rätt att dra av momsen. Enligt Regeringen 2007/08:25 kan i avdrag göras i särskilda situationer trots att underlaget inte uppfyller krav på fakturainnehåll enligt lag. ”Detta bör gälla under förutsättning att avdragsrätten kan styrkas med stöd av uppgifter i annan tillgänglig dokumentation, t.ex. ett avtal mellan parterna, eller om den uteblivna eller felaktiga uppgiften inte har någon avgörande betydelse för skattekontrollen.”

För att undvika problem med borttappade kvitton till redovisningen rekommenderar vi att du använder en tjänst som Resor & Utlägg som sparar dina kvitton digitalt.