Tid

Arbeta med underkonsulter

Om du har personer utanför det egna företaget som arbetar i något av företagets projekt, och den tiden ska vidarefaktureras, finns det olika arbetssätt för detta. Anlitar du underkonsulter vill du säkert även ha koll på kostnaderna för dessa.

Här beskrivs olika arbetssätt för att hantera en underkonsults tid och kostnad. Vilket alternativ som passar dig bäst beror på hur du vill att fakturaunderlaget ska se ut, hur detaljerad uppföljningen ska vara, vem som ska rapportera och kostnaden för underkonsultens eventuella licens.

Underkonsulten skickar en faktura som du vidarefakturerar till kunden

Underkonsultens leverantörsfaktura konteras med ett bokföringsprojekt. Därefter importeras fakturan till Tid och markeras för vidarefakturering. Du kan direkt på leverantörsfakturan ange hur många externa timmar den avser, detta visas sedan inne på projektet.

Fördelar	Nackdelar
Smidigt och endast lite extra administrativt arbete	Alla vill inte att det ska framgå på kundfakturan att man anlitat en underkonsult
Den exakta kostnaden kommer in i projektet	Du behöver vänta in leverantörsfakturan innan du kan skicka kundfakturan
	Har underkonsulten anteckningar som ska vidare till slutkund behöver dessa bifogas separat (finns inte med i rapporterna)

Underkonsulten registrerar själv sin tid i en egen licens av Tid

Underkonsulten är i detta fall deltagare i de projekt den arbetar i. Du kan importera leverantörsfakturan för att få de exakta kostnaderna. I så fall är det viktigt att ha 0 kr i schablonkostnad/timme på konsulten och att löneformen är satt till Ej avlönad. Du kan också lägga in ett timpris som schablonkostnad på konsulten så att kostnaden uppstår direkt vid tidrapportering. Detta kan du göra om det är en konsult du ofta anlitar och om ni har ett överenskommet timpris. I det senare fallet importerar du inte leverantörsfakturan som kostnad eftersom kostnaden uppstår när konsulten rapporterar sin tid.

Fördelar	Nackdelar
Den exakt nedlagda tiden kommer med i projektet	Extra kostad för en licens per konsult (Basic)
Kommentarer och tider kan tas ut i rapporter
Tiderna går fakturera direkt efter att de rapporterats
Underkonsultens namn kan tas med på fakturaunderlaget
Den exakta kostnaden kommer läggs på projektet (om du importerar leverantörsfakturan)

Underkonsulten har en egen licens, men tiden läggs in av en administratör

Tiden registreras dag för dag eller som en klumpsumma den siste varje månad. Vilket du väljer beror på hur detaljerade fakturaunderlag/rapporter du vill kunna ta ut och om du vill lägga in kommentarer varje dag eller inte.

Fördelar	Nackdelar
Underkonsultens namn kan tas med på fakturaunderlaget	Administratören behöver vänta in tidrapporter från underkonsulten
Administratören har full koll på att alla timmar läggs in	Medför en extra licenskostnad (en Basic-licens/konsult)
Den exakta tiden kommer med i projektet	Tidskrävande för administratören att registrera konsultens tider
Kommentarer och tider kan tas ut i rapporter

Underkonsulter delar på en licens och tiden rapporteras av en administratör

Administratören lägger upp en användare som heter till exempel "Underkonsult Underkonsult". Administratören registrerar sedan tid för den här användaren i de olika projekten. Detta sätt fungerar bäst om det endast finns en underkonsult per projekt.

Fördelar	Nackdelar
Administratören har full koll på att alla timmar läggs in	Administratören behöver byta namn på fakturaunderlaget varje gång
Medför en extra licenskostnad (en extra licens)	Alla timmar slås ihop på fakturaunderlaget (går inte särskilja om det är olika underkonsulter)
	Administratören behöver vänta in tidrapporter från underkonsulten
	Kommentarer och tider kommer inte med på fakturaunderlaget
	Tidskrävande för administratören

Underkonsultens timmar läggs in som artiklar direkt i projektet

Projektledare eller administratör kan lägga in konsultens timmar som artiklar direkt på projektet. Eftersom det går att lägga in en kostnad direkt på raden kan du lägga in den totala kostnaden på artikelraden. I och med det behöver du inte importera leverantörsfakturan, det skulle i så fall bli dubbla kostnader.

Fördelar	Nackdelar
Ingen merkostnad	Projektledaren/administratören behöver vänta in tidrapporter från underkonsult
	Ingen tidsuppföljning är möjlig inne i projektet
	Artiklar grupperas inte tillsammans med arbetad tid på fakturaunderlaget och det kan se lite märkligt ut att tiderna inte står tillsammans (man kan dock välja att dölja artikelgrupper)