Checklista när du byter till Spiris - som företag

Dubbelkolla företagets uppgifter

1. Kontrollera att du har rätt uppgifter om företaget, som till exempel organisationsnummer, bankgiro och bankkontonummer. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

 

Kontrollera din databas

1. Rensa din databas från gamla och felaktiga uppgifter, det kan vara bra att göra när du har jobbat länge i ditt program. Läs hur du gör i avsnittet Kontrollera företagets databas.

Gå igenom dina register

1. Inaktivera de poster du inte vill föra över. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubletter.
2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.

Få koll på dina leverantörsfakturor

1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade.
2. Om du använder dig av betalfiler skapar du betalfiler för dina fakturor i Visma Administration 200. Du kan även skapa betalfiler i Spiris, men då gäller det att vara uppmärksam på att du inte skickar samma leverantörsfaktura för betalning två gånger.
3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
4. Skriv ut leverantörsfakturajournal och utbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Tar du emot e-fakturor från dina leverantörer?

1. Se till att alla leverantörsfakturor är inlästa. Det gör du genom att välja kommandot Hämta nya underlag under Inköp - Inläsning underlag.
2. Ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor och dokument.

Gör klart bokföringen!

1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.

3. Se till att alla bildunderlag du önskar få med i flytten är kopplade till en verifikation. Du kan också spara undan dem och koppla dem själv i Spiris efter flytten.

 

Säkerhetskopiera företaget

1. Ta en säkerhetskopia via Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag innan du för över dina uppgifter till Spiris.

Starta om Spiris

Om du har loggat in och testat att bokföra och fakturera i Spiris, eller fört över uppgifter tidigare och vill göra en ny överföring, måste du starta om ditt företag.

1. Logga in i Spiris.

2. Välj funktionen för bokföring och/eller fakturering.

3. Välj Inställningar - Företagsinställningar.

4. Klicka på knappen Starta om.

Läs om hur du startar om ditt företag i avsnittet Omstart av företag.

Starta överföringsprogrammet - Flytthjälp

Du startar Flytthjälp via ditt Visma Administration.

1. Starta Visma Administration.
2. Välj Arkiv - Export - Överför uppgifter till Visma eEkonomi i ditt Visma Administration.
3. Klicka på Starta guide för överföring.
4. Följ stegen i guiden och du är igång!

Startar inte överföringsprogrammet? Klicka på länken Ladda ner Flytthjälp (2024.0 och senare).
Har du version 2023.3 eller äldre klickar du istället på Ladda ner Flytthjälp - äldre versioner.

Vilka verifikationsserier ska du använda?

1. Kontrollera att de verifikationsserier du ska använda finns upplagda. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

Stäm av dina konton och saldon

1. Gå igenom dina konton och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.
   När dina uppgifter fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomsrapportkoder som gäller i Spiris. Har du skapat egna konton i Visma Administration 200, eller använt konton som normalt inte finns i Bokföring & Fakturering, så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Läs om hur du ändrar momskod.

2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momsrapportkoder. Lägg in korrekt momsrapportkod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Spiris mot Visma Administration 200. Kontrollera att kontona stämmer och att sista raden i de bägge rapporterna ser korrekt ut.

4. Stäm av skattekontot.

5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från din bank och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

Kontrollera dina register

Gå igenom dina register efter flytten till Spiris.

Kundregister	Om det saknas uppgifter i ditt kundregister så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Spiris. Därför är det viktigt att du kontrollerar att det stämmer. Kontrollera också att dina kunder har rätt prislista.
Artikelregister	Kontrollera att artikelkonteringen stämmer på dina artiklar, det är den som styr vilket bokföringskonto som används när du lägger in artikeln på fakturan. Artikelkontering
Leverantörsregister	Om det saknas uppgifter i ditt leverantörsregister så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Spiris. Kontrollera att ditt leverantörsregister stämmer. Leverantörsregistret förs inte över till Fakturering.
Försäljningsprislistor	Har du Bokföring & Fakturering + förs upp till 19 prislistor över. Prislistorna kommer att få andra nummer, men det går lätt att ändra. Har du en annan funktion är det endast standardprislistan som förs över.

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs dina bankhändelser automatiskt över från ditt bankkonto till Spiris. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

Läs avsnittet Arbeta med bankkoppling för att komma igång rätt från början.

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Spiris behöver du starta upp dem på nytt.

1. Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Visma Administration 200.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

Andra funktioner och integrationer?

Har du haft Visma Administration integrerat med andra funktioner? Läs här.

Webshop

Om du har haft ditt Visma Administration kopplat till Webshop kontaktar du vår support för att få hjälp att koppla om den till Spiris.

Webshop

AutoCollect blir Påminnelse Direkt

Har du jobbat med påminnelser via AutoCollect i ditt Visma Administration? I så fall kan du fortsätta med samma hantering i Spiris, men där heter funktionen istället Påminnelse Direkt.

Har du inte kommit igång med det här än? Det är inte för sent! Upptäck hur smidigt det är att låta någon annan ta hand om påminnelsehanteringen för dina förfallna fakturor.

Påminnelse Direkt

Ta emot e-faktura

Klart du ska fortsätta ta emot e-fakturor från dina leverantörer - se till att du aktiverar funktionen först bara! Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, där du markerar Ta emot e-fakturor.

Och för dig som inte har börjat ta emot dina leverantörsfakturor digitalt än - tveka inte att hoppa på tåget!

E-fakturor

Ta emot e-fakturor