Visma Administration 2000

Ny lag - nya möjligheter!

Från och med den 1 juli 2024 blev hanteringen av pappersunderlag för företagare mycket enklare. Lagändringen som trädde i kraft då innebär att du inte längre behöver spara originalkvitton och leverantörsfakturor i pappersformat, om de finns fotade/scannade och sparade digitalt. Tidigare behövde pappersoriginalen sparas i 3 år trots att de redan fanns i digitalt format. Det här innebär att du äntligen kan skippa en massa papper och pärmarna kan städas undan för gott! Precis som tidigare gäller att alla bokföringsunderlag ska arkiveras i 7 år.

Är du redo? Här kommer 7 tips!

Nu när du verkligen har möjlighet att bli helt digital kan det vara läge att se över hur du jobbar i ditt program - passa på att utnyttja alla smarta funktioner som underlättar för dig att nå dit.

Här får du 7 tips på saker du kan göra som innebär att du faktiskt inte behöver skriva ut eller spara ett enda papper. Att ha alla bokföringsunderlag samlade digitalt underlättar, sparar tid och gör att det blir enkelt att söka efter information.

I och med att Visma Administration är ett lokalt installerat program är det viktigt att du själv tänker på att ta regelbundna säkerhetskopior. Tänk på att säkerhetskopiorna ska lagras på ett säkert sätt så att du kan komma åt dem under hela arkiveringstiden (7 år). Du kan till exempel använda Storegate Backup eller andra lagringstjänster för detta.

Skicka digitala kundfakturor

Se till att du skickar digitala fakturor till dina kunder - det smidigaste är att skicka e-fakturor, men du kan också skicka fakturor som pdf.

Skickar du e-fakturor sparas dessa i programmet. Du hittar dem dels i listläget över fakturor, men varje faktura sparas också som en xml-fil i en mapp på datorn.

Skickar du pdf-filer sparas de i mappen du anger när du skickar fakturan till kund. Väljer du en mapp i eller under företagsmappen C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamnet* så kommer de med när du säkerhetskopierar företaget.

Oavsett vilket av de här sätten du väljer att skicka fakturorna på, så sparas de digitalt. Du behöver alltså inte skriva ut och arkivera fakturorna i pappersformat - se bara till att du säkerhetskopierar regelbundet!

Be dina leverantörer skicka e-fakturor!

Se till att dina leverantörer skickar e-fakturor till dig - direkt från sitt ekonomiprogram till ditt. Har du ett organisationsnummer och valt en konteringsmall på leverantören så konteras underlaget automatiskt. Det enda du behöver göra är att kontrollera och läsa in det. Den inlästa e-fakturan sparas tillsammans med en pdf-fil av fakturan.

Kan/vill dina leverantörer inte skicka e-fakturor, kan de istället skicka en pdf- eller pappersfaktura till vår scanningcentral. Där görs fakturan om och skickas till dig som e-faktura. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf.

Skickar leverantören pappersfakturor kan du använda gratisappen Spiris Scanner för att fota, spara och skicka fakturan digitalt till Visma Administration 2000.

Oavsett om du tar emot e-faktura eller använder scanner-appen, så behöver du inte skriva ut och spara dina leverantörsfakturor - allt finns i programmet och kommer med när du säkerhetskopierar!

Effektivisera din kvittohantering

I och med den nya lagen som trädde i kraft den 1 juli 2024 kan du verkligen effektivisera din kvittohantering.

Använd gratisappen Spiris Scanner för att fota, spara och skicka ditt kvitto digitalt till Visma Administration 2000. I programmet läser du in underlaget, får hjälp med konteringen och verifikationen skapas automatiskt. Ett smidigt sätt att få in underlaget i programmet, samtidigt som du minskar risken att glömma att registrera kvittot!

Använder du inte Spiris Scanner kan du själv fota ditt kvitto och koppla det till verifikationen det tillhör. Spara bilden på kvittot i en mapp under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamnet* så kommer det med när du säkerhetskopierar företaget.

Så fort du har fotat/scannat papperskvittot och sett till att det finns sparat digitalt så kan du slänga det!

Verifikationslistor, huvudbok, balans- och resultatrapporter

När det gäller den här typen av listor och rapporter så finns allt sparat digitalt i ditt program - alltså inget som du behöver skriva ut och spara på papper. Vill du ändå spara listor och rapporter som pdf-filer kan du använda funktionen Sökvägar/filnamn för att stukturera dina mappar som du vill ha dem - som en digital pärm!

Spara dina kontoutdrag som filer

Se till att kontinuerligt ladda ner dina kontoutdrag från banken och spara dem gärna i en mapp under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamnet*. Då kommer de med när du säkerhetskopierar företaget.

Observera att generellt sett så sparar inte bankerna dina kontoutdrag under hela arkiveringstiden. Därför är det extra viktigt att du sparar och arkiverar den här informationen hos dig.

Använder du återrapporteringsfunktionen (Camt.054-format) för inbetalningar och utbetalningar så sparas betalfilerna från banken automatiskt i programmet.