GDPR i Visma Administration 500

Här hittar du info om GDPR (Dataskyddsförordningen) när du använder Visma Administration 500. Har du andra funktioner eller kopplingar så behöver du kolla hur GDPR påverkar dem också.

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

  • Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
  • Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
  • Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
  • Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
  • När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
  • Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

  • Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Nedan visas vad du kan göra i ditt program för att tillmötesgå kraven för GDPR.

En enskild individ har rätt att fråga dig om det finns personuppgifter om denne registrerade hos dig. I ett sådant fall måste du kunna delge dessa uppgifter till individen. I programmets olika delar kan du göra följande för att få fram uppgifter om den registrerade.

Kund

Om du har lagt upp kontakter under Försäljning - Kontakter kan du använda utskriften Kontaktregister för att skriva ut de personuppgifter som finns registrerade för en specifik kontakt. Du hittar utskriften under Utskrifter - Register - Kontaktregister.

Om du vill skriva ut de personuppgifter du har om de kunder som är privatpersoner kan du göra det genom att använda utskriften Utskrifter - Register - Kundregister. Där kan du välja att göra urval på antingen Namn eller Organisationsnr. För att få med alla fält som finns i kundregistret måste du ha version 2018.2 eller senare.

Vill du skriva ut personuppgifter om kundens referens som finns i kundregistret gör du det genom att använda utskriften Utskrifter - Register - Kundlista.

Vill du skriva ut de fakturor som innehåller personuppgifter gör du det via utskriften Utskrifter - Faktura - Fakturasammandrag. Där gör du urval på Er referens. Om kunden är en enskild firma eller privatperson gör du urval på Namn.

Vill du skriva ut personuppgifter som finns både på fakturor och inbetalningar gör du det via utskriften Reskontra - Kundreskontralista. Där markerar du Ta även med slutbetalda fakturor och gör urval på Namn eller Kundnummer.

För att få ut de personuppgifter som skickas med uppdragen till AutoCollect kan du ladda ner rapporten Ärenden hos AutoCollect. I den kan du göra urval på Namn, Kundnummer, Er referens och markera Ta med slutbetalda. I fältet Period ska du skriva in ett datum som är tillräckligt långt tillbaka i tiden, så att du vet att du får med alla uppdrag. Tänk på att rapporten tittar efter fakturans förfallodatum så har du till exempel använt AutoCollect sedan den infördes i juni 2015 så kan du behöva ange ett tidigare datum än det.

Leverantör

Om du har lagt upp kontakter under Inköp - Kontakter kan du använda utskriften Kontaktregister för att skriva ut de personuppgifter som finns registrerade för en specifik kontakt. Du hittar utskriften under Utskrifter - Register - Kontaktregister.

Om du vill skriva ut de personuppgifter du har om de leverantörer som är privatpersoner (enskild firma) kan du göra det genom att använda utskriften Utskrifter - Register - Leverantörsregister. Där kan du välja att göra urval på antingen Namn eller Orgnr. För att få med alla fält som finns i leverantörsregistret måste du ha version 2018.2 eller senare.

Vill du skriva ut personuppgifter om leverantörens referens som finns i leverantörsregistret gör du det genom att använda utskriften Utskrifter - Register - Leverantörslista.

Vill du skriva ut personuppgifter som finns både på leverantörsfakturor och utbetalningar gör du det via utskriften Reskontra - Leverantörsreskontralista. Där markerar du Ta även med slutbetalda fakturor och gör urval på Namn eller Leverantörsnummer.

Medarbetare

En anställd i ditt företag kan finnas med på flera ställen i programmet, som användare i registret Användare och som Vår referens och Attest i företagsinställningarna. I och med detta så kan personen förekomma på dokument både på kund- och leverantörssidan och som signatur på verifikationsrader.

Om du vill redovisa de personuppgifter som finns i registret Användare gör du det genom att ta en bild av arbetsfönstret. Välj Arkiv - Användare och öppna den användare du ska redovisa uppgifter för tryck sedan på Alt + Print Screen på tangentbordet. Spara bilden på lämpligt ställe.

Tillsammans med bilden du har tagit kan du informera om att en användares signatur finns med på verifikationsrader och artikeltransaktioner.

För att redovisa de personuppgifter som finns i registret Referens/Attest använder du rapporten Referens/Attest. Den laddar du ner via Rapporter för nedladdning.

Vill du skriva ut de fakturor som innehåller personuppgifter gör du det via utskriften Utskrifter - Faktura - Fakturasammandrag. Där gör du en utskrift med urval på Vår referens.

För att få ut de personuppgifter som skickas med uppdragen till AutoCollect kan du ladda ner rapporten Ärenden hos AutoCollect. I den kan du göra en utskrift med urval på Vår referens och en med urval på Säljare och du ska för bägge utskrifterna markera Ta med slutbetalda. I fältet Period ska du skriva in ett datum som är tillräckligt långt tillbaka i tiden så att du vet att du får med alla uppdrag. Tänk på att rapporten tittar efter fakturans förfallodatum så har du till exempel använt AutoCollect sedan den infördes i juni 2015 så kan du behöva ange ett tidigare datum än det.

Om du vill ut en lista som visar vilka leverantörsfakturor som en medarbetare finns med som Attest på kan du göra det genom utskriften Utskrifter - Reskontra - Leverantörsreskontralista. Du gör urval på För attest och markerar Även slutbetalda fakturor.

Om du vill skriva ut en lista som visar vilka leverantörer som en medarbetare står som Vår referens på gör du det genom utskriften Utskrifter - Register - Leverantörslista. Du gör urval på Vår referens. Du kan själv välja vilka kolumner du vill ha med på utskriften.

När syftet med att lagra data om en individ har upphört att gälla, kan individen begära att lagringen av data ska återkallas, dvs att du ska kunna radera den information som finns om individen alternativt avidentifiera den. Detta förutsätter naturligtvis att bokföringslagen fortfarande tillämpas, dvs att endast bokföringsunderlag äldre än 7 år får raderas.

Om du till exempel vill radera de kunder som inte har köpt något det senaste året kan du göra enligt nedan:

  1. Välj Försäljning - Kunder.
  2. Välj kommandot Markeringshjälp i listläget.
  3. Leta upp fältet Senaste faktura.
  4. Skriv <161231 i kolumnen Villkor om du vill att den senaste fakturan ska vara från daterad innan första januari 2017.
  5. Klicka på Markera.

Nu visas vilka kunder som du inte har fakturerat sedan den första januari 2017.

  1. Radera dessa genom att klicka på knappen Radera (soptunnan) i menyn.

Om du får meddelandet Posten kan inte raderas. Det finns dokument kopplade till kunden som inte är färdigbehandlade. finns det dokument som är kopplade till kunden som inte är färdigbehandlade. Du måste då gå in på kunden och färdigställa det som inte är klart. Anledningen till att dokumenten inte är färdigbehandlade kan vara att det exempelvis finns ej journalförda fakturor.

Tänk på att du även kan behöva rensa dokument under Arkiv - Registervård/Rensning - Rensa dokument. Här tar du bort alla färdigbehandlade dokument och artikeltransaktioner oavsett kund till och med ett visst datum.

Om du till exempel vill radera de leverantörer som du inte har köpt något från det senaste året kan du göra enligt nedan:

  1. Välj Inköp - Leverantörer.
  2. Välj kommandot Markeringshjälp i listläget.
  3. Leta upp fältet Senaste fakturadatum.
  4. Skriv <161231 i kolumnen Villkor om du vill att den senaste fakturan ska vara från daterad innan första januari 2017.
  5. Klicka på Markera.

Nu visas vilka leverantörer som du inte har köpt något från sedan den första januari 2017.

  1. Radera dessa genom att klicka på knappen Radera (soptunnan) i menyn.

Tänk på att du även kan behöva rensa dokument under Arkiv - Registervård/Rensning - Rensa dokument. Här tar du bort alla färdigbehandlade dokument oavsett leverantör till och med ett visst datum.

Tänk på att du även kan behöva rensa dokument under Arkiv - Registervård/Rensning - Rensa dokument. När du rensar dokument tar du bort alla färdigbehandlade dokument oavsett kund/leverantör till och med ett visst datum.

Du behöver enbart rensa de dokument som du inte längre behöver ha kvar som bokföringsunderlag enligt Bokföringslagen.

Läs mer i avsnittet Rensa dokument.

I registret Användare hittar du de personer du har lagt upp som användare i ditt program och vilken behörighet de har. Signaturen är det som användaren ska använda vid inloggning, tillsammans med lösenordet.

För att radera en användare markerar du den aktuella raden och klickar på knappen Radera. Läs mer i avsnittet Radera post.

Även om du raderar en användare kommer signaturen på verifikationsrader och artikelrader att vara kvar. Signarturen anses dock vara en sådan uppgift som du inte är tvungen att radera. Raderar du bokföringsår (om året är äldre än 7 år) respektive om du rensar dokument och väljer artikeltransaktioner försvinner även de uppgifter som tillhör det du raderar.

Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Referens/Attest hittar du signatur och namn för de personer som kan stå som vår referens eller attest på dina dokument. Namn som har markering i kolumnen Vår referens kan du välja som vår referens i register och på dokument. Namn som har markering i kolumnen Attest kan du välja som attesterare på dina leverantörsfakturor.

Innan du raderar en person från Referens/Attest ska du se till att den personen inte finns vald som referens/attesterare för någon registerpost. För att radera en post under Referens/Attest markerar du den aktuella raden och klickar på knappen Radera. Läs mer i avsnittet Radera post.

Vår referens förekommer under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar, Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp, Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring samt dokumentet faktura.

Attest förekommer under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp samt på leverantörsfaktura.

Under Försäljning - Kontakter alternativt under Inköp - Kontakter hittar du dina kunders/leverantörers kontaktpersoner.

Innan du raderar en person från Försäljning - Kontakter alternativt Inköp - Kontakter ska du se till att den personen inte finns vald som referens för någon registerpost. För att radera en post i kontaktregistret markerar du den aktuella raden i kolumnen Markering i listläget och klickar på knappen Radera. Läs mer i avsnittet Radera post.

Er referens förekommer i kund- respektive leverantörsregistret. I kundregistret kan det även finnas på fliken E-post per dokument om du har angett kontakt på något dokument. Finns även på faktura. På dokumenten raderas referensen endast via funktionen Rensa dokument.

Om du arbetar med husarbete och vill kunna radera namn och personnummer för en färdigbehandlad ansökan behöver du ha version 2017.1 eller senare av ditt program.

För att radera namn och personnummer använder du funktionen Rensa dokument. Då raderas de uppgifter som hör till de dokument du rensar bort. Har du rensat bort dokument i en tidigare version än 2017.1 kommer dessa att försvinna automatiskt när du konverterar ditt företag till version 2017.1.

Underlag för till exempel betalningar, återrapporteringsfiler sparas enligt de inställningarna du har gjort i företagsinställningar. När du har läst in en återrapporteringsfil för utbetalningar flyttas den inlästa filen till mappen SPCS_LEVBET under företagsmappen.

Har du exporterat SIE-filer placeras dessa antingen i mappen C:\SIE eller i den mapp du själv har angett.

Har du gjort utskrifter från programmet till fil (pdf, txt, Excel) så finns dessa på den sökväg du angav vid utskriften. Dessa filer får du själv radera i utforskaren.

I stycket Beskrivning av mappar som kan innehålla personuppgifter kan du läsa om vilka mappar som kan innehålla personuppgifter i programmet. Du kan då och då behöva radera personuppgifter som sparats i dessa mappar.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

Exempel på personuppgifter är konkreta uppgifter som namn, adress, telefonummer och personnummer, men eftersom lagen säger att det är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person kan t ex även foton eller beskrivningar av utmärkande fysiska drag hos en person räknas som en personuppgift. För mer information rekommenderar vi vidare läsning på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

  • vem du är
  • vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
  • vilken rättslig grund du stödjer dig på
  • om uppgifterna delas vidare
  • hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

I programmet kan personuppgifter lagras på olika ställen och i olika format. För Visma Administration 500 är det normala att sådan data förekommer på följande ställen:

  • I programmets databaser
  • I programmets företagsmappar
  • Arkivfiler, t ex historik över ansökningsunderlag (Rot/Rut), fakturaunderlag, betalningsunderlag, återrapporteringsfiler och bokföringsunderlag

Om det finns anpassningar gjorda till programmet kan dessa eventuellt lagra sina unika data på andra ställen.

Personuppgifter finns även i de säkerhetskopior som skapas via programmet:

  • Säkerhetskopior av företaget som skapats via Arkiv - Säkerhetskopiering och som du har sparats på angiven plats.
  • Automatiska säkerhetskopior som programmet skapar vid uppdatering av programversion, rensning av dokument och radering av företag. Dessa säkerhetskopior sparas i en undermapp till företagsmappen.
  • Du kan också ha sparat dina säkerhetskopior eller andra filer i en molntjänst (t ex DropBox eller Google Drive). Här har du i princip ingen som helst kontroll över vilken spridning av data som förekommer, vare sig för data i drift eller för data som leverantören av lagringstjänsten har säkerhetskopierat.

Observera att för samtliga dessa data är du personuppgiftsansvarig, och här gäller reglerna för GDPR oavsett om data spridits på normal sätt, eller om det har skett i form av en otillåten handling, till exempel att någon kopierat en säkerhetskopia av en databas och sedan skickat den för analys eller support hos en utomstående aktör.

Se rubriken Personuppgifter i Visma Administration 500 för mer detaljerad information.

GDPR-uppgifter som finns kvar när du har raderat företaget

När du raderar ett företag från programmet finns det kvar gdpr-uppgifter för det aktuella företaget på datorn. Vill du ta bort även dessa behöver du göra det manuellt. Du hittar gpdr-uppgifter på följande ställen:

  • backuper som har skapats automatiskt, se stycket Mappar för automatiska backuper nedan.

  • zip-filen av företagsmappen som skapades när du raderade företaget. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag.

  • filen spcsadm.log. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration.

  • själva företagsdatabasen som sparas i en så kallad BAK-fil. Filen hittar du under sökvägen C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

GDPR-uppgifter som finns kvar när du har avinstallerat programmet

När du avinstallerar programmet är det endast det som en gång installerades som tas bort. Uppgifter som du har lagt till eller ändrat, sedan du installerade programmet, kommer inte att raderas. Dessa får tas bort manuellt. Du hittar gpdr-uppgifter på följande ställen:

Tänk på att det är bra att radera företaget innan du avinstallerar programmet. Om du gör det finns det i så fall även gdpr-uppgifter i zip-filen av företagsmappen som skapas när du raderar företaget. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag.

Raderar du inte företaget innan du avinstallerar programmet så behöver du radera företagsdatabasen som du hittar under sökvägen C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

I Visma Administration 500 finns det personuppgifter i många av programdelarna. Dessutom kan det vara så att du har data som kan associeras med enskilda individer sparade i andra fält, som till exempel fältet Anteckningar på en kund, leverantör eller fältet Kommentar på ett dokument. För samtliga av dessa register måste kraven på GDPR var uppfyllda.

Beskrivning av fält som innehåller personuppgifter

Fältnamn Fältbeskrivning
Företag, fliken Adressuppgifter mm
Bankgiro Företagets bankgiro (i de fall företaget är en enskild firma).
Besöksadress Företagets besöksadress (i de fall företaget är en enskild firma).
E-post Företagets e-post (i de fall företaget är en enskild firma) eller om det har angetts en personlig e-postadress på företaget.
Konto till bankgiro Företagets kontot till bankgiro (i de fall företaget är en enskild firma).
Namn Företagets namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Organisationsnummer Företagets organisationsnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Postadress Företagets postadress (i de fall företaget är en enskild firma).
Postgiro Företagets postgiro (i de fall företaget är en enskild firma).
Telefon Företagets telefonnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Företag - Referens/Attest
Namn Namn på företagets referenser. Referensen kan sedan användas som Vår referens och Attest.
Försäljning, fliken Normalvärden
Säljare Namnet på den av företagets säljare som du har satt som förinställt värde.
Försäljning, fliken Dokumentinställningar
Vår referens Namnet på en kontaktperson i ditt företag.
Försäljning - Fakturabelåning
E-post kontakt E-postadressen till din kontaktperson på belåningsföretaget. Uppgiften används inte på utskrifter utan är bara för din egen information.
Kontaktperson Namnet på din kontaktperson hos belåningsföretaget. Uppgiften används inte på utskrifter utan är bara för din egen information.
Telefon kontakt Telefonnumret till din kontaktperson hos belåningsföretaget. Uppgiften används inte på utskrifter utan är bara för din egen information.
Inköp
För attest Namnet på den person som ska attestera företagets leverantörsfakturor. Namnet visas som förslag när du registrerar en ny leverantörsfaktura.
Vår referens Namnet på den som är kontaktperson i ditt företag. Detta visas som förslag när du lägger in en ny leverantör i leverantörsregistret.
Betalningar - Påminnelse och ränta, fliken Påminnelser och ränta
Påminnelse/ränta referens Namnet på den person som är kontaktperson för påminnelser och räntor.
Bokföring, fliken Grunduppgifter
Vår referens för SIE-export Namnet på den som är kontaktperson för SIE-export.
Bokföring - Verifikationsserier, fliken Behörighet
Användare Signaturen för den/de användare som ska ha behörighet för de olika verifikationsserierna. Signaturen ska vara densamma som finns upplagd för användaren i registrret Användare.
Mina tjänster
E-postadress E-postadressen som används för de funktioner och samarbeten du har tillgång till.
Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument
E-postadress för pdf-faktura E-postadressen som dina leverantörer ska använda när de skickar sina pdf-fakturor till dig, om det är en personlig e-postadress som har angetts.
E-post vid kontakt E-postadressen som användas om du behöver bli kontaktad angående hantering av e-dokument, om det är en personlig e-postadress som har angetts.
Mina tjänster - AutoCollect
Efternamn Efternamnet på företagets kontaktperson gentemot AutoCollect.
E-post E-postadressen till företagets kontaktperson gentemot AutoCollect.
Förnamn Förnamnet på företagets kontaktperson gentemot AutoCollect.
Mobiltelefon Mobilnumret till den i företaget som ska vara kontaktperson gentemot AutoCollect.
Telefon Telefonnumret till den i företaget som ska vara kontaktperson gentemot AutoCollect.
Fältnamn Fältbeskrivning
Malleditorn - Inställningar, fliken Malldefinition
Skapad av Namnet eller signaturen på den som skapat mallen.
Rapportgenerator, fliken Definition
Skapad av Namnet på den som har skapat rapporten.
Användare
E-post Den e-postadress som används för inloggning på Spiris. Tänk på att ta bort användare som slutar på företaget. Läs mer i avsnittet Checklista för när företagets administratör på Spiris slutar.
Namn Namnet på den upplagda användaren.
Fältnamn Fältbeskrivning
Försäljning - Kundfakturor, fliken Faktura
Er referens Namnet på den kontaktperson du har hos din kund.
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Vår referens Namnet på företagets referens.
Försäljning - Faktura, fliken faktura, knappen Fördela skattereduktion
Bostadsrättsföreningens orgnr Det organisationsnummer till bostadsrättsföreningen som tjänsten för rotarbetet avser.
Om du har markerat Fakturerar husarbete/grön teknik under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.
Fastighets-/lägenhetsbeteckning Den fastighetsbeteckning eller lägenhetsbeteckning som rotarbetet avser.
Om du har markerat Fakturerar husarbete/grön teknik under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.
Namn Namnet på den person som söker skattereduktion.
Personnummer Personnumret på den person som söker skattereduktion.
Försäljning - Kundfakturor, fliken Kunduppgifter
Postadress/Postadress 2 Kundens postadress (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Säljare Namnet på säljaren. Hämtas från Referens/Attest.
Försäljning - Kunder, fliken Grunduppgifter
Mobiltelefon Kundens mobiltelefonnummer (i de fall det är en enskild firma eller privatperson). Det kan också vara referensens mobiltelefonnummer, den uppgiften hämtas från registret Kontakter.
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Organisationsnummer Kundens organisationsnummer/personnummer (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Postadress/Postadress 2 Kundens adress (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Referens Namnet på kundens referens/kontaktperson. Uppgiften hämtas från registret Kontakter.
Telefon/Telefon 2/Telefon 3 Kundens telefonnummer (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Försäljning - Kunder, fliken Fler uppgifter
Bankgiro Kundens bankgironummer (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Bostadsrättsföreningens orgnr Det organisationsnummer till bostadsrättsföreningen som tjänsten för rotarbetet avser.
Om du har markerat Fakturerar husarbete/grön teknik under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.
Fastighets-/lägenhetsbeteckning Den fastighetsbeteckning eller lägenhetsbeteckning som rotarbetet avser.
Om du har markerat Fakturerar husarbete/grön teknik under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.
PlusGiro Kundens PlusGironummer (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Försäljning - Kunder, fliken E-post per dokument
E-post Kontaktens e-postadress. Uppgiften hämtas från registret Kontakter.
Kontaktnamn Namnet på den valda kontakten. Uppgiften hämtas från registret Kontakter.
Försäljning - Kontakter och Inköp - Kontakter
E-post Kontaktpersonens e-postadress.
Mobiltelefon Kontaktpersonens mobiltelefonnummer.
Postadress/Postadress 2 Kontaktpersonens postadress.
Namn Namn på kontaktpersonen.
Telefon/Telefon 2 Kontaktpersonens telefonnummer.
Titel Kontaktpersonens titel.
Fältnamn Fältbeskrivning
Inköp - Leverantörsfakturor, fliken Faktura
Attest Namnet på personen som ska attestera fakturan.
Namn Leverantörens namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Inköp - Leverantörsfakturor, fliken Betalningar
Bankgiro Leverantörens bankgironummer (i de fall företaget är en enskild firma).
IBAN/Kontonr Leverantörens IBAN/Kontonr (i de fall företaget är en enskild firma).
PlusGiro Leverantörens PlusGironummer(i de fall företaget är en enskild firma).
Inköp - Leverantörer, fliken Lev uppgifter
Bankgiro Leverantörens bankgiro (i de fall företaget är en enskild firma).
E-post Leverantörens e-post (i de fall företaget är en enskild firma).
Er referens Namnet på kontaktperson du har hos leverantören.
Mobiltelefon Leverantörens mobiltelefonnummer (i de fall det är en enskild firma). Det kan också vara referensens mobiltelefonnummer, den uppgiften hämtas från registret Kontakter.
Namn Leverantörens namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Organisationsnummer Leverantörens organisationsnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
PlusGiro Leverantörens Plusgiro (i de fall företaget är en enskild firma).
Postadress/Postadress 2 Leverantörens adress (i de fall företaget är en enskild firma).
Telefon/Telefon 2 Leverantörens telefon (i de fall företaget är en enskild firma).
Vår referens Namnet på ditt företags referens gentemot leverantören.
Inköp - Leverantörer, fliken Utlandsbetalningar
IBAN/bankkontonummer Leverantörens IBAN/bankkontonummer (i de fall företaget är en enskild firma).

Nedanstående fält finns under Betalningar - Skattereduktion om du har markerat Fakturerar husarbete/grön teknik i företagsinställningarna.

Fältnamn Fältbeskrivning
Betalningar - Skattereduktion
Namn Namnet på den person som söker skattereduktion.
Personnummer Personnumret på den person som söker skattereduktion.
Fältnamn Fältbeskrivning
Betalningar - Ingående Kundfakturor
Er referens Namnet på kontaktperson du har hos kunden.
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Postadress/Postadress 2 Kundens adress (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Vår referens Namnet på ditt företags referens gentemot kunden.
Betalningar - Utbetalningsarkiv
Namn Leverantörens namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Postadress/Postadress 2 Leverantörens adress (i de fall företaget är en enskild firma).
Betalningar - Utbetalningar
Namn Leverantörens namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Postadress/Postadress 2 Leverantörens adress (i de fall företaget är en enskild firma).
Betalningar - Inbetalningar
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Betalningar - Återrapportering inbetalningar
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Organisationsnummer Kundens organisationsnummer (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Postadress/Postadress 2 Kundens adress (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Betalningar - AutoCollect
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Betalningar - Betalningspåminnelse
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Räntefakturering
Namn Kundens namn (i de fall kunden är en enskild firma eller privatperson).
Fältnamn Fältbeskrivning
Bokföring - Gamla journaler
Extra information Fältet kan innehålla kundens/leverantörens namn. I de fall det är en enskild firma eller privatperson så innehåller fältet personuppgifter.
Bokföring - Verifikationer
Transaktionsinfo Fältet kan innehålla kundens/leverantörens namn. I de fall det är en enskild firma eller en privatperson så innehåller fältet personuppgifter.
Verifikationstext Fältet kan innehålla kundens/leverantörens namn. I de fall det är en enskild firma eller en privatperson så innehåller fältet personuppgifter.

Beskrivning av mappar/filer som kan innehålla personuppgifter

Beskrivningen nedan gäller för version 2017.1 eller senare.

Åtkomst till mappar och filer

Det är viktigt att enbart behöriga har åtkomst till företagsmappar och till den plats där SQL-databasen ligger. Detta gäller även om du använder behörighetsfunktionen i programmet.

När programmet installeras delas mapparna ut till gruppen SPCSUsers, som innehåller alla användare i nätverket och/eller alla användare som har tillgång till datorn vid lokalt installerat program. Vill du begränsa vilka på företaget som ska ha tillgång till mapparna och databasen, gör du den enklast genom att ändra vilka användare/grupper som ingår i gruppen SPCSUsers.

Företagsuppgifter

När du installerar programmet och behåller de standardsökvägar som föreslås under installationen, kommer det finnas personuppgifter i följande mappar:

  • Företagsmappen som du hittar under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag
  • Mappen Data som du hittar under följande sökväg C:\ProgramData\Visma\Shared data\

Backuper som skapas vid uppdatering

När du uppdaterar företaget till en ny programversion skapar programmet automatiskt två backup-filer. En säkerhetskopia (ZIP-fil) av företaget som innehåller de filer/mappar som finns under företagsmappen och en BAK-fil som innehåller själva företagsdatabasen. Om du har installerat Visma Administration XSQL (installation utan SQL Server) eller om du uppdaterar ditt program via Visma Byråstöd eller Byråstöd så skapas inte dessa två filer.

ZIP-filen sparas på följande sökväg: C:\ProgramData\Företag\*företagsnamn*.

BAK-filen sparas i mappen Backup som du hittar under följande sökväg: C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

Backup som skapas vid rensning

När du väljer Arkiv - Registervård/Rensning - Rensa dokument skapar programmet automatiskt en backup-fil som innehåller själva företagsdatabasen. BAK-filen sparas i mappen Backup som du hittar under följande sökväg ProgramData\Visma\Shared data\.

Om du har installerat Visma Administration XSQL (installation utan SQL Server) eller om du uppdaterar ditt program via Visma Byråstöd eller Byråstöd så skapas inte denna fil.

Backuper som skapas vid radering av företag

När ett företag raderas under Arkiv - Företagsunderhåll - Radera företag skapar programmet automatiskt två backup-filer. En säkerhetskopia (ZIP-fil) av företaget som innehåller de filer/mappar som finns under företagsmappen och en BAK-fil som innehåller själva företagsdatabasen.

ZIP-filen sparas på följande sökväg: C:\ProgramData\Företag\*företagsnamn*.

BAK-filen sparas i mappen Backup som du hittar under följande sökväg: C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

Backuper som skapas vid uppdatering av SQL Server Express

Flera av programmen från Spiris använder SQL Server Express som databashanterare. Databaserna lagras på en gemensam plats under C:\ProgramData\Visma\Shared data. När något av programmen beslutar att uppdatera till en nyare version av SQL Server Express tas en backup på alla SQL-databaser för dina Spiris-program. Backup-filerna sparas på följande sökväg: C:\ProgramData\Visma database backup.

Mappar utanför företagsmappen som programmet föreslår att spara till

Det kan finnas personuppgifter på ställen där programmet föreslår att spara till andra mappar än företagsmappen, till exempel för betalfiler, säkerhetskopior och utskrifter. Har du ändrat sökvägen när du sparar den typen av filer får du kontrollera de mapparna istället.

  • C:\SPCSFiler (säkerhetskopior, betalfiler m m).
  • C:\SIE (sie-filer).
    Startas Visma Administration 500 från Visma Byråstöd kommer mappen SIE-lager att föreslås som mapp för att spara sie-filer. Mappen SIE-lager ligger i kundens företagsmapp.
  • Mappen döpt med organisationsnummer skapas under C:\Användare\*användarnamn*\Documents\SPCS\SPCS Administration för respektive användare. Det är denna mapp som föreslås när utskrifter ska sparas till fil respektive pdf. Sökvägen kan ändras vid utskrift. Det är varje användares ansvar att se till att de inte har sparat information här som inte längre ska finnas kvar.
  • Skapar du OSS-filer till Skatteverket sparas de under C:\Users\*användarnamn*\Documents\SPCS\SPCS Administration\ORGNR om du inte själv ändrat sökväg.

Mappar utanför företagsmappen som programmet föreslår att hämta uppgifter ifrån

De ställen som programmet föreslår att hämta uppgifter ifrån vid integration eller vid hämtning av till exempel återrapporteringsfiler (utanför företagsmappen) är följande:

  • C:\SPCSFiler(säkerhetskopior, betalfiler m m).
  • C:\SIE (sie-filer).
  • C:\Users\Public\Documents\SPCS\TID\ORGNR (underlag från Visma Tid).
  • Hämtade filer (underlag från Lön/Pro och Tid & Projektplanering, underlag raderas efter inläsning).

Sedan 2017.1 ligger inte längre själva företagsdatabasen i mappen för företaget under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamn*. Det finns dock andra uppgifter i företagsmappen som sparas/föreslås så det kan vara bra att ha rätt behörighet satt på den mappen och innehållet i mappen.

Mapp/fil Innehåll
FTG.INI Innehåller hänvisning till vad företagsinstansen heter, vanligtvis (Local)\VISMA och namnet på databasen.
Här finns också info om hur användarbehörigheten ska fungera. Därför är det viktigt att bara behöriga i företaget har tillgång till företagsmappen.
ftgsokvag.ini Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows.
SQLUpdate.txt Innehåller en logg över raderade dubblettposter som fanns vid konverteringen från Codebase-databasen till SQL-databasen.
Upgrade.log Logg av händelser vid uppgradering av företagsdatabasen mellan versioner.
xBackUp Mappen innehåller den säkerhetskopia som programmet gör automatiskt vid till exempel uppdatering till ny programversion.

Mappen kan också innehålla en zip-fil om du har uppdaterat från en senare version än den som företaget sist var öppnat i. Zip-filen innehåller det som finns i själva mappen. Företagets databas finns som en zip-fil där du har sagt att SQL-versionen av programmet ska spara backuper. Mappen Backup är förvald och du hittar den under följande sökväg: C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

Om företaget tidigare har varit öppnat i version 2017.0 eller tidigare finns även mappen DBF_YYYYMMDDTHHMMSS som innehåller företagets DBF-filer (själva databasen som den var innan uppdatering till SQL).
Bilder I den här mappen sparas de filer som du lägger in som bilder i artikelregistret.
AUTOINVOICE_BILAGOR Mappen innehåller pdf-filen för fakturan/ordern som har lästs in samt eventuellt tillhörande bifogade dokument (de bifogade dokumenten har tillägg _1 etc på filen).
SPCSXML_EXPARKIV Mappen innehåller arkiv-filer för skickade xml-filer för de e-fakturor/e-order du har skickat.
SPCSXML_IMP Mappen innehåller xml-filer som är hämtade via kommandot Läs in e-fakturor/Läs in e-order, men som ännu inte är inlästa i programmet så att det har skapats fakturor/order i programmet.
SPCSXML_IMPARKIV Mappen innehåller arkiv-filer för inlästa xml-filer för de fakturor/order du läst in via Digitala fakturor och dokument.
SPCSXML_IMPARKIV_FEL Mappen innehåller xml-filer som av olika anledningar inte har kunnat läsas in, till exempel om det är felaktiga filer
Gamla filer Om du har uppdaterat företaget från 2017.0 eller tidigare, och det då till exempel har funnits gamla dbf-filer som inte längre används av programmet, kan dessa ligga kvar i mappen Gamla filer.
SPCS_LEVBET Inlästa återrapporteringsfiler för utbetalningar sparas i denna arkivmapp efter att man har läst in filen. Filen döps till filnamnet innan inläsning med tillägget YYYY_MM_DD framför.

Skulle det redan finnas en fil med samma namn går det inte att flytta den och du får ett meddelande om att det inte har gjorts.
Egen Om du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Mallar har valt Egen kopia för något dokument och har utskriftsvalet Pdf under Inställningar för egen kopia, sparas pdf-filer i denna mapp när du skriver ut dokumentet. Detta sker under förutsättning att du inte har ändrat sökvägen.
eSKD Om du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Moms har markerat Skapa automatiskt en momsfil för elektronisk skattedeklaration (eSKD) vid utskrift av momsrapport, sparas eSKD-filen i den här mappen. Detta sker under förutsättning att du inte har ändrat sökvägen.
LocalAdkLogg.txt Den här mappen förekommer endast om du integrerar programmet med något annat program via API-funktionen samt om du har aktiverat Lokal loggning: loggning av vissa anrop. Kan innehålla personuppgifter.
SPCS_KUNDBET Inlästa återrapporteringsfiler för inbetalningar sparas i den här arkivmappen efter att du har läst in filen. Filen döps till YYYY_MM_DD plus filnamnet den hade innan inläsning.
MOSC_TMP Ett underlag som är scannat via Spiris Scanner sparas i den här mappen.
KIVRA_EXPARKIV När du skickar ett dokument via Kivra sparas det i mappen KIVRA_EXPARKIV.
BD_DOK

När du säljer en faktura direkt från programmet via Betalt Direkt så sparas både ett kvitto och en kopia på kundens faktura. Dessa sparas i mappen BD_DOK.
spcsadm.log Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration.
SpcsAdm.ini Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration.
SafLog.skv Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows. Det skapas en logg för varje tillfälle företaget öppnas. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma Filer. Arbetar du i nätverk hittar du mappen Gemensamma filer på serverdatorn.
APIAdkLogg.txt

Filen innehåller loggar som skapas när du använder en integration som i sin tur använder Visma Administrations API. Filen kan innehålla personuppgifter. Du hittar filen under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma Filer. Arbetar du i nätverk hittar du mappen Gemensamma filer på serverdatorn.
Admin.log Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows. Du hittar filen under C:\Users\*användarnamn*\AppData\Local\Temp.
VismaAssist Visma Administration YYYY-MM-DD.log Filen kan innehålla personuppgifter i form av användarinformation från Windows. Du hittar filen under C:\Users\*användarnamn*\AppData\Local\Temp.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Visma Administration 500 är lokalt installerat. Det innebär att du har all information sparad lokalt på din dator eller på din server. Därför behövs inget biträdesavtal mellan dig och Spiris.

Om du använder andra funktioner, till exempel Digitala fakturor och dokument, AutoCollect eller Anställd finns det i avtalet för de dessa ett biträdesavtal. Detta eftersom Spiris behandlar personuppgifter för din räkning.

Relaterade avsnitt

Dataskyddsförordningen - GDPR

Kan jag rensa i mitt kundregister/leverantörsregister och kontaktregister?

Arbeta smartare

Boka kurs för att lära dig Visma Administration

Momsdeklaration – datum för moms och andra skatter

Filmer

Se alla filmer om Visma Administration 500

Supportforum

Upptäck Spiris - Prova gratis!

Sökord: Datainspektionen