Skapa rapport

Detta dokument är en beskrivning för hur du skapar en rapport i Visma Analys.

  1. För att skapa en rapport väljer du Arbeta med - Ekonomisk analys - Rapporter.
  2. Placera markören på önskad plats i trädet till vänster och klicka på Ny.

    3. Dialogrutan Ny rapport visas.

  3. Ange ett namn för rapporten och klicka på OK.

Det namn du anger här föreslås som rapportens rubrik. Du har möjlighet att ändra rubriken när du definierar rapporten.

Om du ska använda rapporten till flera kunder är det lämpligt att basera den på baskontoplanen. Då behöver du inte anpassa rapporten om kunderna har olika kontoplaner.

  1. Fliken Allmänt innehåller generella inställningar för rapporten såsom pappersorientering, liggande eller stående utskrift, visning av kontosaldon, sidhuvud och kontoplan i rapport. Ange önskade inställningar.
  2. Klicka på fliken Definition. På denna flik definieras de rader och kolumner som rapporten ska innehålla.

  3. Klicka på den rad som du vill arbeta med, den rad som är aktiv markeras med en ram.
  4. Klicka på … till höger om fältet Referens.

Dialogrutan Redigera rad nr: öppnas.

Det finns olika radtyper att välja mellan såsom Rubrik, Linje, Variabel, Nyckeltal, Kontosumma och Radsumma. Dialogrutan växlar utseende beroende på vilken radtyp du väljer.

  1. Om du inte vill visa rubriker, linjer eller tomrader när det inte finns några saldon på underliggande konton, låter du markeringen för Visa endast om efterföljande rader har värden vara kvar.

Rubrik använder du om du vill göra en rubrik eller tomrad i rapporten.

Linje väljer du för att få en avgränsande linje mellan raderna i rapporten.

Variabel använder du om du vill visa de variabler som finns på raderna . Med listpilen till höger om fältet Variabelnamn tar du dig till variabelträdet och väljer den variabel som ska finnas med i rapporten.

  1. Du kan välja om radtexten för variabeln ska vara variabelns beteckning eller en egen text. Om variabeln är definierad med kontonummer väljer du om dessa konton ska visas i rapporten eller om du endast vill visa variabelsumman i fältet Visa. Du har även möjlighet att med fältet Jämförelserad visa en kolumn med procentuell fördelning mellan olika variabler i förhållande till en summa. Det gör du genom att ange vilken rad du jämför variabeln med.
  2. På samma sätt som för variablerna kan du ange att du vill visa ett nyckeltal, ett antal konton eller en summering av rader i rapporten. Välj någon av radtyperna Nyckeltal, Kontosumma eller Radsumma.

Vilken kontoplan som visas när du väljer konton beror på vilken inställning du har på fliken Allmänt, BAS-konton eller Kundkonton.

Den här radtypen använder du för att lägga till rubriker och mellanrubriker i din rapport.

Du skriver in rubrikens text vid Radtext, och väljer därefter teckensnitt för rubriken i listrutan till höger. När du väljer teckensnitt visas ett exempel på teckensnittet i rutan Teckensnitt. Teckensnittens utseende definierar du under Arkiv - Rapportinställningar.

Om du vill att rubriken alltid ska ligga överst på sidan, markerar du rutan Ny sida.

Om rutan Visa endast om efterföljande rader har värden är markerad, kommer rubriken endast att skrivas ut om underliggande rader har värden som är skilda från noll. Det gör att rubriken inte kommer med i rapporten om den saknar underliggande rader.

Om du vill ha en avgränsningslinje mellan raderna i rapporten väljer du Linje i listrutan Radtyp.

Du får då möjlighet att välja utseende och storlek på linjen. Det gör du i listrutan Storlek. Om rutan Visa endast om efterföljande rader har värden är markerad, kommer raden endast att skrivas ut om underliggande rader har värden som är skilda från noll.

Den här radtypen använder du för att hämta en variabel från programdelen Balans- & resultaträkning.

Rutan Teckenvändning använder du om du vill att variabeln ska visas med annat tecken än den gör i programdelen Balans- & resultaträkning.

Du hämtar en variabel genom att klicka på listpilen till höger om rutan Variabelnamn. Då visas dialogrutan Välj variabel.

Här visas alla de variabler som finns definierade under programdelen Balans- och resultaträkning. Du expanderar trädet genom att klicka på plustecknet till vänster om den mapp du vill öppna. Expandera trädet till dess att du hittar den variabel du vill använda. I rutan Sök kan du också söka efter variabeln.

Markera variabeln och klicka på OK.

Variabelns namn klistras in i rutan Variabelnamn. Kan du variabelnamnet kan du skriva in det direkt i rutan istället för att använda listpilen och bläddra fram det.

Nästa steg är att välja teckensnitt för variabeln i listrutan till höger. När du väljer teckensnitt visas ett exempel på teckensnittet i rutan Teckensnitt. Teckensnittens utseende definierar du under Arkiv - Rapportinställningar.

Därefter väljer du i grupprutan Radtext om beteckningen i variabelträdet ska användas i rapporten eller om du vill skriva in en egen beteckning i rutan Egen text.

I listrutan Visa anger du vad som ska skrivas ut. Du kan skriva ut endast variabeln, och får då en rad i rapporten som innehåller summan av de konton eller andra variabeldefinitioner. Du kan också välja att visa de konton variabeln består av. Du får då en summering av dina konton i variabelträdet. En rad i rapportdefinitionen kan i den slutliga rapporten motsvaras av flera. I rapportdefinitionen kan du se vilken radtyp som du valt för variabeln:

Om du vill göra en procentuell jämförelse mellan aktuell rad och någon annan rad i rapporten använder du listrutan Jämförelserad. Du kanske vill göra en kolumn där du visar procentuella fördelningen av alla kostnader.

Du kan endast jämföra rader som finns definierade i rapporten.

När du klickar på listpilen vid Jämförelserad visas dialogrutan Välj rapportrad.

I denna dialogruta visas de rader som finns definierade i rapporten. På varje rad du vill jämföra mot ett visst värde, väljer du den rad som innehåller detta värde som jämförelserad och klickar på OK. För att du ska få något resultat måste du också lägga till en kolumn med typen Jämför rader, se Definiera rapportkolumner.

Den här radtypen använder du för att hämta ett nyckeltal.

Du hämtar ett nyckeltal genom att klicka på listpilen till höger om rutan Nyckeltalsnamn. Då visas dialogrutan Välj nyckeltal.

Här visas alla de nyckeltal som finns definierade under Nyckeltal. Du expanderar trädet genom att klicka på plustecknet till vänster om den mapp du vill öppna. Expandera trädet till dess att du hittar det nyckeltal du vill använda. I rutan Sök kan du också söka efter nyckeltalet.

Markera nyckeltalet och klicka på OK.

Nästa steg är att välja teckensnitt för nyckeltalet i listrutan till höger. När du väljer teckensnitt visas ett exempel på teckensnittet i rutan Teckensnitt. Teckensnittens utseende definierar du under Arkiv - Rapportinställningar.

Därefter väljer du i grupprutan Radtext om den beteckning nyckeltalet har i nyckeltalsträdet ska användas i rapporten eller om du vill skriva in en egen beteckning i rutan Egen text.

I listrutan Visa anger du vad som ska skrivas ut. Du kan antingen skriva ut endast nyckeltalet eller nyckeltalet och dess definition.

Den här radtypen använder du för att skapa en rad som summerar de konton du anger.

Rutan Teckenvändning använder du om du vill byta tecken vid presentation av variabeln i rapporten.

Om du vill att konton som har negativa värden i variabeldelen ska visas som positiva i rapporten väljer du att markera rutan Teckenvändning.

I grupprutan Kontosumma anger du de konton som du vill ska summeras. Du kan skriva in dem direkt eller så kan du använda kontoväljaren genom att klicka på listpilen. Om du valt att använda kontoväljaren visas dialogrutan Välj konton.

Vilken kontoplan som visas när du väljer kontoväljaren beror på vilke kontoplan (kundkonton eller baskonton) du valt att arbeta med på fliken Allmänt.

Du kan markera enstaka konton genom att hålla ned Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar på de konton du vill ha med. Du markerar ett intervall genom att hålla ned Shift-tangenten samtidigt som du klickar på första och därefter sista kontot i intervallet. Du ser vilka konton som är valda på raden nedanför kontoförteckningen.

Nästa steg är att välja teckensnitt för kontosumman i listrutan till höger. När du väljer teckensnitt visas ett exempel på teckensnittet i rutan Teckensnitt. Teckensnittens utseende definierar du under Arkiv - Rapportinställningar.

I listrutan Visa anger du vad som ska skrivas ut. Du kan antingen skriva ut endast kontosumman, och får då en rad i rapporten som innehåller summan av de konton du angett, eller välja att visa alla konton du valt, d.v.s. en rad i rapportdefinitionen kan i den slutliga rapporten motsvaras av flera. Det går även att välja kombinationen Kontosumma och konton. Du får då en summering av dina konton under kontoförteckningen.

I rapportdefinitionen kan du se vilken radtyp som du valt för kontosumman:

Därefter anger du i grupprutan Radtext för kontosumma en lämplig rubrik för de konton du valt att visa.

Om du vill göra en procentuell jämförelse mellan aktuell rad (kontosumman) och någon annan rad i rapporten använder du listrutan Jämförelserad. När du klickar på listpilen visas en dialogruta med samtliga rader som finns definierade i rapporten.

Markera den rad du vill göra den procentuella jämförelsen mot och klicka på OK.

För att du ska få något resultat måste du också lägga till en kolumn med typen Jämför rader.

Den här radtypen använder du för att summera valda rapportrader.

I grupprutan Rader som skall summeras anger du de rader som du vill summera. Du kan skriva in dem direkt eller använda radväljaren genom att klicka på listpilen.

Om du väljer att använda radväljaren visas dialogrutan Välj rapportrad.

Du kan markera enstaka rapportrader genom att hålla ner Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar på de olika raderna. Du markerar ett intervall genom att hålla ner Shift-tangenten samtidigt som du klickar på första och därefter sista raden i intervallet. Vilka rapportrader som är valda visas längst ner i radväljaren. Det är endast de rader som innehåller siffror som visas här, d.v.s. rader med rubriker och linjer sorteras automatiskt bort.

Nästa steg är att välja teckensnitt för radsumman i listrutan till höger. När du väljer teckensnitt visas ett exempel på teckensnittet i rutan Teckensnitt. Teckensnittens utseende definierar du under Arkiv - Rapportinställningar.

Därefter anger du i grupprutan Radtext en lämplig beteckning på de rader du valt att summera.

Om du vill göra en procentuell jämförelse mellan aktuell rad (radsumman) och någon annan rad i rapporten använder du listrutan Jämförelserad. När du klickar på listpilen visas en dialogruta med samtliga rader som finns definierade i rapporten.

Markera den rad du vill göra den procentuella jämförelsen mot och klicka på OK.

För att du ska få något resultat måste du också lägga till en kolumn med typen Jämför rader, se Definiera rapportrader.

Gör så här för att ange vilket innehåll kolumnen ska ha:

  1. Klicka på den kolumn du vill arbeta med.

Kolumnen aktiveras nu. Denna markeras med en gröngul ram.

  1. Klicka på bläddraknappen till höger om första kolumnen.

Nu visas dialogrutan Redigera kolumn nr: där du definierar kolumninnehållet.

Dialogrutan växlar utseende beroende på vilken kolumntyp du väljer. Du kan välja mellan fyra olika typer av kolumner. Nedan beskrivs varje kolumntyp för sig.

Den här kolumntypen använder du för att få in siffror till rapporten. I grupprutan Hämta värden från anger du för vilken period resultatet ska skrivas ut. Det slutår och den slutmånad du anger här ska ses i förhållande till det slutår och den slutmånad som du anger när du kör rapporten.

  1. När du angivit år som kolumnen ska skrivas ut för, i förhållande till det slutår som anges vid körning av rapporten, ska du ange vilken period kolumnen ska visa. Det gör du i listrutan Period för kolumnen. En kolumn kan som minst visa värdet för en månad, och som mest värdet för 18 månader. Programmet arbetar i grundinställningen med räkenskapsåret. Du kan välja att skapa en rapport med kolumner för hela räkenskapsåret, halvår, tertial, kvartal eller månad. Om du valt en period som är kortare än ett år, får du möjlighet att välja mellan t.ex. första eller andra halvåret.
  2. Vill du skapa en rullande rapport, d.v.s. rapporten kan löpa oberoende av räkenskapsår, väljer du Avancerat i listrutan Period för kolumnen. Dialogrutan ändrar då utseende och du får möjlighet att göra flera val, t.ex. antal månader som kolumnen ska omfatta, samt slutmånad för kolumnen. Om du vill se hur en löpande rapport ser ut kan du köra rapporten Resultatrapport - 12 mån rullande med diagram som ligger i rapportbiblioteket.
  3. När du valt Avancerat väljer du antalet månader som kolumnen ska omfatta, samt slutmånad för kolumnen.
  4. Därefter väljer du i listrutan Typ av värde, vad som ska skrivas ut i kolumnen. Du kan välja mellan Periodvärde, Ingående balans, Ingående saldo, Periodsaldo, Ackumulerat saldo, Ackumulerat saldo från projektets start och Periodsaldo/antal perioder. Tabellen på nästa sida visar vad som kommer att skrivas ut i rapporten beroende på vad du valt i listrutan Typ av värde.
  5. I listrutan Datatyp väljer du varifrån värdena ska hämtas. Du kan välja mellan Utfall, Fastställd budget, Fastställd prognos och Fastställd simulering.

Tänk på att om du väljer Utfall är det informationen från den inlästa SIE-filen som visas när du kör rapporten, inte dagsläget från redovisningen. Om du vill ha aktuella data måste du exportera en SIE-fil från redovisningsprogrammet, och därefter importera den till Visma Analys.

Då du kör en rapport kan den antingen köras ut för hela företaget eller för en resultatenhet. Om du angivit en resultatenhet för en rapportkolumn kommer denna kolumn att innehålla denna resultatenhet oavsett vad du väljer då du kör rapporten. Detta kan vara användbart t ex om du vill kunna köra ut en rapport där du alltid gör en jämförelse med en viss resultatenhet.

  1. Genom att klicka på listknappen Resultatenhet och därefter välja en resultatenhet i dialogrutan som visas så "låser" du kolumnen till vald resultatenhet. Lämnar du rutan tom kommer kolumnen att skrivas ut för hela företaget eller för det projekt eller den resultatenhet du anger då du kör rapporten. Du kan endast välja mellan de resultatenheter eller projekt som fanns med i SIE-filen vid inläsningen.

I grupprutan Rubrik för kolumnen anger du rubriken till kolumnen. Om du klickar på listknappen till höger om rutan för rubriken visas dialogrutan Kolumnrubrik.

  1. Skriv in din rubriktext. Rubriktexten kan bestå av flera rader. Du byter rad på vanligt sätt genom att trycka på Enter-tangenten. Vill du lägga till kolumnens startår, slutår, startmånad, slutmånad, datatyp, resultatenhet eller räkensskapsår i kolumnrubriken, gör du det genom att klicka på motsvarande knapp i dialogrutan. Texten %Kolumnens slutår% kommer då att ersättas av det slutår som angivits då rapporten skrivs ut.
  2. Till sist ska du ange i vilken enhet värdena i kolumnen ska skrivas ut. Det gör du i grupprutan Visning. Du kan välja mellan Kronor, Kronor och ören, Tusental och Miljoner. Du har också möjlighet att ange antalet decimaler som ska visas. Valet för decimaler gäller när du arbetar med belopp i tusental och miljoner samt med nyckeltal. Väljer du Kronor eller Kronor och ören som enhet påverkas inte dessa belopp av antalet decimaler du väljer. Enhetsvalet påverkar inte hur nyckeltalsvärdena visas.

Den här kolumntypen använder du för att jämföra utfallet mellan två olika perioder. När du väljer kolumntypen Jämför kolumner ändrar dialogrutan utseende.

  1. Du börjar med att ange vilken kolumn (A) du vill jämföra. Det gör du genom att klicka på listpilen och markera önskad kolumn i dialogrutan Välj kolumn.

I dialogrutan visas information om vilken period som skrivs ut i de olika kolumnerna.

  1. Därefter ska du ange mot vilken period (B) jämförelsen ska göras. Det gör du i grupprutan …med värden som hämtas från. Här anger du från vilket år jämförelsekolumnens data ska hämtas. Det år och den månad du anger här ses i förhållande till det slutår och den slutmånad som du anger när du kör rapporten. Du kan här välja föregående periods värde i förhållande till ditt val under Jämför värden från kolumn (A). Jämförelsen kommer att göras som kolumn A-B (om du valt att presentera resultatet i kronor) och som (A-B/B)*100 (om du valt att presentera resultatet i procent).
  2. När du angivit år och månad som kolumnen ska skrivas ut för, i förhållande till det slutår som anges vid körning av rapporten, ska du ange vilken period kolumnen ska innehålla. Det gör du i listrutan Period för kolumnen. En kolumn som kan minst visa värdet för en månad och som mest för 18 månader. Programmet arbetar i grundinställningen med räkenskapsåret. Du kan välja att skapa en rapport med kolumner för hela räkenskapsåret, halvår, tertial, kvartal eller månad. Om du valt en period som är kortare än ett år får du möjlighet att välja mellan t.ex. första eller andra halvåret.
  3. Vill du skapa en rullande rapport, d.v.s. rapporten kan löpa oberoende av räkenskapsår, väljer du Avancerat i listrutan. Dialogrutan ändrar då utseende och du får möjlighet att göra flera val, t.ex. antalet månader som kolumnen ska omfatta, samt slutmånad för kolumnen.

Vid jämförelsekolumn bör kolumnerna ha samma tidsomfång, d.v.s. omfatta samma antal månader. Kolumnerna kan dock gälla för olika år.

  1. Därefter väljer du i listrutan Typ av värden vad som ska skrivas ut i kolumnen. Du kan välja mellan Periodvärde, Ingående balans, Ingående saldo, Periodsaldo, Utgående saldo, Ackumulerat saldo, Ackumulerat saldo från projektets start och Periodsaldo/antal perioder.

I listrutan Datatyp väljer du varifrån värdena ska hämtas. Du kan välja mellan Utfall, Fastställd budget, Fastställd prognos och Fastställd simulering.

Tänk på att om du väljer Utfall är det informationen från den inlästa SIE-filen som visas när du kör rapporten, inte dagsläget från redovisningen. Om du vill ha aktuella data, måste du exportera en SIE-fil från redovisningsprogrammet, och därefter importera den till Visma Analys.

Då du kör en rapport kan den antingen köras ut för hela företaget eller för en resultatenhet. Om du angett en resultatenhet för en rapportkolumn kommer denna kolumn att innehålla denna resultatenhet oavsett vad du väljer då du kör rapporten. Detta kan vara användbart t ex om du vill kunna köra ut en rapport där du alltid gör t ex en jämförelse med en viss resultatenhet.

Genom att klicka på listknappen Resultatenhet och därefter välja en resultatenhet i dialogrutan som visas så "låser" du kolumnen till vald resultatenhet. Lämnar du rutan tom kommer kolumnen att skrivas ut för hela företaget eller för det projekt eller den resultatenhet du anger då du kör rapporten. Du kan endast välja mellan de resultatenheter eller projekt som fanns med i SIE-filen vid inläsningen.

    Obs!

    Du bör ange samma typ av värde, datatyp och resultatenhet när du gör jämförelser mellan kolumner.
  1. I grupprutan Rubrik för kolumnen anger du rubriken till kolumnen på samma sätt som för en kolumn som innehåller värden.
  2. Till sist ska du ange i vilken enhet värdena i kolumnen ska skrivas ut. Det gör du i grupprutan Visning. Du kan välja mellan Kronor, Kronor och ören, Tusental och Miljoner. Du har också möjlighet att ange antalet decimaler som ska visas. Valet för decimaler gäller när du arbetar med belopp i tusental och miljoner, samt med nyckeltal. Väljer du Kronor eller Kronor och ören som enhet påverkas inte dessa belopp av det antal decimaler du väljer. Enhetsvalet påverkar inte hur nyckeltalsvärdena visas.

 

    Den här kolumntypen använder du för att jämföra olika raders förhållande till varandra. För att du ska kunna använda denna kolumntyp, måste du ha definierat jämförelserader på de rader i rapporten där du vill se det procentuella förhållandet till jämförelserader. När du väljer kolumntypen Jämför rader ändrar dialogrutan utseende.

  1. I grupprutan Hämta värden från anger du slutår och slutmånad för rapporten. I kolumndefinitionen för varje kolumn anger du om slutåret ska användas, eller det antal år som ska dras ifrån slutåret. Detsamma gäller för månaden. Om du väljer att skriva ut rapporten med slutår 2005 och i kolumndefinitionen angett Två år före det som anges, kommer kolumnen att skrivas ut med värden från år 2003.
  2. När du angivit år och månad som kolumnen ska skrivas ut för i förhållande till det slutår som anges vid körning av rapporten, ska du ange vilken period kolumnen ska innehålla. Det gör du i listrutan Period för kolumnen. En kolumn kan som minst visa värdet för en månad och som mest värdet för 18 månader. Programmet arbetar normalt med räkenskapsår. Du kan välja att skapa en rapport med kolumner för hela räkenskapsåret, halvår, tertial, kvartal eller månad. Om du valt en period som är kortare än ett år får du möjlighet att välja mellan det första eller andra halvåret.

Vid jämförelserad bör samma tidsomfång användas, d.v.s. omfatta samma antal månader. Kolumnerna kan dock gälla för olika år.

  1. Vill du skapa en rullande rapport, d.v.s. rapporten kan löpa oberoende av räkenskapsår, väljer du Avancerat i listrutan. Dialogrutan ändrar då utseende och du får möjlighet att göra flera val, t.ex. antalet månader som kolumnen ska omfatta samt slutmånad för kolumnen.
  2. Därefter väljer du i listrutan Typ av värde vad som ska skrivas ut i kolumnen. Du kan välja mellan Periodvärde, Ingående balans, Ingående saldo, Periodsaldo, Ackumulerat saldo, Ackumulerat saldo från projektets start och Periodsaldo/antal perioder. Tabellen i handboken visar vad som kommer att skrivas ut i rapporten beroende på vad du valt i listrutan Typ av värde.
  3. I listrutan Datatyp väljer du varifrån värdena ska hämtas. Du kan välja mellan Utfall, Fastställd budget, Fastställd prognos och Fastställd simulering.

Tänk på att om du väljer Utfall är det informationen från den inlästa SIE-filen som visas när du kör rapporten, inte dagsläget från redovisningen. Om du vill ha aktuella data, måste du exportera en SIE-fil från redovisningsprogrammet, och därefter importera den till Visma Analys.

Då du kör en rapport kan den antingen köras ut för hela företaget eller för en resultatenhet.

Om du angivit en resultatenhet för en rapportkolumn kommer denna kolumn att innehålla denna resultatenhet oavsett vad du väljer då du kör rapporten. Detta kan vara användbart t.ex. om du vill kunna köra ut en rapport där du alltid gör t ex en jämförelse med en viss resultatenhet.

  1. Genom att klicka på listknappen Resultatenhet och därefter välja en resultatenhet i dialogrutan som visas så "låser" du kolumnen till vald resultatenhet. Lämnar du rutan tom kommer kolumnen att skrivas ut för hela företaget eller för det projekt eller den resultatenhet du anger då du kör rapporten. Du kan endast välja mellan de resultatenheter eller projekt som fanns med i SIE-filen vid inläsningen. I grupprutan Rubrik för kolumnen anger du rubriken till kolumnen på samma sätt som för en kolumn som innehåller värden.
  2. Väljer du kolumntypen Jämför rader skrivs resultatet alltid ut i procent.
  3. Till sist ska du ange antalet decimaler som ska skrivas ut.

    Den här kolumntypen använder du för att skriva ut de referensvärden som du angivit vid nyckeltalsdefinitionerna.

  1. I grupprutan Rubrik för kolumnen anger du rubriken till kolumnen på samma sätt som för en kolumn som innehåller värden.