GDPR i Visma Anläggningsregister

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Nedan visas vad du kan göra i ditt program för att tillmötesgå kraven för GDPR.

Ta bort registrerade personuppgifter

När syftet med att lagra data om en individ har upphört att gälla, kan individen begära att lagringen av data ska återkallas, dvs att du ska kunna radera den information som finns om individen alternativt avidentifiera den. Detta förutsätter naturligtvis att bokföringslagen fortfarande tillämpas, dvs att endast bokföringsunderlag äldre än 7 år får raderas.

I Visma Anläggningsregister går det inte att radera leverantörer som är upplockade på en tillgång. Du får då istället avidentifiera dem.

Avidentifiering

För att avidentifiera leverantörer raderar du alla fält som inte är obligatoriska. För en leverantör är endast leverantörsnummer obligatoriskt.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

I Visma Anläggningsregister kan det finnas personuppgifter i leverantörsregistret, t ex om leverantören är en enskild firma.

Nedan finns en beskrivning av fält som innehåller personuppgifter i Visma Anläggningsregister.

Leverantörsregister

Utöver nedan nämnda fördefinierade fält kan det förekomma personuppgifter i fält där innehållet definieras av dig själv, t ex fält för anteckningar.

Fältnamn	Fältbeskrivning
Leverantörsnr	Unikt leverantörsnummer.
Namn	Leverantörens namn.
Organisationsnr	Leverantörens organisationsnummer.
Er referens	Namn på en kontaktperson hos leverantören.
Postadress 1	Leverantörens adress.
Postadress 2	Ytterligare fält för leverantörens adress.
Besöksadress	Leverantörens besöksadress.
Postnr/Ort	Postnummer och ort för leverantören.
Land	Land för leverantören.
Telefon 1	Telefonnummer till leverantören.
Telefon 2	Ytterligare ett telefonnummer till leverantören.
Faxnummer	Faxnummer till leverantören.
E-post	E-postadress till leverantören.
WWW	Leverantörens www-adress.

Uppgifterna sparas i företagsfilen (*.anl). Standardsökvägen är C:\ProgramData\SPCS\SPCS Anläggningsregister\Företag.

Om programmet startas via Visma Byråstöd eller Visma Advisor Connect sparas företagsfilen på annan plats. Mer information om detta finns i respektive programhjälp.

Varianter av data som skapas av ditt program är också vanligt förekommande:

• Direkta säkerhetskopior, dvs av databaser där man sparat materialet på särskild plats.
• Indirekta säkerhetskopior, t ex filer som lagrats i en molntjänst (t ex DropBox eller Google Drive). Här har du i princip ingen som helst kontroll över vilken spridning av data som förekommer, vare sig för data i drift eller för data som leverantören av lagringstjänsten har säkerhetskopierat.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Biträdesavtal mellan Spiris och dig som kund

Visma Anläggningsregister är lokalt installerat. Det innebär att du har all information sparad lokalt på din dator eller på din server. Därför behövs inget biträdesavtal mellan dig och Spiris.

Om du använder andra funktioner, till exempel Digitala fakturor & dokument, AutoCollect eller Anställd finns det i avtalet för de dessa ett biträdesavtal. Detta eftersom Spiris behandlar personuppgifter för din räkning.