Överföring till och från redovisningsbyrå

I Visma Bokföring kan du föra över information till och från byrån med hjälp av att exportera bokföringsdata och importera verifikationer.

För att det ska fungera måste du lägga upp en verifikationsserie som är reserverad för detta ändamål, dvs du ska inte själv registrera i den serien. Om du gör enligt denna instruktion kan du skapa nya verifikationer även då din byrå eller redovisningsbyrå håller på att arbeta med din bokföring.

Lägg upp ny verifikationsserie

Du lägger enbart upp en ny verifikationsserie för byrån en gång per företag.
  1. Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsuppgifter - Bokföring.
  2. Markera för verifikationsserie och klicka på Stäng.
  3. Gå till Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsuppgifter - Verifikationsserier.

  4. Vid verifikationsserier kan du välja vilka serier du vill använda. Verifikationsserie A är alltid för inställt och här väljer du om du vill använda fler serier. Du kan använda A-Z. Om du vill använda mer än en serie måste du markera dem som aktiva.
  5. Välj serien som du vill markera som aktiv. Om du ska lägga upp en serie till byrån kan du exempelvis välja Z. Klicka på Ändra (Alt+Ä).
  6. Skriv en förklaring till vad serien ska användas till i kolumnen Text, exempelvis Redovisningsbyrå. Sätt en markering i rutan Aktiv.
  7. Nu måste du reservera verifikationsserien för byrån och det gör du under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsuppgifter - Redovisningsbyrå. Serien som reserveras för byrån ska inte användas vid daglig verifikationsregistrering utan endast verifikationer från byrån.

  8. Markera Reservera en serie för redovisningsbyrå och välj serie, t ex Z.

    9. Exportera bokföringsdata till redovisningsbyrå

För att kunna utnyttja funktionen krävs det att du har aktiverat en serie för redovisningsbyrån, se ovan. Informera redovisningsbyrån om vilken serie som är reserverad för detta ändamål. När du ska skicka din bokföring till redovisningsbyrån gör du så här:

Välj Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag. Säkerhetskopiera ditt företag till diskett och skicka disketten till din byrå.

Nu kan du arbeta vidare i alla serier förutom den serien som är reserverad för byrån.

Verifikationen tillbaka ifrån byrån
Disketten som du får tillbaka från byrån innehåller endast de verifikationer som byrån har registrerat.

  1. Börja alltid med att ta en säkerhetskopia på ditt företag under Arkiv - Säkerhetskopiering.
  2. Välj Arkiv - Import - Från Redovisningsbyrå. Om menyvalet inte finns har du inte reserverat någon serie för byrån. Det måste göras innan du gör importen, och det gör du under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsuppgifter - Redovisningsbyrå.
  3. Leta upp enheten/katalogen där du har filen som du fått från din byrå. Det gör du lättast vid Leta i. När du har hittat filen klickar du på Öppna.

    4. Programmet kommer att arbeta en liten stund med importen och när importen är klar får du en bekräftelse på hur många verifikationer som är importerade. Vad filen heter beror på vad byrån har döpt den till, men den slutar alltid på .si eller .se.

  4. Skriv ut en verifikationslista och kontrollera de verifikationer som du har fått från din byrå. När du läser in filen uppdateras alla saldon.

Inställningar för byrån

Det första du ska göra i programmet är att ange att du är byrå, detta för att du ska kunna registrera i verifikationsserien som din klient har avsatt för dig.

  1. Välj Arkiv - Programinställningar - Generella.
  2. Markera rutan för Redovisningsbyrå.

Obs! Detta är en programinställning som gäller för alla dina bolag. Se alltid till att du endast bokför i den serie som din klient har reserverat för dig som byrå. Det kontrollerar du under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsuppgifter - Redovisningsbyrå.

När säkerhetskopian kommer från din klient/kund
Om du redan har en kopia av kundens bokföring på din dator måste företaget raderas. Det gör du under Arkiv - Företagsunderhåll - Radera företag.

Välj Arkiv - Säkerhetskopiering - Installera företag från säkerhetskopia. När du väljer funktionen att installera företaget från säkerhetskopia läggs företaget upp på nytt med de nya uppgifterna.

När installationen är klar ska du registrera verifikationerna i den serie som är reserverad för dig som byrå.

Skicka verifikationer till klient
När du ska skicka verifikationer till klienten väljer du Arkiv - Export - Till klient.

Programmet föreslår nu den verifikationsserien som är reserverad för dig som byrå. Det föreslår även de verifikationer du har registrerat.

Obs! Exportera endast den serie och de verifikationer som du nu har registrerat. Exporterar du alla verifikationer kommer kunden att få dubbletter i sin bokföring. Om du har registrerat verifikationer under flera år och åren innehåller olika kontoplanstyper, t ex ett år innehåller Bas 95 och nästa år innehåller EUBAS 99, måste du exportera ut en fil före varje år. Innehåller åren samma kontoplanstyp behöver du bara exportera en fil.