Så fungerar Visma Byråstöd

 

1. Grunduppgifter

För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter, både för byrån och för dina kunder, medarbetare och kontakter. Under rubriken Byråunderhåll finns basfakta om din byrå. Här anger du förutom adressuppgifter och organisationsnummer också vilket skattekontor du söker byråanstånd hos.

Det finns tre centrala register i Visma Byråstöd - Kunder, Medarbetare och Kontakter. Registren fungerar som databaser, där information hämtas som stöd för ditt dagliga arbete. För att allt ska fungera i programmet och för att rapporter, byråanstånd och deklarationer ska bli korrekta är de grunduppgifter du anger här mycket viktiga.

När du första gången startar programmet och skapar en ny byrå får du ange organisationsnummer och namn för byrån. Därefter registrerar du din första medarbetare. Den först registrerade medarbetaren blir byråadministratör.

2. Det dagliga arbetet

Bevakningslistor

När grunduppgifterna är registrerade är nästa steg att börja arbeta med byråns uppdrag utifrån bevakningslistorna. Med programmet följer flera färdiga bevakningslistor som kan användas direkt. Det går också att skapa nya bevakningslistor anpassade i detalj efter de uppdrag byrån utför.

Med bevakningslistorna får alla på byrån en god överblick av uppdragen som utförs åt kunderna. Det går att göra urval i listorna för att till exempel visa enbart de uppdrag en viss medarbetare deltar i eller är kundansvarig för.

När en arbetsuppgift är slutförd kan den som arbetat med uppdraget klarmarkera den. På så vis har alla på byrån alltid aktuell information om hur arbetet med de olika uppdragen fortskrider.

Utgå alltid från Visma Byråstöd

När du angett vilka program som används vid de olika uppdrag som byrån utför, blir valen under Starta anpassade för respektive kund. Genom att alltid starta och arbeta med programmen från Visma Byråstöd säkerställer du att du arbetar i rätt program.

En stor fördel med att alltid utgå från Visma Byråstöd är att du kan säkerhetskopiera data från alla program du arbetar med vid ett och samma tillfälle. Använder du till exempel Visma Administration och Lön kommer säkerhetskopian att omfatta data även från dessa program.

Förutom SpiSpiris ekonomiprogram finns också en rad olika tjänster som effektiviserar arbetet med dina kunder. Byrån kan direkt från Visma Byråstöd bjuda in kunder till samarbete. När kunden har godkänt inbjudan startas tjänsterna från Visma Byråstöd. I avsnittet Samarbeta i Spiris internettjänster visas de tjänster byrån kan samarbeta med kunderna om.

Kunddokumentation

Här samlas dokument och anteckningar för kunderna på ett överskådligt sätt. De dokument som sparas på kunden blir åtkomliga för alla som arbetar med kunden. Har byrån gemensamma malldokument finns möjlighet att spara dessa så att de blir tillgängliga att använda för flera kunder.

Förutom dokument finns också möjlighet att lägga till anteckningar för kunderna. Du kan koppla anteckningen till en medarbetare och skapa en påminnelse om anteckningen gäller en arbetsuppgift som ska vara klar till ett visst datum.

3. Rapportering

Det finns olika sätt att arbeta med rapportering. Du kan till exempel skicka filer till dina kunder och andra externa parter och även ta emot information från dessa. På detta sätt minskar du pappersmängden i ditt arbete och kan arbeta effektivt även om du inte är ansluten till samma nätverk som den du vill utbyta information med.

Ett annat sätt att överskådligt rapportera och presentera din kunds ekonomiska resultat är via funktionen Ekonomiöversikt, Budget & Prognos. Från Visma Byråstöd för du enkelt över siffrorna från ditt redovisningsprogram till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos. Kunden kan därefter logga in och se sitt företags ekonomiska ställning.