OCR-fakturor och återrapportering av kundinbetalningar

Detta dokument beskriver hur du skapar en faktura med OCR-nummer och hur du läser in en återrapporteringsfil med inbetalningar. Vill du bara skapa en kundfaktura med OCR-nummer men inte läsa in någon återrapporteringsfil kan du ändå följa dokumentet för hur fakturan skapas.

Obs! För att kunna läsa in en återrapporteringfil måste kundfakturorna vara skapade i programmet med OCR-nummer. OCR-numret utgör i detta fall ett kontrollnummer.

Visma Compact har stöd för återrapportering av betalda kundfakturor via tjänsten BgMax. Kontakta din bank eller bankgirot för att komma igång med tjänsten.

Det finns olika kontrollfunktioner att välja för Bankgiro Inbetalningar. Visma Compact har stöd för hård OCR-referenskontroll med checksiffra och variabel längdkontroll, som vi rekommenderar dig att använda.

Skapa en OCR-faktura

För att skapa en kundfaktura med OCR-nummer behöver fakturamallen ändras.

1. Gå in i ditt företag och välj Arkiv - Utskriftscentral.
2. Välj modul Kundreskontra, markera Faktura SV och klicka därefter på Inställningar.



3. Alternativ 1 Gör ändring i befintlig fakturalayout:
• Ta bort den röd-bruna referensen Faktura nr i rutan uppe till höger i bilden. I listan Referenser markerar du Fakturareferens (OCR) och drar in och ersätter den referensen du just tagit bort. Eller dubbelklicka på den röd-bruna referensen och väljer den rätta referensen i listan.

Alternativ 2 Byt till någon av de färdiga OCR-blanketterna med avi nedtill:

• 14 XOR - Bankgiro OCR, SVE, FA. Förtryckt faktura med bankgiro OCR-avi nedtill.
• 16 XOR - OCR utan avi, SVE, FA. Förtryckt faktura med OCR-nr men utan avi.

Obs! Beställ rätt utskriftsblankett för OCR från BGC eller din bank om den ska innehålla en avi, annars går det bra med de blanketter du tidigare skrivit ut fakturorna på.

4. Skapa en testfaktura och skriv ut, eftersom det inte går att förhandsgranska fakturan. Justera eventuellt något i fakturalayouten.
5. Sänk status till ej utskriven så den kan skrivas ut igen tills du är nöjd med alla fälts placering.
6. Skapa därefter och skriv ut fakturorna på vanligt sätt. Skicka dem till kunderna.
7. Om du skickar kravbrev och skapar räntefakturor i programmet, tänk på att även i dessa layouter byta ut första kolumnens nummer till kolumnreferensen: Fakturareferensnr (OCR).

Boka inbetalningen med hjälp av en OCR-fil

1. Hämta din återrapporteringsfil innehållande OCR-betalningar från Bankgirot. Programmet hanterar OCR-filer för tjänsterna Bankgiro Inbetalningar (BgMax-filer). Öppna fönstret Inbetalningar via Program - Kundreskontra - Inbetalningar och ange korrekt konto.
2. Klicka på Bankgiro nere till vänster och bläddra fram till den hämtade OCR-filen.

Obs! Om knappen Bankgiro inte är aktiverad, kontrollera att du fyllt i fältet Kundnr. BGC under Register - Företagsinformation fliken Reskontra.

3. Svara Ja på frågan om att skriva ut en Betalningsöversikt, när du kontrollerat att skrivaren är redo.
4. Betalposterna läses då in till betalning och flyttas automatiskt till nedre listan. I samband med inläsningen uppdateras också datumet i fältet Bet.dag.



En informationsruta visas med antal automatiskt avprickade fakturor samt antal som inte kunde matchas.

Det finns i huvudsak tre orsaker till att en betalning inte kan prickas av automatiskt:

• Referens saknas. En betalpost kan sakna referens om betalningen inte är en fakturabetalning eller om betalaren inte har angivit någon referens.
• Referens inte korrekt. Betalaren kan ange fel typ av referens på betalningen. I stället för OCR-referensnumret kanske kundnummer eller något annat nummer som finns på fakturan angetts.
• Buntbetalning. Om flera fakturor betalas i en betalpost kan det vara svårt att tolka referenserna. Ibland redovisas första referensen korrekt medan övriga referenser anges som informationsposter. Ibland är referenserna korrekta men betalningen redovisas som en klumpsumma.

Obs! Innehåller OCR-filen betalning av en faktura som programmet inte hittar i övre listan i fönstret Inbetalningar, skrivs dess belopp ut på Betalningsöversikten i kolumnen Fel.

Rapporten Betalningsöversikt

För att kunna stämma av inbetalningarna mot reskontran och redovisningen på bästa sätt måste rapporten Betalningsöversikt skrivas ut. Syns inte alla uppgifter i kolumnerna, justerar du dess bredd via Utskriftscentralen, modul Kundreskontra, när Betalningsöversikt är markerad, klicka på knappen Inställningar.
Rapporten innehåller åtta kolumner som används på följande sätt:

Kolumn	Beskrivning
Nummer	Om referensen är korrekt innehåller kolumnen fakturaserie och fakturanummer.
Kund ID	Om referensen är korrekt och en reskontrapost kan hittas anges här kundnumret i kundregistret. Om referensen inte kunde hittas anges betalarens namn och eventuella företagsuppgifter från OCR-filen.
Namn	Kundens bg/pg-nummer (används inte i programmet).
Bokdag	Datum när filen skapades (används inte i programmet).
Betdag	Betalposternas betalningsdag.
Anm	Om avprickning inte kunde ske, anges här den referens som står i OCR-filen (inkl kontrollsiffror).
Belopp	Betalningens belopp om avprickningen kunde ske korrekt.
Fel	Om avprickningen inte kunde ske anges här beloppet. Om betalningen innehöll flera referenser kan detta belopp vara ett restbelopp efter avdrag för avprickade belopp.

Om referens saknas eller inte kan hittas i reskontran skrivs alla informationsposter som är kopplade till betalningen ut för att underlätta manuell avprickning av dessa poster.

Rapporten avslutas med en summering av de avprickade och icke avprickade beloppen. Denna summa ska överensstämma med beloppet på raden Insatt belopp som hämtats från OCR-filens summaposter.

5. Kontrollera att allt stämmer innan du därefter sparar. Kundreskontran och redovisningen uppdateras.