Utbyte av data mellan redovisningsbyrå och företag

Det finns olika sätt att utbyta data mellan redovisningsbyrån och företaget beroende på om företaget står still eller inte och om man har samma version av Visma Compact. Nedan beskrivs de olika sätt företaget och redovisningsbyrån kan utbyta data på om redovisningsbyrån använder Visma Compact.

Beroende på vilket sätt du väljer att använda så exporteras/importeras olika data.

Export till företag/ import från bokföringskonsult

Denna funktion kan endast användas om både företaget och redovisningsbyrån använder Visma Compact.

Redovisningsbyrån läser in en säkerhetskopia från företaget. Alla rättelser/ändringar av verifikationer görs i serie J. Inga ändringar görs i andra serier, reskontror, register eller liknande. Detta innebär att företaget kan arbeta vidare under tiden redovisningsbyrån arbetar med företaget. När redovisningsbyrån är klar med sitt arbete används menyvalet Arkiv - Export - Export till företag för att skapa en fil till företaget (då endast serie J exporteras).

När företaget får filen använder de menyvalet Arkiv - Import/Import från bokföringskonsult och importerar filen (enbart serie J, som företaget själv aldrig ska boka i). Importen kan göras även om perioden är låst. Alla verifikat i serien raderas före importen och ersätts med de som finns i filen från redovisningsbyrån.

Säkerhetskopiering/återställning

Denna funktion kan endast användas om både företaget och redovisningsbyrån använder Visma Compact och båda bör då köra i samma version av programmet. Fr o m version 5.1.4 av Visma Compact ingår eventuella undermappar till företagsmappen vid säkerhetskopiering/ återställning.

Genom att använda funktionen säkerhetskopiering, menyvalet Arkiv - Säkerhetskopiering - Företag, skapas en kopia på hela företag och dess bokföring/register. Vid återställning av säkerhetskopian, menyvalet Arkiv - Återställning - Företag, ersätts all data i företaget med det som finns i säkerhetskopian.

Detta sätt rekommenderas i de fall företaget "står stilla", med andra ord inte bokför och registrerar någonting i programmet, under tiden redovisningsbyrån arbetar och justerar i bolaget.

Redovisningsbyrån gör därefter en säkerhetskopia som sedan läses in av företaget (och all data som fanns hos företaget ersätts med det som finns i säkerhetskopian).

Export/import SIE

Denna funktion används när du vill läsa in alla verifikationer och bokföring för ett år som finns i en SIE-fil från/till företaget, oberoende av ekonomisystem och version av Compact.

Som standard i Visma Compact läggs verifikaten i SIE-filen till vid import och skrivs inte över. Du kan dock vid importen i menyvalet Arkiv - Import - Import SIE markera kryssrutan Använd verifikatnumrering från SIE-fil för att använda de serier och verifikationsnummer som finns i SIE-filen. Detta innebär att om verifikatet redan finns i programmet kommer detta att ersättas med verifikatet i SIE-filen som har samma serie och verifikationsnummer.

Viktigt att känna till angående SIE:

• Tänk på att inte registrera manuella IB-värden via menyn Register - Konto IB, om du ska importera en SIE-fil. Vid importen uppdateras endast de konton som finns med i SIE-filen.

• Ingående balanser kan endast läsas in i det första räkenskapsåret.
• Import kan inte göras om perioden år låst (undantag Import från bokföringskonsult och Import från Norstedts).
• Om verifikatserie ej står i SIE-filen importeras inte verifikaten.
• Om verifikationsserierna i SIE-filen är högre än J (eller 10), hamnar alla verifikat i serie J, men efter varandra.
• Om verifikationsdatum inte faller inom ett befintligt och öppet räkenskapsår importeras verifikatet inte.
• Som standard läggs verifikat alltid till, skrivs aldrig över, (detta innebär att om du importerar en SIE-fil två gånger förekommer alla verifikat två gånger).
• Som standard används inte verifikationsnumret från importfilen.
• Datum i verifikathuvudet gäller för alla verifikatrader, d v s om någon verifikatrad har ett avvikande datum kommer denna rad att få datumen som finns i verifikathuvudet.
• Om objektet existerar i Visma Compact och verifikationsdatum faller inom objektets start-slutintervall registreras objektet på verifikatet.
• Företagsinformation såsom företagsnamn, organisationsnummer och adress uppdateras ej.
• Konton som finns i SIE-filen men ej i kontoplanen läggs upp.
• Kontonamnet uppdateras ej från SIE-filen om kontot redan finns i programmet.
• Blanka verifikat (alltså utan rader) ger ett hopp i löpnummerserien (så att verifikaten ej numreras om).

Integrerat med Visma Bokslut

Fr o m 5.1.4 av Visma Compact och 2010.0 av Visma Bokslut kan du välja att hämta både redovisnings- och reskontrauppgifter från valfritt företag i Visma Compact in till Visma Bokslut. Läs mer i supportdokument för Visma Bokslut hur denna koppling till Visma Compact fungerar.

Import från Norstedts

Speciellt menyval som importerar bokslutstransaktioner från Norstedts Bokslut.

Importen kan göras även om perioden är låst och sker i serie I. Alla verifikat i serien raderas före importen och ersätts med de som finns i filen från Norstedts Bokslut.

På fliken Mappar i menyvalet Inställningar - Användarinställningar i fältet Import från bokslut anges mappen där Norstedts Bokslut lagrar sina bokslutsfiler.