Registrera kontantfaktura enligt Kassaregisterlagen
Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste från och med 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister. Kassaregisterlagen innebär också att om man använder sig av fakturerad försäljning, behöver den inte registreras i ett kassaregister.
När ett företag ställer ut en faktura innebär det normalt att betalning sker vid ett senare tillfälle än försäljningstillfället. För att räknas som "fakturerad försäljning" krävs att fakturan uppfyller bokföringslagens krav på verifikationer (5 kap. 7 §). För att uppfylla de kraven måste fakturan innehålla uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp som gäller och vilken motpart den berör.
Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar betalt kontant vid försäljningstillfället brukar denna benämnas "kontantfaktura". För att betalning av kontantfakturor inte ska anses som kontant betalning och därmed ska registreras i ett kassaregister, måste följande förutsättningar vara uppfyllda:
Kontantfakturan uppfyller bokföringslagens krav på en verifikation. Vilka krav det är har beskrivits ovan. Man bör särskilt notera att det innebär att motparten ska vara identifierbar, det vill säga namn och adress ska anges på fakturan.
Kontantfakturan bokförs enligt reglerna för bokföring av fakturor. Övergripande innebär det att god redovisningssed ska iakttas. Varje faktura utgör en verifikation som ska bevaras i ursprungligt skick enligt bokföringslagens regler.
Läs mer om kassaregister och vilka undantag som finns på Skatteverkets hemsida:
Betalningsvillkor
Om du vill att alla nya kunder med automatik ska få betalningsvillkoret Kontant, ändrar du i Register - Företagsinformation, fliken Reskontra, fältet Std.bet.villkor.
Obs! Tänk på att denna inställning också används och föreslås när nya leverantörer registreras.
Alternativt kan du ändra betalningsvillkoret i kundregistret på berörda kunder och välja det när du registrerar en ny kund.
Registrera faktura
- Gå till Program - Kundfakturering - Fakturering.
- Kontrollera som vanligt att Kundfaktura är vald i kombinationsrutan samt att korrekt serie är vald, om du arbetar med flera fakturaserier.
Obs! Du ska inte välja typen Kontantfaktura, eftersom denna fakturatyp i Visma Compact inte kräver att kunden ska vara sparad i kundregistret.
- Sök fram om det är en återkommande kund eller lägg in kunden i kundregistret.
- Det viktiga är att kontrollera och eventuellt ändra så att det i Faktureringsfönstret står Kontant vid Bet.villkor.
- Skriv därefter in uppgifter för fakturan på vanligt sätt.
Tips! Om du vill infoga en fakturarad bland de redan skrivna raderna, sätter du markören där du vill ha en tom rad och trycker på tangenten Insert.
- Kontrollera att allting stämmer och finns med i fakturan och att du har angett både kundnamn och kundadress. Då kan du klicka på Skriv ut-ikonen (och fråga visas Är utskriften godkänd?) eller välja Arkiv - Skriv ut, för att välja på vilken skrivare fakturan ska skrivas ut på. Fakturan sparas och får statusen Utskriven.
- Vill du skriva ut flera fakturor åt gången, hoppa då över utskriftsalternativen i punkten ovan och spara fakturan genom att klicka på ikonen Spara eller tryck på plustangenten om markören står i fältet Art ID. Skriv istället ut fakturorna via Hantera fakturor.
Obs! Observera att fakturan ännu inte är överförd till reskontran och bokföringen. Detta gör du i fönstret Hantera fakturor som du hittar i menyn Program - Kundfakturering eller via kortkommandot Ctrl+L.
- När fakturan/fakturorna är överförda till reskontran/redovisningen, välj Inbetalningar och boka bort dem här som betalda samma dag som fakturadagen. Kontrollera och ändra eventuellt här till ditt rätta betalningskonto.