Dokumentspårning

Fr o m Visma Compact 5.1.4 finns en ny funktion som hjälper dig att hålla reda på dokument/filer som är inlästa eller skapade i programmet.

Menyvalet Dokumentspårning

1. Välj Register - Dokumentspårning.

I övre fältet finns en förteckning över de dokument/filer som programmet registrerat efter att du uppdaterat till / installerat Visma Compact 5.1.4.

Exempel på dokument/filer som registreras är:

Skapade

• Utbetalningsfil PlusGirotsFakturabetalningsservice
• Utbetalningsfil BankgirotsLeverantörsbetalningar (LB)

Inlästa

• Importerad SIE-fil
• Dokument (t ex pdf) som kopplats via Program - Leverantörsreskontra - Leverantörsbokningeller via Genväg till levbokningfrån fönstret Redovisning.
• Inbetalningsfil Bankgiro Inbetalningar (BgMax), OCR
• Inbetalningsfil PlusGirots Total IN, OCR
• Betalningsspecifikation (Återrapportering av Bankgirots LB-fil)

Tips! Genom att klicka i respektive kolumnrubrik sorterar du listan utifrån t ex datum, filnamn eller typ.

2. I nedre delen av fönstret visas detaljerad information om det dokument/fil du markerat i den övre listan och som hämtas från programmets olika register, t ex vilka verifikat som ingår i en importerad SIE-fil.
3. Genom att dubbelklicka på en av raderna i nedre listan, får du upp information i en tredje nivå. I detta exempel ser du hela verifikationen D2 du dubbelklickat på.

Titta på arkiverat dokument

1. Om du har inställningen Arkivera inlästa dokument (se nästa avsnitt för mer information), står det Arkiverat i kolumnen Status längst till höger i fönstret Dokumentspårning. Dessa filer kan du öppna genom att dubbelklicka på raden.
2. I Dokumentspårning kan du också få fram information i ett detaljerat tredje steg, t ex verifikatnivå (läs mer under rubriken Dokumentspårning ovan). Från detta fönster har du också möjlighet att öppna arkiverat dokument, välj Visa dokument.

Exempel på öppnad SIE-fil.

Dokumentarkiv

Under Register - Företagsinformation och fliken Inställningar, finns två nya inställningar.

• Arkivera inlästa dokument. Denna ruta är markerad som standard och innebär att inlästa och sparade filer (t ex SIE-filer och betalfiler) sparas i ett dokumentarkiv. Det står då status Arkiverat i förteckningen över dokument under menyn Register - Dokumentspårning. Dokumenten kopieras och sparas till en mapp under Företagsmappen. Programmet kan hantera filer/dokument med samma namn genom att ett unikt ID läggs till före det ursprungliga filnamnet.
• Radera originaldokument efter arkivering. Om du har en markering i Arkivera inlästa dokument (kopior har sparats), aktiveras denna inställning. Du kan här välja om du vill att originaldokumenten ska tas bort efter att en kopia har arkiverats. Inställningen gäller endast kopplade dokument till leverantörsfakturor (Leverantörsbokning och Genväg till levbokning) samt alla inkommande betalningsrapporter, d v s OCR-filer och återrapportering av leverantörsbetalningar. SIE-filer och utbetalningsfiler till plus- och bankgiro raderas inte.