Avstämning balans- och resultatrapport

Vid enstaka tillfällen kan resultatet differera mellan balans- och resultatrapport. En annan avvikelse kan vara att tillgångar och skulder/eget kapital inte balanserar i balansrapporten.

Nedan har vi tagit fram de vanligaste orsakerna till dessa skillnader. Kontakta supporten om nedanstående lösningar inte rättar till differensen i redovisningen.

A. Omräkna saldoregister

  1. Välj Register - Omräkna saldoregister när du står i det nyaste räkenskapsåret.
  2. Ta därefter ut rapporterna igen för samma period och kontrollera om beloppen stämmer.

    3. Det som kan ha hänt är att något gått fel när Visma Compact sparat verifikationer och alla register har inte blivit korrekt uppdaterade. Menyvalet Omräkna saldo går igenom alla verifikationer år för år. Börjar med första årets IB, och räknar fram månadssaldon för alla konton och eventuella objekt, som sedan hämtas och visas i till exempel redovisningsrapporterna.

B. Verifikation i obalans?

Om fel kvarstår efter att du omräknat saldoregister och resultatet är olika i balans- och resultatrapport, börjar man oftast med att ta reda på i vilken månad felet uppstod. Stämmer du av varje månad bör felet ha uppstått i senaste månaden. Gör så här:

  1. Börja med att välja Analys - Företagsanalys, flik Kontofunktioner. I listan till vänster, bläddra ner till den rad som heter Balansering. Kontrollera att formeln är (0000-9999). Nu i tabellerna till höger ser du de tre senaste åren och när allt stämmer (månadens verifikat balanserar) står det 0,00 i rutorna. Notera vilken/vilka månader det finns ett saldo. I dessa månader har differensen uppstått troligtvis beroende på att en eller flera verifikat inte balanserar.

    2. Har du byråversionen av Visma Compact, välj istället fliken Verifikatspårning i menyvalet Analys - Företagsanalys. Välj att alla serier ska kontrolleras (ändra A till *), hela året eller viss månad samt bläddra fram Balansering till vänster efter ”med”. När du klickat på Visa, får du fram de verifikat som inte balanserar. Skriv av vilka det gäller eller högerklicka och skriv ut listan.

  2. Korrigera dessa verifikat så att de balanserar.
  3. Ett alternativ är att ta fram rapporten Saldolista på bildskärmen för den månad du misstänker felet har uppstått. Om allt stämmer ska det stå 0 längst ner i alla 3 beloppskolumnerna. Finns ett belopp i Förändringskolumnen, gäller det att hitta vilket/vilka konton och verifikat som inte stämmer. Står det 0 i Förändringskolumnen, ta ut rapporten för annan månad tills du hittar vilken månad felet uppstår.
  4. Ta därefter fram en verifikationslista till bildskärm för den månad då felet uppstod.

    5. Gör också följande urval:

    Serie: B (i båda fälten), Verifikat: Fr o m 1, T o m 9999.

    Anteckna första och sista verifikationsnumret som gäller för serie B i denna månad. Då vi haft fel i programmet tidigare, kan programmet ha sparat ner B-verifikat felaktigt så att de är i obalans.

  5. Stäng utskriftscentralen och stå i redovisningen. Ändra till serie B och ange första nr enligt verifikationslistan som du tog fram enligt punkt 4.
  6. Kontrollera att det för varje verifikation står 0 i fältet Differens. När du bläddrat fram till ett verifikat med differens, komplettera så verifikatet balanserar och spara. Vanligtvis är det antingen momsen som inte riktigt stämmer, frakt som inte blivit konterad eller öresutjämning som programmet inte konterat korrekt.

    7. Dessa fel är åtgärdade i Compactprogrammet, så de bör inte kunna uppstå om du kör i senaste version av Visma Compact. Om differensen du hade i balans och- resultatrapporten överensstämmer med den differens du precis bokat upp, bör det nu vara klart och stämma. Annars bläddrar du vidare bland B-verifikaten och korrigerar de som inte balanserar.

  7. När alla verifikat är korrigerade och balanserar (kontrollera gärna genom att köra Balansering i Företagsanalysen igen), avsluta med Register - Omräkna saldoregister och kontrollera rapporterna igen.

C. Har du skapat ditt företag i Visma Compact 6?

Är det IB som inte stämmer när nytt år skapats? Då beror det antagligen på att kontoplaner som levererades med Visma Compact 6 innehåller fel inställningar på ett par nya konton. Detta har åtgärdats i samband med Uppdateringsguiden för 2011. Rätta till IB så här:

  1. Öppna kontoregister och skriv in 1790.
  2. Om markering finns för Avsluta året mot konto, avmarkera denna.
  3. Som standard ska detta konto däremot ha inställningen Periodisering.
  4. Markera denna ruta om inställningen saknas. Spara.
  5. Gör på samma sätt för konto 2990 eller motsvarande kontonummer för Upplupna kostnader/förutbetalda intäkter, i din kontoplan.

  6. Avsluta kontoregistret och välj Register - Omräkna saldoregister.
  7. Nu ska IB stämma och balansera i nya räkenskapsåret.

D. Fel kontogrupp?

Ett fel som uppstod oftare förr, t ex i XOR Compact 4, var att ett eller några konton av misstag fått fel kontogrupp i kontoregistret. Oftast var det bland de första 3000-konton som felet fanns. Öppna kontoregistret och ta fram första konto som börjar på 3. Kontogruppen ska motsvara kontots två första siffror. Om det är fel, bläddra fram och korrigera samt spara kontot. Om differensen motsvarar detta kontots felaktiga IB har du hittat felet annars fortsätt gå igenom några till 3000-konton. Om den felaktiga kontogruppen är i intervallet 10 - 29, har Visma Compact hanterat kontot som ett balanskonto, d v s lagt in IB när nytt år skapats.

Avsluta med Register - Omräkna saldoregister när du står i ditt nyaste räkenskapsår, så bör det därefter stämma.