Avstämning reskontra

Detta dokument beskriver hur du stämmer av att din leverantörs- och kundreskontra har samma saldo som bokföringskontot för leverantörsskulder respektive kundfordringar i huvudboken.

Att kund- och leverantörsreskontran inte stämmer mot huvudboken, kan bero på en rad olika faktorer:

  1. Felaktiga/olika periodurval vid utskrift av rapporter.
  2. Att bokning har skett direkt i redovisningen och därför inte finns med i reskontran. Detta beror på att integreringen går från reskontran till redovisningen och inte tvärtom.
  3. Betalningsdag vid bokning av in- och utbetalningar har ändrats och blivit olika mellan reskontra och redovisning.
  4. Kontering på flera konton sker för kundfordringar/leverantörsskulder.

1. Hur ska du gå tillväga för att hitta differensen?

För att kunna göra en avstämning av kund- eller leverantörsreskontran mot huvudboken, börjar du med att köra ut rapporterna:

Tips! Var noga med periodurvalet! En vanlig anledning till att det inte stämmer är att man gjort olika/felaktigaperiodurval när man skriver ut rapporterna.

Vid utskrift av rapporterna av Kund- och Leverantörsreskontra Obetalda, är det viktigt att tänka på att välja en startperiod som ligger långt tillbaka i tiden.

Om du började använda programmet 2004-01-01 är det detta Fr o m datum som ska anges, annars får du eventuellt inte med alla reskontraposter som fortfarande finns kvar som obetalda i din reskontrarapport. Du kan exempelvis ha en gammal leverantörsfaktura som du av någon anledning inte har betalt, eller så kan det finnas kvar någon gammal kundfaktura som du helt eller delvis ännu inte fått betalt för.

Huvudbok för kontona kundfordringar och leverantörsskulder skriver du ut för perioden 2008-11-01 till 2008-11-30 om du vill göra en avstämning för november 2008. Startdatum här är 1 november för aktuellt år då tidigare års saldon följt med till det nya året som ett IB, dvs en ingående balans. Även bokningar gjorda fr o m januari t o m oktober 2008, finns med i ingående saldo för november månad.

Tips! Om du inte har hunnit med att göra avstämning under en längre tid kan det vara lättare att bryta ner avstämningsperioden i mindre intervall, exempelvis en månad, en vecka eller ett par dagar, för att lättare lokalisera när eventuell differens uppstår. Att köra ut rapporter för hela året eller ett kvartal försvårar och gör att det blir väldigt många poster att pricka av.

Om du vill bryta ner perioden i mindre intervall ska Fr o m-datumet vara detsamma som enligt ovan, det vill säga:

Värt att tänka på och kontrollera är att ingående saldo i huvudboken för t ex november (din avstämningsperiod) är samma som utgåendesaldo för oktober, när du sist gjorde avstämning, för att utesluta att nya bokningar har gjorts i föregående månad efter det att du gjort din avstämning.

Du har kört ut rapporterna och kontrollerat att periodurvalet är samma för både huvudbok och Kund-ellerLeverantörsreskontra obetalda. Differensen kvarstår. Vi går vidare till nästa steg.

2. Tänk på att integrering sker från reskontra till redovisning och inte tvärtom.

Fundera på om du kan ha gjort någon bokning direkt i redovisningen på kontot Kundfordringar eller Leverantörsskulder. Du kan ha gjort denna bokning i serie A, B, C, D eller i E? I så fall har bokning gjorts i redovisningen men inte i reskontran!

Du kan ta hjälp av menyvalet Söka verifikation, som finns under menyn Redigera. Här anger du kontot och väljer därefter den period du stämmer av samt börjar med serie A. Stämmer du av Kundreskontran så gör du också sökning för serie D och E. För Leverantörsreskontran gör du sökning i serie B och C. Får du några träffar så kolla upp och justera eventuellt dessa verifikationer.

Om du har bokat direkt i redovisningen och därför behöver justera reskontran utan att redovisningen ska påverkas, gör så här:

  1. Ta först en säkerhetskopia på företaget under Arkiv - Säkerhetskopiering - Företag.
  2. Gå in under Register - Företagsinformation och välj fliken Inställningar.
  3. Markera rutan Redovisa ej kund/lev bokning. När inställningen är markerad kan du justera reskontran via fönstret Kund- och Leverantörsbokningutan att redovisningen påverkas.

Obs! Glöm inte att avmarkera rutan när du är klar med din justering. Om du glömmer att avmarkera kan detta vara en anledning till att differens mellan reskontra och huvudbok uppstår och detta innebär att det kan ligga poster i reskontran som eventuellt inte är bokade i redovisningen.

Anta att du inte har bokat direkt i redovisningen och du inte heller har justerat reskontran och haft markerat att denna justering inte ska följa med till redovisningen. Ändå kvarstår en differens mellan huvudbok och kund- eller leverantörsreskontra. Vad kan då ha blivit fel? Vi arbetar vidare med avstämningen.

3. Ett betaldatum bokfört i kund- eller leverantörsreskontran och ett annat betaldatum bokfört i huvudboken?

Kan det vara så att du vid något tillfälle när du registrerat betalningar, antingen in- eller utbetalningar, först har lagt in ett betaldatum, klickat ner posterna till betalning och därefter kommit på att du angivit fel datum och därför ändrat betaldatum?

Om du gjort på detta sätt, i tidigare Compactversioner, får du ett datum i redovisningen och ett annat datum i reskontran. I reskontran registreras det först angivna datumet och i redovisningen bokförs verifikatet med det sist angivna datumet. Fr o m 5.1.0 får både betalningen i reskontran och verifikationen samma betalningsdatum.

Misstänker du att anledningen till differensen mellan huvudbok och reskontra beror på ovanstående, dvs att du först angivit ett betaldatum och därefter ändrat det, kan du kontrollera detta i kund- eller leverantörsreskontran. Du kan möjligen härleda differensen till en viss kund eller leverantör.

Gör så här:

  1. Gå till Personregistret och välj aktuell Kund/Leverantör.
  2. Klicka på fliken Reskontra och markera aktuell betalpost (BE) samt klicka på knappen Visa verifikat. Genom att jämföra de båda fönstren, kan du se om betalningen i reskontran fått en Bokf.dag t ex 081110, som skiljer sig från datumet i redovisningen t ex 081030.

För att justera en betalning som har bokats med ett datum i reskontran och ett annat i redovisningen kan du:

Sista steget för att hitta en eventuellt kvarvarande differens, är att kontrollera att du inte använder fler än ett konto när du bokar dina kundfordringar och/eller leverantörsskulder.

4. Använder flera konton vid bokning av kundfordringar och/eller leverantörsskulder?

När man bokar en kund- eller leverantörsfaktura hämtas uppgifterna till redovisningen från de uppgifter man har lagt in i kund- respektive leverantörsregistret.

Om du t ex i Kundregistret under fliken Inställningar, har lagt upp ett konto som Debetkonto (till exempel 1510) på en kund och för en annan kund har man som Debetkonto istället valt ett annat konto (till exempel 1511), så är det den totala summan av dessa två konton i redovisningen som ska stämmas av mot saldot i reskontrarapporten.