GDPR i Visma Enskild Firma

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Nedan visas vad du kan göra i ditt program för att tillmötesgå kraven för GDPR.

En enskild individ har rätt att fråga dig om det finns personuppgifter om denne registrerade hos dig. I ett sådant fall måste du kunna delge dessa uppgifter till individen.

Hur du får fram personuppgifterna beskrivs nedan.

Kunder

Visma Enskild Firma innehåller inget traditionellt kundregister, utan en enklare kundlista. För att visa listan väljer du Arbeta med - Fakturor och markerar en faktura. När du väljer knappen vid fältet Namn visas kundlistan. Klicka på knappen Redigera för att redigera listan, skapa CSV-fill eller skapa textfil.

Läs mer i avsnittet Skapa ny faktura.

Ta bort registrerade personuppgifter

När syftet med att lagra data om en individ har upphört att gälla, kan individen begära att lagringen av data ska återkallas, dvs att du ska kunna radera den information som finns om individen alternativt avidentifiera den. Detta förutsätter naturligtvis att bokföringslagen fortfarande tillämpas, dvs att endast bokföringsunderlag äldre än 7 år får raderas.

För att ta bort kund i kundlistan väljer du Arbeta med - Fakturor och markerar en faktura. När du väljer knappen vid fältet Namn visas kundlistan. Klicka på knappen Redigera, markera aktuell kund och klicka på Ta bort.

I Visma Enskild Firma kan du inte ta bort kunduppgifter på färdigbehandlade fakturor.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

I Visma Enskild Firma finns det personuppgifter i kundlistan, på kundfakturor och i dialogen Uppgifter till Skatteverket för ROT/RUT-fakturor. För samtliga av dessa register måste kraven på GDPR var uppfyllda.

Nedan finns en beskrivning av fält som innehåller personuppgifter i Visma Enskild Firma.

Kundlistan

Visma Enskild Firma innehåller inget traditionellt kundregister, utan en enklare kundlista. För att visa listan väljer du Arbeta med - Fakturor och markerar en faktura. När du väljer knappen vid fältet Namn visas kundlistan. Klicka på knappen Redigera för att redigera listan, skapa CSV-fill eller skapa textfil.

I listan kan du lägga upp kunder med följande uppgifter:

• Namn
• Adress
• Adress 2
• Postnummer
• Postort
• E-post
• Referens

Kundfakturor

På alla kundfakuror under Arbeta med - Fakturor finns uppgifter om kunden under Kunduppgifter. Uppgifterna matas in manuellt eller hämtas från kundlistan.

Uppgifter till Skatteverket

När du arbetar med fakturor som avser husarbete (Rot och Rut) behövs extra information till Skatteverket. Denna information anges via knappen Uppgifter till Skatteverket.

Här anges:

• Typ av hushållsnära tjänst (Rot eller Rut)
• Typ av fastighet
• Personnummer till fastighetsägaren

I Visma Enskild Firma lagras personuppgifter i den gemensamma företagsfilen (*.efa). Filen sparas vanligtvis under C:\ProgramData\SPCS\Visma Enskild Firma\Företag.

Om programmet startas via Visma Byråstöd eller Visma Advisor Connect sparas företagsfilerna på annan plats. Mer information om detta finns i respektive programs hjälptexter.

Varianter av data som skapas av ditt program är också vanligt förekommande:

• En automatisk säkerhetskopia tas vid låsning av deklaration. Denna sparas under C:\ProgramData\SPCS\Visma Enskild Firma\Företag. På liknande sätt sparas en säkerhetskopia innan företaget öppnas i en ny årsversion av programmet.

• Direkta säkerhetskopior där man sparat säkerhetskopian på särskild plats från programmet via Arkiv - Säkerhetskopiering.
• Indirekta säkerhetskopior, t ex filer som lagrats i en molntjänst (t ex Dropbox eller Google Drive). Här har du i princip ingen som helst kontroll över vilken spridning av data som förekommer, vare sig för data i drift eller för data som leverantören av lagringstjänsten har säkerhetskopierat.
• Loggfiler som sparar information vid händelser i programmet kan även innehålla information som är personrelaterad. Dessa sparas under C:\Users\Inloggad_användare\AppData\Roaming\SPCS.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Biträdesavtal mellan Spiris och dig som kund

Visma Enskild Firma är lokalt installerat. Det innebär att du har all information sparad lokalt på din dator eller på din server. Därför behövs inget biträdesavtal mellan dig och Spiris.

Om du använder andra funktioner, till exempel Digitala fakturor & dokument, AutoCollect eller Anställd finns det i avtalet för de dessa ett biträdesavtal. Detta eftersom Spiris behandlar personuppgifter för din räkning.