Checklista när anställd slutar

Gör så här för att ange datum för den anställdes sista arbetsdag:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Markera den anställde och välj fliken Anställning.
3. Skriv in datumet för den anställdes sista arbetsdag i fältet Anställd t o m datum. Här kan du även välja avgångsorsak.

I månadsrapporten till Fora ska ersättning för sparade semesterdagar, som betalas ut på den anställdes slutlön, hänföras 12 månader tillbaka från den sista anställningsdagen.

Om du under 2024 betalar ut semesterersättning i samband med slutlön som är hänförlig till period före januari 2024, kan du antingen välja att hänföra ersättningen till den aktuella perioden eller rapportera ersättningen samma månad som slutlönen betalas ut. På fora.se kan du läsa mer om hur du rapporterar lön hänförlig till tidigare år än 2024. Där beskrivs också olika alternativ för hur du rapporterar semestersättningen.

För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.

1. Välj Personal - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
3. Ta bort markeringen vid Ansluten arbetare.
4. Ange slutdatum i fältet Gäller t o m i dialogrutan som öppnas.
5. Klicka på OK.

Det måste alltid finnas en användare/löneadministratör i Visma Lön 300, så om det är en löneadministratör som slutar behöver du se till att det finns en ny användare upplagd som löneadministratör innan du tar bort behörigheten för den anställde som ska sluta.

Lägg upp ny användare

Gör så här för att lägga upp en ny användare:

1. Välj Arkiv - Användare - Användare.
2. Klicka på Ny.
3. Skriv in Signatur, Förnamn och Efternamn och E-post.

4. Skriv in Lösenord och skriv in lösenordet en gång till i fältet Bekräfta lösenord.
5. Klicka på OK för att spara.

Om företaget använder Anställd, Lönebesked eller Resor & Utlägg

6. Välj Synkronisera digitala tjänster för att den nya löneadministratören ska kunna komma åt funktionerna.
7. Gå till spiris.se och logga in.
8. Ändra inställningar så att användaren blir administratör i Spiris. Läs mer i avsnittet Byta admistratör i Spiris.
9. Fyll gärna i den nya löneadministratörens uppgifter i Spiris för enklare start för din efterträdare.

Ta bort användare

Gör så här för att ta bort användare:

1. Välj Arkiv - Användare - Användare.
2. Se till att den anställde som ska sluta är markerad i listan till vänster.
3. Ta bort markeringen i rutan Aktiv användare.

Om företaget använder Anställd, Lönebesked eller Resor & Utlägg

1. Välj Arkiv - Användare - Användare igen.
2. Se till att den anställde som ska sluta är markerad i listan till vänster.
3. Klicka på den blå länken Återställ felaktig koppling mot Vismas digitala tjänster.

4. Avidentifiera eventuellt uppgifterna i fälten Signatur, Förnamn och Efternamn genom att ändra dem till något anonymt.
5. Ta bort mejladressen i fältet E-post.
6. Klicka på OK.

Om den anställde har semesterdagar i förskott eller obetalda semesterdagar gör du så här för att ta bort dem:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Välj fliken Semester.
3. Skriv in 0 vid fälten Obetalda och Förskott i kolumnen Dagar .
4. Klicka på Spara.

Om du vill stämma av värdet för innestående semester som du ska betala ut till din anställde, rekommenderar vi att du skriver ut en semesterskuldlista som du sedan kan använda som underlag när du betalar ut slutlönen.

5. Välj Utskrifter och Spårning och Utskrifter.
6. Markera Semesterskuldlista.
7. Ange månaden som den anställde slutar i fältet T o m månad.
8. Välj aktuell anställd i fältet Anställd.
9. Välj Skriv ut.

Läs mer om beräkingar av semestervillkor i avsnittet Beräkning av semestervillkor.

Slutlönen betalas ut månaden efter den månad som den anställde slutar. Detta görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.

1. Skapa en lönekörning under Lönearbete - Lönekörningar. Läs mer i avsnittet Skapa lönekörning.
2. Använd snabbvalet Semester, ersättning och markera Semesterersättning vid slutlön.

3. Använd snabbvalet Tidbank för att betala ut eventuell innestående komp.

Detta händer vid utbetalning av slutlön

• Semesterdagarna nollställs i anställningsregistret.
• Har den anställde en skuld för uttagen förskottssemester som inte är avskriven, minskas semesterskulden som betalas ut med löneart 9108 - Semesteravdrag förskottsskuld. Därefter är förskottssemestern avskriven.
• Beloppet på löneart 9103 - Semesterersättning, engångsskatt uppdateras om du lägger in fler lönearter på lönebeskedet, eller om du lägger in fler semesterdagar i anställningsregistret.
• Det går inte att ändra beloppet på löneart 9103 - Semesterersättning, engångsskatt. Om du vill justera beloppet använder du löneart 3232 - Semesterersättning. Lägg in det belopp som ska betalas ut/dras av utöver den beräknade ersättningen.

Tillgång till funktioner ska tas bort. Läs mer i avsnittetTa bort tillgången till Anställd eller Lönebesked för anställd om hur du ska ta bort tillgången till Anställd och Lönebesked. I avsnittet Ta bort tillgång till Resor & Utlägg beskrivs hur du gör för att ta bort tillgången till Resor & Utlägg.

Ta bort inloggningen till spiris.se. Läs mer i avsnittet Ta bort användare.

Det sista steget är att markera den anställde som avslutad.

Gör så här:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Markera den anställde och välj fliken Anställning.
3. Markera Har slutat och slutlön är utbetald.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Radera eller avidentifiera uppgifter

Du kan inte radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för, men du kan avidentifiera uppgifterna. Det innebär att personuppgifter och löneunderlag raderas så att det inte finns någon information i programmet som kan kopplas till den anställde. Läs mer i avsnittet Avidentifiera personuppgifter för en anställd.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i dessa fält under Personal - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Anhörig (fliken Personuppgifter)
• Ev. foto på den anställde i fältet Bild (fliken Personuppgifter)
• Fackförbund (fliken Anställning)
• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Ev känsliga lönearter som exempelvis utmätning av lön (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Anteckningar
• Kopplade dokument under Dokument (fliken Anteckningar)

Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Adress 1
• Adress 2
• Postadress
• Land
• Telefon privat
• Mobiltelefon
• E-post/användarnamn på spiris.se

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.