Resor i Sverige

Avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor får göras med det största av avdrag beräknat enligt schablon eller faktiska utgiftsökningar vid resa.

Avdrag för faktisk utgiftsökning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor i Sverige får bara göras när den totala faktiska utgiftsökningen för samtliga av årets svenska tjänsteresor överstiger de totala schablonavdragen för samtliga årets svenska tjänsteresor.

Om du ska förvissa dig om att kunna göra det bästa möjliga avdraget måste uppgifter om varje resa även lämnas om faktiska utgiftsökningar.

Innan val av avdragsmetod kan göras måste uppgifter per resa för båda metoderna insamlas under hela året. Vid årets slut kan du därefter avgöra vilken metod som ger det bästa avdraget för de svenska tjänsteresorna.

De schablonbelopp som används vid avdragsberäkningen är samma belopp som för anställda brukar kallas dygnstraktamenten.

Relaterade avsnitt

Regler vid tjänsteresor i firma/handelsbolag

Allmänna uppgifter om resan

Börja med att ange allmänna uppgifter om varje resa.

Vid övriga uppgifter är det lämpligt att ange tidpunkt för avresa och hemkomst, resans syfte och resmål.

Beräkna schablonbelopp

Ange antal hela och halva dygn som tjänsteresan omfattat. Programmet beräknar därefter de schablonbelopp som kan komma ifråga som avdrag.

En avresedag räknas som ett helt dygn om avresan skett före kl 12.00. En hemkomstdag räknas som helt dygn om hemkomsten skett kl 19.00 eller senare. I annat fall räknas avresedagen resp. hemkomstdagen som ett halvt dygn.

Beräkning av faktiska utgiftsökningar

Skriv först in summan av dina totala faktiska utgifter under tjänsteresan och avdragsgill moms för dessa utgifter. Då kan funktionen Fältnotering vara praktisk att använda när du exempelvis vill summera olika belopp för matkostnader etc. Den finns under höger musknapps-meny.

Beräkna normala levnadskostnader

När du ska beräkna avdrag för faktiska utgiftsökningar för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor sker det genom att de totala utgifterna under tjänsteresan för kost etc minskas med normala levnadskostnader. Det är ju bara för utgifterna utöver normala levnadskostnader som avdrag kan få göras.

Några närmare regler för hur beräkningen av normala levnadskostnader ska gå till har lagstiftaren inte utfärdat. De skatteexperter som behandlat frågan anser dock att värdet av de normala levnadskostnaderna kan bestämmas efter de värden av kostförmåner som årligen beräknas enligt regler som finns i IL 61 kap 3 §. För varje måltidsutgift som ingår i de totala utgifterna ska avdrag göras med beloppet för respektive kostförmån. Vad som sedan kvarstår är de faktiska utgiftsökningar som får dras av. I programmet följer vi detta synsätt.

Som avdragsbelopp för frukost respektive lunch/middag föreslår programmet därför aktuellt belopp för kostförmåner enligt IL 61 kap 3 §. Uppgift om belopp för kostförmåner för olika år finns i programmets Informationsbank.

Lägg märke till att du kan ändra programmets förslag till avdrag för normala levnadskostnader, om du anser att värderingen av normala levnadskostnader ska ske på annat sätt än enligt programmets förslag.

Slutlig beräkning av faktiska utgiftsökningar

När du skrivit in dina faktiska totala utgifter och uppgifter om kostförmåner beräknar programmet summan för återstående faktiska utgiftsökningar och ger förslag på hur stor del av den summan som är avdragsgill moms. Programmet utgår i förslaget ifrån att aktuell momssats är 25 % (dvs. baklängesräknat 20 procent av totalpriset). Momsbeloppet får justeras ned manuellt, om inte hela det verkliga momspåslaget beräknats på detta sätt.

Längst ned på sidan visas dels det schablonavdrag som beräknats för tjänsteresan, dels de faktiska utgiftsökningar som framkommit.

Sammanställning

Uppgifterna för varje resa förs av programmet till sammanställningen på sidan Sammanställning resor i Sverige. Där kan du hela tiden se vilken totalsumma som är störst - summan av årets schablonavdrag eller den faktiska utgiftsökningen för samtliga svenska tjänsteresor.

Programmet visar bästa avdragsmetoden på sidan Resultat

För svenska resor måste du vänta till årets slut innan du får veta vilken avdragsmetod som ger största avdraget.

Avdrag för faktiska utgiftsökningar får enbart ske när summan av dessa utgiftsökningar inklusive moms är större än beräknade schablonavdrag vid årets alla svenska tjänsteresor.

På sidan Resultat visar programmet vilken metod som ger bästa avdraget.

Bokför schablonavdrag eller faktiska utgiftsökningar

Avdrag för ökade levnadskostnader under årets tjänsteresor ska bokföras. Du kan skriva ut kalkylens beräkningar som ett bokföringsunderlag via en knapp på sidan Resultat.

Kom ihåg att under året spara dina kvitton på lämpligt sätt när du registrerar dina faktiska utgifter för svenska tjänsteresor. Om du vid årets slut finner att du kan göra avdrag i bokföringen med faktiska utgiftsökningar för dina svenska tjänsteresor måste kvitton på utgifterna finnas med i bokföringen som verifikationsunderlag.

Vid vilken tidpunkt som ett avdrag för faktiskt utgiftsökning för svenska tjänsteresor ska bokföras kan diskuteras. Vi har dock funnit att praktiska skäl motiverar att man avvaktar med att ta in dessa kostnader i huvudbokföringen till årets slut. Det är först då som man kan veta vilket avdrag som får göras och hur ingående avdragsgill moms ska behandlas så att inga felaktiga momsavdrag riskeras.

Det ska påpekas att det kan vara möjligt att god redovisningssed ska tolkas som att regelbunden bokföring av utgifter vid tjänsteresor måste göras löpande under året, även om det kan upplevas som ett helt onödigt arbete.