AVG en EU‑dataverordening in Visma Webshop

Here you will find information about EU data protection legislation when you use Visma Webshop. If you use other solutions or integrations, you will also need to check how the legislation affects them.

Alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken en binnen de EU actief zijn, moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit houdt in dat u er verantwoordelijk voor bent dat de persoonsgegevens van klanten, medewerkers en leveranciers veilig worden verwerkt.

De basisregels van de AVG zijn:

  • U mag alleen persoonsgegevens verwerken als u aan alle eisen van de verordening voldoet.
  • U mag alleen voor specifieke doeleinden persoonsgegevens verzamelen.
  • U mag alleen persoonsgegevens verzamelen die noodzakelijk zijn om die specifieke doeleinden te bereiken.
  • Als u persoonsgegevens in uw bezit heeft, dan moet u deze gegevens voortdurend bijwerken en ervoor zorgen dat deze correct zijn.
  • Wanneer de specifieke doeleinden zijn bereikt, dan moeten de gegevens worden verwijderd.
  • Persoonsgegevens moeten veilig worden opgeslagen, zodat deze niet kunnen worden gewijzigd of ontvreemd.

  • U moet kunnen aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de regels van de AVG.

Op visma.com vindt u meer algemene informatie over de AVG.

Lees hier wat u moet doen om te voldoen aan de eisen die de AVG stelt aan het verwerken van persoonsgegevens wanneer u in Visma Webshop werkt.

  • U moet toestemming van uw klanten krijgen en vermelden met welk recht u hun persoonsgegevens mag verwerken om te voldoen aan uw verplichtingen. Onder Instellingen - Webshopinstellingen vindt u het tabblad Toestemming. Daar markeert u Toon bij de kassa de verplichting om toestemming te geven. Wanneer u dit selectievak markeert, dan wordt er een selectievak met een link naar uw toestemmingsinformatie aan de kassa toegevoegd. Er is ook een standaardtekst die u kunt aanpassen zodat deze past bij uw type bedrijf.
  • U mag alleen persoonsgegevens opslaan wanneer dat nodig is om het doeleinde te bereiken dat u heeft genoemd toen u de gegevens ging verzamelen. Elke persoon waarover u persoonsgegevens heeft opgeslagen heeft het recht dat de door u opgeslagen gegevens worden verwijderd. De Nederlandse fiscale wetgeving staat boven de AVG, hetgeen betekent dat alleen boekhoudkundige gegevens ouder dan 7 jaar vernigd mogen worden. Als u de webshopbestellingen heeft overgebracht naar een geïntegreerd boekhoudsoftware, dan kunt u de persoonsgegevens in Visma Webshop anonimiseren.
    U kunt in Visma Webshop geen klanten verwijderen, dus u moet in plaats daarvan de gegevens anonimiseren. U doet dit door een bestelling te anonimiseren onder Bestellingen.
  • Een klant heeft het recht om u te vragen of u persoonsgegevens van hem heeft bewaard. In dat geval moet u deze gegevens aan de klant verstrekken. In Visma Webshop kunt u dat doen door Bestellingen te kiezen, de huidige bestelling te selecteren en naar het tabblad E-mailhistorie te gaan. Controleer of het e-mailadres correct is en kies Verzend.
  • Als u het element Formulier gebruikt, houd er dan rekening mee dat u er verantwoordelijk voor bent dat de e-mails die via het formulier naar u worden verzonden, worden verwijderd als het doel waarvoor deze werden bewaard is komen te vervallen.
  • Wanneer u de functie Nieuwsbrief inschakelt, dan kunt u e-mailadressen verzamelen. Dit zijn persoonsgegevens en moeten daarom als zodanig worden behandeld. De bezoekers moeten worden geïnformeerd over het doel hiervan (bijvoorbeeld het aanmelden voor een nieuwsbrief), en zij moeten expliciet toestemming geven voor hun aanmelding. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u van elke klant en contactpersoon afzonderlijk toestemming heeft ontvangen en dat u hen informeert over de wijze waarop zij hun e-mailadres kunnen laten verwijderen. Deze informatie moet in het tekstveld staan dat met een voorbeeldtekst wordt getoond wanneer u de functie Nieuwsbrief onder Instellingen - Basisinstellingen inschakelt. Als een klant zich wil afmelden, dan moet u er zorg voor dragen dat het e-mailadres wordt verwijderd. We raden aan dat u geen e-mailadressen buiten Visma Webshop bewaart. Lees verder onder Nieuwsbrief.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een natuurlijk persoon direct of indirect kunnen identificeren. Denk eraan dat een eenmanszaak ook een natuurlijk persoon is. Volgens de AVG mag u alleen voor specifieke doeleinden persoonsgegevens verzamelen. Deze doeleinden kunnen voor elk bedrijf anders zijn, afhankelijk van het soort bedrijf. Een doel kan bijvoorbeeld zijn dat adresgegevens worden opgeslagen om een klant te kunnen factureren.

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer en burgerservicenummer. Aangezien de wet echter persoonsgegevens definieert als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, kunnen dergelijke gegevens ook bestaan uit foto's of een beschrijving van de onderscheidende kenmerken van een persoon.

Volgens de AVG heeft de persoon waarvan u de persoonsgegevens heeft verzameld, het recht op toegang tot de volgende gegevens:

  • wie u bent
  • het doel van de gegevensverzameling
  • welke juridische gronden dat rechtvaardigen
  • of de gegevens met anderen worden gedeeld
  • hoe lang de gegevens zullen worden bewaard

De persoon waarvan u de persoonsgegevens heeft verzameld, heeft het recht om toegang tot die gegevens te verzoeken.

In het programma staan persoonsgegevens in velden met een vastomlijnd doel, zoals naam, telefoonnummer en adres. Deze gegevens zijn eenvoudig te verzamelen als iemand contact met u opneemt en erom vraagt. Naast velden met een specifiek doel kunnen persoonsgegevens ook op andere plaatsen worden opgeslagen, bijvoorbeeld in vrije tekstvelden en opmerkingen. We raden aan dat het wordt vermeden dat in deze velden persoonsgegevens worden ingevoerd, omdat het moeilijk is om deze gegevens op te sporen, te analyseren en bijeen te brengen.

In Visma Webshop worden er persoonsgegevens bewaard in Bestellingen, Nieuwsbrief .

De persoonsgegevens die uw klant heeft ingevoerd bij het registreren van een aankoop in uw webshop, worden hier bewaard.

De gegevens die hier worden ingevoerd, moeten worden verwijderd of anoniem worden gemaakt als de klant de afgelopen 12 maanden niet actief is geweest.

De ingevoerde persoonlijke gegevens worden opgeslagen op Visma eAccounting servers en door onze infrastructuurleverancier. Voor meer informatie over hoe wij omgaan met persoonlijke gegevens, kun je alles vinden op de pagina Informatie over onze algemene voorwaarden - Gegevensbescherming en privacy.

Persoonsgegevens kunnen op verschillende locaties en in verschillende formaten in het programma worden opgeslagen. In Visma Webshop bevinden persoonlijke gegevens zich normaal gesproken in:

  • In de programmadatabase
  • In de Visma eAccounting-database
Houd er rekening mee dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent en daarom verantwoordelijk voor deze gegevens, en dat de AVG-richtlijnen van toepassing zijn ongeacht of de gegevens op de gebruikelijke wijze zijn verspreid of als gevolg van een onwettige handeling.

Als eigenaar van een bedrijf draagt u soms persoonsgegevens over aan anderen, vaak zonder daar bij na te denken. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden overgedragen aan kredietinformatiebureaus, webshops, maar ook aan facturerings- en betalingsoplossingen. Wanneer een derde partij uw persoonsgegevens ontvangt, dan wordt deze een verwerker.

Als eigenaar van een bedrijf bent u ook een verantwoordelijke, hetgeen inhoudt dat u verantwoordelijk bent voor de gegevens die u ontvangt. U bent ook verantwoordelijk voor alle gegevens die aan derde partijen worden overgedragen. In dat geval moet u met de derde partij een verwerkersovereenkomst afsluiten.

U werkt volledig cloudgebaseerd, wat betekent dat de persoonsgegevens die u registreert bij ons worden opgeslagen. Aangezien we namens u persoonsgegevens verwerken, zijn wij een derde partij. Daarom moet er een verwerkersovereenkomst tussen Visma eAccounting en u worden gesloten. Een dergelijke overeenkomst maakt deel uit van de overeenkomst waarmee u akkoord gaat wanneer u uw programma gaat gebruiken.

EU:s dataförordning, Data Act, är skapad för att ge dig som kund större kontroll över din data. Syftet är att göra det enklare att dela information, byta mellan olika molntjänster och säkerställa att du äger tillgången till din egen affärsdata. På Visma eAccounting ser vi detta som en möjlighet att göra din vardag ännu smidigare. Vi vill att du ska använda vår ekonomiplattform för att den ger dig bäst värde, inte för att din data är låst.

Vad innebär Data Act för dig?

Lagstiftningen ger dig som använder våra funktioner flera viktiga rättigheter:

  • Rätt till export: Du kan enkelt hämta ut din data om du vill byta leverantör eller flytta informationen till ett eget system.
  • Smidiga byten: Det ska vara kostnadsfritt och tekniskt enkelt att avsluta ett abonnemang och flytta vidare.
  • Transparens: Du har rätt att veta exakt vilken data som kan exporteras och i vilket format.
  • Radering: Du kan begära att din data raderas permanent när du avslutar din användning av en funktion.

Vilken data ingår i en export?

Vi strävar efter att du ska kunna få med dig all relevant information i ett format som är lätt att läsa in i andra system (som CSV, Excel eller SIE). Exempel på vad som kan exporteras är kund- och leverantörsregister, artiklar, verifikationer, fakturor, rapporter, lönebesked, anställningsinfo, underlag för arbetsgivardeklarationer, deklarationsblanketter, årsredovisningar, kundlistor och tidsregistreringar. Se Exporterbar data i Visma Webshop nedan för detaljer och länk till instruktioner.

Finns det data som inte kan exporteras?

Ja, det finns vissa undantag. Vi kan inte exportera information som rör Visma eAccounting immateriella rättigheter eller företagshemligheter, såsom vår interna programkod eller affärslogik. Vi exporterar inte heller teknisk metadata (loggar) som krävs för plattformens säkerhet och drift.

Vad gäller för program som är installerade lokalt på min dator?

För lokalt installerade funktioner (OnPrem), som till exempel lokala versioner av löneprogram eller bokföring, lagras all data på din egen dator eller server. Eftersom vi inte har åtkomst till din lokala lagring kan vi inte utföra exporten åt dig, men vi tillhandahåller tydliga guider för hur du själv gör det inifrån programmet.

Hur hanteras min data om jag väljer att avsluta mitt abonnemang?

När du avslutar ditt abonnemang har du rätt att begära att din data raderas. Tänk dock på att det finns lagkrav, som till exempel bokföringslagen, som kräver att viss information sparas under en viss tid. Det är ditt ansvar att göra detta.

Kostar det något att exportera min data?

Vi tar inte betalt för export av din data. Om ditt abonnemang har bindningstid och sägs upp i förtid enligt Data Act återbetalas redan betalda avgifter inte, och du behöver betala kvarvarande belopp som om bindningstiden hade fullföljts.

Exporteerbare gegevens in Visma Webshop

Exporteerbare gegevens Formaat Instructies

Artikelen

 CSV/JSON Klik op de naam van uw bedrijf in de rechterbovenhoek om het menu te openen. Selecteer Exporteer. Selecteer het formaat en de gegevens die u wilt exporteren.
Debiteuren CSV/JSON Klik op de naam van uw bedrijf in de rechterbovenhoek om het menu te openen. Selecteer Exporteer. Selecteer het formaat en de gegevens die u wilt exporteren.
Orders CSV/JSON Klik op de naam van uw bedrijf in de rechterbovenhoek om het menu te openen. Selecteer Exporteer. Selecteer het formaat en de gegevens die u wilt exporteren.
Orderregels CSV/JSON Klik op de naam van uw bedrijf in de rechterbovenhoek om het menu te openen. Selecteer Exporteer. Selecteer het formaat en de gegevens die u wilt exporteren.
Afbeelding CSV/JSON Klik op de naam van uw bedrijf in de rechterbovenhoek om het menu te openen. Selecteer Exporteer. Selecteer het formaat en de gegevens die u wilt exporteren.

Verwante onderwerpen

Autoriteit Persoonsgegevens