Anställd
Inställningar
Under Inställningar gör du inställningar för företaget och för tidsregistreringar.
Fliken Företagsinställningar
På fliken Företagsinställningar kan du välja att visa eller dölja vissa val i vänstermenyn och göra inställningar för meddelanden och påminnelser.
Arbetssätt
Attestera tidrapporter
Markera Attestera tidrapporter om löneadministratör eller attestansvarig ska attestera de anställdas tidrapporter innan de kan överföras till löneprogrammet. När rutan är markerad visas Attest i menyn till vänster.
Hantera ledighetsansökningar
Om du vill att de anställda ska kunna ansöka om ledighet ska Hantera ledighetsansökningar vara markerat. Rutan är markerad som standard.
Attest visas i menyn till vänster och de anställda har menyvalet Ledighetsansökan när rutan är markerad.
Läs mer om ledighetsansökningar i avsnitten Attestera tidrapporter och Godkänn eller avvisa ledighetsansökningar.
Skicka meddelanden
Markera Skicka meddelanden om löneadministratörer och attestansvariga ska kunna kommunicera med de anställda direkt i Anställd. Läs mer i avsnittet Meddelanden.
Gå till terminalläget
Terminalläget är en variant av Anställd där anställda kan stämpla in och ut på en gemensam dator eller iPad. Läs mer i avsnittet Terminalläge.
Påminnelser för tidrapporter
Påminnelser visas under Översikt. Där ser anställda när det är dags att klarmarkera sin tidrapport, och löneadministratörer och attestansvariga får påminnelser om tidrapporter som väntar på attest.
Markera Skicka även påminnelser via e-post om påminnelser även ska skickas via e-post.
Ange också hur många dagar efter avvikelseperiodens slut som påminnelsen ska skickas. Du kan välja om påminnelsen ska skickas en gång eller upprepas tills uppgiften är klar.
Inställningarna du gör här gäller för hela företaget, men de kan ändras per anställd. Gå till Anställda i menyn om du vill göra egna inställningar för någon anställd. Läs mer under Påminnelser för tidrapporter.
För att påminnelser ska kunna skickas via e-post måste korrekt e-postadress vara inlagd. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i Spiris.
När e-postadressen ändras i Spiris läses den även i löneprogrammet. Vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600 läses uppgiften in i Anställd/Lönebesked.
Påminnelser kan inte skickas via e‑post till anställda som bara använder funktionen Lönebesked.
Fliken Tidsregistreringar
Skapa en ny typ av tidsregistrering
På fliken Tidsregistreringar kan du lägga till egna typer av frånvaro.
Gör så här:
- Klicka på Skapa ny.
- Ange benämning och välj Typ av frånvaro.
- Klicka på Spara.
Benämningen visas för de anställda när de registrerar tid i kalendern. Tänk på att benämningen inte översätts om du ändrar språkinställning.
Övrig frånvaro med lön kan bara användas av månadsavlönade, medan Övrig frånvaro utan lön kan användas både av anställda med månadslön och timlön.
Redigera en typ av tidsregistrering
Gör så här:
- Markera typen i listan.
- Ändra benämning eller Typ av frånvaro.
- Klicka på Spara.
Det går bara att göra ändringar så länge typen inte används av någon anställd. Övrig frånvaro utan lön och Övrig frånvaro med lön är standardtyper som inte går att redigera.
Aktivera eller inaktivera en typ
Dra knappen i kolumnen Aktiv för att aktivera eller inaktivera en typ. När typen är inaktiv visas den inte för de anställda.
Markera Visa även inaktiva om du vill se alla typer i listan, även de som är inaktiva.