Anställd
Inställningar
Under Inställningar gör du inställningar för företaget och för tidsregistreringar.
Fliken Företagsinställningar
På fliken Företagsinställningar kan du välja att visa eller dölja vissa val i vänstermenyn och göra inställningar för meddelanden och påminnelser.
Arbetssätt
Markera Attestera tidrapporter om löneadministratör eller attestansvarig ska attestera de anställdas tidrapporter innan de kan överföras till löneprogrammet.
Om du vill att de anställda ska kunna ansöka om ledighet ska Aktivera ledighetsansökningar vara markerat. Rutan är markerad som standard, men om rutan har avmarkerats behöver du markera den igen. Ledigheten ska sedan godkännas av löneadministratör eller attestansvarig. Läs mer i avsnitten Attestera tidrapporter och Godkänn eller avvisa ledighetsansökningar.
När du markerar någon av rutorna ovan visas Attest i menyn till vänster. Om Aktivera ledighetsansökningar är markerad ser de anställda Ledighetsansökan i menyn.
Markera Skicka meddelanden om löneadministratörer och attestansvariga ska kunna kommunicera med de anställda direkt i Anställd. Läs mer i avsnittet Meddelanden.
Terminalläget är en variant av Anställd där anställda kan stämpla in och ut på en gemensam dator eller iPad. Läs mer i avsnittet Terminalläge.
Påminnelser för tidrapporter
Påminnelser visas under Översikt, till exempel när det är dags för anställda att klarmarkera sin tidrapport. Löneadministratörer och attestansvariga ser också påminnelser om tidrapporter som ska attesteras. Vill du även att påminnelser ska skickas via e-post gör du inställningen här.
Vill du göra inställningar per anställd går du till Anställda. Läs mer i avsnittet Redigera uppgifter för anställd.
Ange hur många dagar efter avvikelseperiodens slut som påminnelse ska skickas. Du kan ställa in om påminnelser bara ska skickas en gång eller upprepas varje eller varannan dag tills uppgiften är genomförd.
För att påminnelse ska kunna skickas via e-post måste uppgift om korrekt e-postadress vara inlagd. Du loggar in på spiris.se och lägger in e-postadressen där. Den hämtas sedan automatiskt till Anställd. Läs mer om uppdatering av e-postadress.
Det går inte att skicka påminnelser till anställda som bara använder Lönebesked.
Fliken Tidsregistreringar
På fliken Tidsregistreringar kan du lägga till egna typer av frånvaro.
Dra knappen för att aktivera och inaktivera en typ av frånvaro. När typen är inaktiv visas den inte för de anställda.
Om du vill aktivera en inaktiv typ av frånvaro markerar du Visa även inaktiva för att visa alla typer. Du kan då enkelt aktivera typen genom att dra knappen åt höger.
Du kan skapa nya typer av tidsregistreringar som kan användas av de anställda när de registrerar frånvaro i kalendern. Det kan exempelvis vara användbart om de anställda ska registrera tid för fackligt arbete, jour, permission, eller om företaget har en extra ledig dag utöver vanliga helgdagar,
Gör så här:
- Markera typ av tidsregistrering i listan eller klicka på Skapa ny.
Det går bara att göra ändringar så länge typen inte används av någon anställd. Övrig frånvaro utan lön och Övrig frånvaro med lön är standardtyper som inte går att redigera.
- Ange benämning om du har skapat en ny typ och välj Typ av frånvaro.
Benämningen visas för de anställda när de registrerar tid i kalendern. Tänk på att benämningen inte översätts om du ändrar språkinställning.
Övrig frånvaro med lön kan bara användas av månadsavlönade, medan Övrig frånvaro utan lön kan användas både av anställda med månadslön och timlön.
- Klicka på Spara.
