Anställd
Redigera uppgifter för anställd
Detta avsnitt gäller bara dig som är löneadministratör och arbetar i Visma Lön 300 eller Visma Lön 600.
Uppgifterna för anställda hämtas från löneprogrammet men vissa uppgifter kan läggas till och ändras i Anställd. Välj Anställda, markera den anställde i listan och gör ändringar i fönstret Redigera anställd.
- Om du ska lägga upp en anställd så måste det göras i Visma Lön 300/600. Läs mer i avsnittet Lägg upp en anställd.
- Namn och anställningsnummer och löneform hämtas från löneprogrammet. Läs mer under Grunduppgifter.
- E-postadress och mobilnummer registreras på spiris.se och läses sedan automatiskt in i Anställd. Läs mer i avsnittet Redigera användaruppgifter.
- Det går inte att ta bort en anställd från Anställd eller från löneprogrammet. När en anställd slutar anges det i anställningsregistret i Visma Lön 300/600. Då kommer den anställde inte längre med på lönekörningar och rapporter, men uppgifterna för den anställde finns kvar i löneprogrammet. När en anställd slutar ska du radera information som inte är nödvändig att spara. Läs mer i avsnitten Anställda, fliken Anställning och Checklista när anställd slutar.
-
Alla justeringar rörande arbetsscheman och avtal ska göras i Anställd.
Ändringar som görs i Visma Lön 300/600 läses in i Anställd vid nästa synkronisering.
Grunduppgifter
Uppgifterna under Grunduppgifter går inte att lägga in eller redigera i Anställd.
- Anställningsnummer, namn och löneform hämtas från löneprogrammet. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Personuppgifter.
- E-postadress och mobilnummer registreras på spiris.se och läses sedan automatiskt in i Anställd.
E-postadress
Om påminnelser ska kunna skickas via e-post måste korrekt e-postadress vara inlagd. Klicka på Byt e-postadress/mobilnummer och logga in i Spiris om e-postadressen ska ändras. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i Spiris. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i Spiris.
När e-postadressen ändras i Spiris läses den även i löneprogrammet. Vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600 läses uppgiften in i Anställd/Lönebesked.
Mobilnummer
Namn, e-postadress och mobilnummer kan bara ändras av den anställde. Övriga uppgifter kan ändras antingen av en administratör i Spiris eller av den anställde. Om den anställde finns upplagd i flera företag kan administratören inte ändra några uppgifter. Då behöver den anställde göra ändringen själv.
När uppgifter ändras i Spiris läses de även i löneprogrammet. Vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600 läses uppgiften in i Anställd/Lönebesked.
Attest
Här gör du inställningar för om den anställde ska ha attestansvar och vem som ska attestera den anställdes tidsrapporter och godkänna ledighetsansökningar.
Markera rutan vid Har attestansvar om den anställde ska vara attestansvarig. Under Attest - Attestansvariga väljer du sedan vilka anställda som attestansvaret ska gälla för. Läs mer i avsnittet Attestansvariga.
Om du ska välja vem eller vilka som ska ha attestansvar för den anställde markerar du Attesteras av och klickar på pilen för att välja attestansvariga.
Du kan även göra dessa inställningar under Attest - Attestansvariga, vilket är bra om du vill ändra/lägga till attestansvarig för flera personer samtidigt. Läs mer i avnittet Attestansvariga.
Påminnelser för tidrapporter
Anställda som har en markering vid valet Inställningar för företaget får påminnelser enligt företagsinställningarna som har gjorts under Inställningar i menyn till vänster.
Markera Egna inställningar om den anställde ska ha andra inställningar.
Om påminnelser ska kunna skickas via e-post måste korrekt e-postadress vara inlagd. Klicka på Byt e-postadress/mobilnummer under rubriken Grunduppgifter och logga in i Spiris om e-postadressen ska ändras. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i Spiris.
När e-postadressen ändras i Spiris läses den även i löneprogrammet. Vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600 läses uppgiften in i Anställd/Lönebesked.
Arbetsschema
Här visas vilket arbetsschema som är kopplat till den anställde. Om du vill byta arbetsschema kan du antingen göra det härifrån eller under Schemaläggning - Arbetsscheman. Det senare alternativet är bra om du vill ändra/lägga in arbetsscheman för flera personer samtidigt. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.
Under Byt arbetsschema ser du alla arbetsscheman som finns upplagda i företaget. Klicka på ikonen 
i kolumnen Visa för att visa inställningarna för arbetsschemat.
Markera det arbetsschema som ska gälla för den anställde och ange under Gäller fr.o.m. när arbetsschemat ska börja gälla. Om arbetsschemat innehåller fler än en vecka anges vilken vecka som arbetschemat ska börja rulla vid fältet Startvecka.
Klicka på Visa översikt över byte av arbetsschema för att se när byte av arbetsschema har gjorts för den anställde. När en rad är aktiv visas i kolumnen Åtgärder ikoner för att redigera och ta bort byte av arbetsschema. Klicka på ikonen i kolumnen Visa för att visa inställningarna för arbetsschemat.
För att kunna välja arbetsschema med oregelbunden arbetstid för anställda med månadslön behöver schemat ha inställningar för genomsnittlig veckoarbetstid och genomsnittlig sysselsättningsgrad.
Avtal
Här visas vilket avtal som är kopplat till den anställde. Om du vill byta avtal kan du antingen göra det här eller under Avtal. Det senare alternativet är bra om du vill byta eller lägga in avtal för flera personer på samma gång. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.
Under Byt avtal ser du alla avtal som finns upplagda i företaget. Markera det avtal som ska gälla för den anställde. Under Byt avtal kan du även markera om den anställde ska ha förtroendetid. Under Gäller f r o m anger du när avtalet ska börja gälla.
Förtroendetid (även kallat förtroendearbetstid) är en oreglerad arbetstidsform, där den anställde har fått förtroende att själv disponera över sin arbetstid. Syftet är inte att anställda med förtroendetid ska arbeta mer eller mindre än normalt, men arbetstiden kan variera beroende på att arbetsbelastningen kan vara större eller mindre i perioder.
Det är vanligt att anställda med förtroendetid inte får betalt för övertid eller restid, men att de får en veckas extra semester per år.
Förtroendetid kan inte användas av timavlönad utan fungerar bara för månadsavlönad.
Klicka på Visa översikt över byte av avtal för att se när byte av avtal har gjorts för den anställde. När en rad är aktiv visas i kolumnen Åtgärder ikoner för att redigera och ta bort byte av avtal.
Flexsaldo
För anställda med avtal som hanterar flextid visas aktuellt flexsaldo under Flexsaldo. Saldot inkluderar registreringar för kommande perioder och eventuella justeringar som löneadministratören har gjort.
Under Justera flexssaldo kan du öka eller minska saldot manuellt, eller ange ett nytt saldo direkt vid tim:min.
Du kan justera flexsaldot:
- när företaget börjar använda Anställd och du vill lägga in ett ingångsvärde,
- om en anställd har ett minussaldo som ska dras av på lönen,
- om en anställd har ett plussaldo som ska betalas ut.
Exempel
En anställd har minus 10 timmar i flexsaldo som du vill göra löneavdrag för.
När lönekörningen är skapad gör du på lönebeskedet ett avdrag med 10 timmar i Visma Lön 300/600.
Gå sedan till Justera flexsaldo i Anställd, välj Öka med och skriv 10:00 i fältet tim:min och justera saldot till 0 timmar.
Kom ihåg att ange ett datum i fältet Datum för justering.
Det går inte att justera flexsaldot för en period som är klarmarkerad.
Via knappen Gå till kalender når du enkelt den anställdes kalender.