Redigera uppgifter för anställd

Uppgifterna under Grunduppgifter går inte att lägga in eller redigera i Anställd.

• Anställningsnummer, namn och löneform hämtas från löneprogrammet. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Personuppgifter.
• E-postadress och mobilnummer registreras på spiris.se och läses sedan automatiskt in i Anställd.

E-postadress

Om den anställde ska kunna få påminnelse via e-post måste den anställde ha korrekt e-postadress.

Om e-postadressen ska uppdateras klickar du på Byt e-postadress/mobilnummer för att komma till inloggningen för Spiris där uppgifterna uppdateras. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i Spiris. Uppgiften läses sedan in vid nästa synkronisering mot löneprogrammet.

Namn, e-postadress och mobilnummer kan bara ändras av den anställde. Ändring av övriga uppgifter kan antingen göras av en administratör för Spiris, eller av den anställde. Om den anställde finns upplagd i mer än ett företag kan administratören inte ändra några uppgifter, utan det måste göras av den anställde.

När du ändrar uppgifter i Spiris så läses de även in i löneprogrammet. Uppgifterna i Anställd/Lönebesked uppdateras sedan vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600.

Mobilnummer

Namn, e-postadress och mobilnummer kan bara ändras av den anställde. Ändring av övriga uppgifter kan antingen göras av en administratör för Spiris, eller av den anställde. Om den anställde finns upplagd i mer än ett företag kan administratören inte ändra några uppgifter, utan det måste göras av den anställde.

När du ändrar uppgifter i Spiris så läses de även in i löneprogrammet. Uppgifterna i Anställd/Lönebesked uppdateras sedan vid nästa synkronisering med Visma Lön 300/600.

Om företaget arbetar med attest måste antingen löneadministratören eller den attestansvarige attestera de anställdas tidrapporter innan de kan överföras till löneprogrammet. En attestansvarig har bara rätt att attestera tidrapporter för anställda som han eller hon är ansvarig för, till skillnad från en löneadministratör som har rätt att attestera och ändra i alla anställdas tidrapporter.

Här gör du inställningar för om den anställde ska ha attestansvar och vem som ska attestera den anställdes tidsrapporter.

Markera rutan vid Har attestansvar om den anställde ska vara attestansvarig. Under Attest - Tidrapporter anges sedan vilka anställda som attestansvaret ska gälla för. Läs mer i avsnittet Attestansvariga.

Om du ska välja vem eller vilka som ska ha attestansvar för den anställde markerar du Attesteras av och klickar på pilen för att välja attestansvariga.

Om att det finns ej klarmarkerade, ej attesterade och ej godkända tidrapporter visas en påminnelse på startsidan i Anställd. Du kan även skicka påminnelser via e-post till anställda och attestansvariga.

Anställda som har en markering vid valet Inställningar för företaget får påminnelser enligt företagsinställningarna. Du gör företagets inställningar för påminnelser under Inställningar. Läs mer i avsnittet Företagsinställningar.

Om du markerar Egna inställningar kan du välja att den anställde ska få påminnelse via e-post. Korrekt e-postadress måste då vara inlagd under Grunduppgifter.

Här visas vilket arbetsschema som är kopplat till den anställde. Om du vill byta arbetsschema kan du antingen göra det härifrån eller under Schemaläggning - Arbetsscheman. Det senare alternativet är bra om du vill ändra/lägga in arbetsscheman för flera personer samtidigt. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.

Under Byt arbetsschema ser du alla arbetsscheman som finns upplagda i företaget. Klicka på ikonen i kolumnen Visa för att visa inställningarna för arbetsschemat.

Markera det arbetsschema som ska gälla för den anställde och ange under Gäller fr.o.m. när arbetsschemat ska börja gälla. Om arbetsschemat innehåller fler än en vecka anges vilken vecka som arbetschemat ska börja rulla vid fältet Startvecka.

Klicka på Visa översikt över byte av arbetsschema för att se när byte av arbetsschema har gjorts för den anställde. När en rad är aktiv visas i kolumnen Åtgärder ikoner för att redigera och ta bort byte av arbetsschema. Klicka på ikonen i kolumnen Visa för att visa inställningarna för arbetsschemat.

Här visas vilket avtal som är kopplat till den anställde. Om du vill byta avtal kan du antingen göra det här eller under Avtal. Det senare alternativet är bra om du vill byta eller lägga in avtal för flera personer på samma gång. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.

Under Byt avtal ser du alla avtal som finns upplagda i företaget. Markera det avtal som ska gälla för den anställde. Under Byt avtal kan du även markera om den anställde ska ha förtroendetid. Under Gäller f r o m anger du när avtalet ska börja gälla.

Klicka på Visa översikt över byte av avtal för att se när byte av avtal har gjorts för den anställde. När en rad är aktiv visas i kolumnen Åtgärder ikoner för att redigera och ta bort byte av avtal.

För anställda som har avtal som hanterar flextid visas det aktuella flexsaldot under Flexsaldo. Registreringar för kommande perioder ingår i saldot. Om justeringar av flexsaldot har gjorts av löneadministratör så ingår även dessa i flexsaldot.

Under Justera flexssaldo kan du göra en manuell justering av flexsaldot genom att ange hur mycket saldot ska öka eller minska med. Du kan även ange det saldo som ska gälla efter justeringen vid tim:min.

Justering av flexsaldo kan användas:

• när företaget börjar använda Anställd och du vill lägga in ett ingångsvärde.
• om en anställd har ett minussaldo som du vill göra avdrag för på lönen.
• om en anställd har ett plussaldo som du vill betala ut ersättning för.

Exempel

En anställd har minus 10 timmar i flexsaldo som du vill göra löneavdrag för. När du skapat lönekörningen gör du på lönespecifikationen ett timavdrag med 10 timmar i Visma Lön 300/600. I Anställd väljer du sedan Justera flexsaldo, väljer Öka med och skriver 10:00 i fältet för tim:min för att justera flexsaldot till 0 timmar. Du måste även ange ett datum i fältet Datum för justering.