Ta emot e-fakturor

Funktionen att ta emot e-fakturor finns redan inbyggd, men behöver aktiveras. Du kan ta emot alla fakturor som e-fakturor i Bokföring & Fakturering oavsett om de ursprungligen skickats som brev, via mejl eller som en e-faktura från din leverantör. Du hittar aktuella priser och mer information om fördelarna med e-fakturor på spiris.se.

När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till i ett register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo för att ta emot e-fakturor. För att aktivera funktionen, följ stegen nedan.

  1. Gå till Fler funktioner och välj Ta emot fakturor.
  2. Välj knappen Aktivera.
  3. Fyll i uppgifterna.

Genom att be dina leverantörer skicka e-fakturor snabbar du på övergången till ett mer effektivt sätt att hantera dina leverantörsfakturor.

  1. Gå till Inköp - Leverantörer.
  2. Välj länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor nere i fönstrets vänstra hörn, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån.
  3. Välj vilka leverantörer du vill bjuda in till att skicka e-fakturor.
  4. Välj Nästa.
  5. Redigera meddelandet om du vill lägga till eller ändra något.
  6. Välj Skicka inbjudan.

Om du inte har alla dina leverantörers e-postadresser kan du istället gå till Fler funktioner och välja Ta emot fakturor. Här kan du ladda ner en pdf-fil som du kan skriva ut och skicka till dina leverantörer.

Så här ser texten ut som skickas till leverantören:

Du får en notifiering när en leverantör har skickat en e-faktura till dig.

  1. Välj länken i notifieringen eller gå till Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
  2. Välj den leverantörsfaktura du vill registrera.
  3. Välj Åtgärder - Öppna.

E-fakturans organisationsnummer och bankgiro eller plusgiro matchas automatiskt med uppgifterna du har om leverantören. Om leverantören inte finns upplagd sedan tidigare läggs den till.

  1. Välj konton mot vilka fakturan ska bokföras.

Om du redan har registrerade fakturor från leverantören sedan tidigare, föreslås samma konton som användes då.

  1. Välj Bokför.

Om du har bankkoppling förs nu fakturorna automatiskt över till banken. För att genomföra betalningarna, logga in på din internetbank och godkänn transaktionerna. Om du inte har bankkoppling behöver du lägga in betalningarna manuellt.

Om dina leverantörer inte kan skicka e-fakturor kan du fortfarande ta emot leverantörsfakturorna digitalt och bokföra dem med hjälp av den inbyggda tolkningsfunktionen. Det finns många sätt att få in fakturaunderlagen på:

Låt dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till dig genom att använda en unik e-postadress. Fakturauppgifterna kommer att automatiskt tolkas i realtid så att du kan betala och bokföra fakturan med bara ett par klick.

Du kan aktivera detta på två sätt.

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag.

  2. Klicka i rutan Ta emot underlag via e-post för att aktivera funktionen.

Eller:

  1. Gå till Inköp - Bildunderlag.

  2. I det nedre vänstra hörnet, välj länken Vill du ta emot e-post under Bildunderlag? .

  3. Välj Aktivera för att aktivera funktionen.

Under aktiveringen skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. E-postadressen visas i det nedre vänstra hörnet under Bildunderlag.

Du kan hantera alla avsändare genom att välja länken Hantera avsändare, som du hittar i det nedre vänstra hörnet bredvid din unika e-postadress. Här kan du godkänna eller blockera specifika e-postadresser genom att använda växlingsknappen som finns bredvid varje adress. Listan innehåller de e-postadresser du har registrerat under Grunduppgifter och Kontaktperson på dina leverantörer.

Första gången du tar emot en faktura från en ny avsändare, behöver du godkänna avsändaren. Ett meddelande dyker då upp och där ska du klicka på länken hantera. Då öppnas rutan Hantera avsändare där du godkänner avsändaren genom att välja Godkänd. Så fort du godkänt avsändaren läses underlaget in.

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar och fliken Faktureringsuppgifter.
  2. Välj kryssrutan Aktivera scanningstjänsten och få pappersfakturor och mejlade fakturor från leverantörer som e-fakturor.
  3. Be dina leverantörer skicka fakturor till nedanstående adresser.

Du kan ladda ner en pdf-fil med adressinformation under Fler funktioner- Ta emot fakturor.

När du tar emot en scannad faktura hanterar du den precis som en e-faktura i Bokföring & Fakturering.

Leveranstid

Pdf-fakturor som kommer in till scanningsfunktionen innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).

Pappersfakturor som kommer in till scanningsfunktionen före kl 12:00 behandlas och kan läsas in kl 12:00 följande arbetsdag.

Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.

Kolla in avsnittet Läs in bildunderlag för ännu fler alternativ.

Peppol-ID

Peppol-ID är en slags identifiering av den som är ansluten till Peppol och varje mottagare har sitt eget Peppol-ID. Ett Peppol-ID består av två delar, ett prefix (till exempel 0007) som bestämmer vad den sista delen i identifieringen är för typ av data.

0007:XXXXXXXXXX (svenskt organisationsnummer)

0088: YYYYYYYYYYYYY (GLN-nummer)

Skickar du e-fakturor behöver du inte tänka på din mottagares Peppol-ID eftersom sköts det automatiskt.

Läs mer i avsnittet Vad gäller för fakturor till offentlig sektor/Peppol?..

Du hittar ditt Peppol ID under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag, om du har klickat i boxen för Ta emot e-fakturor.

Relaterade avsnitt

E-fakturor - Vanliga frågor
Skicka e-fakturor
Ta emot leverantörsfakturor i Bokföring & Fakturering

Arbeta smartare

Så jobbar du på bästa sätt

Skicka e-fakturor från Bokföring & Fakturering

Allt om fakturering

Ta en titt på vår utbildningswebb

Filmer

Ta emot leverantörsfakturor i Bokföring & Fakturering

Skapa och skicka kundfaktura i Bokföring & Fakturering

Se alla filmer om Bokföring & Fakturering

Supportforum

Prova Bokföring & Fakturering gratis

Sökord: aktivera e-faktura, aktivera efaktura, ta emot efaktura, ta emot efaktura, ta emot leverantörsfaktura via e-post, ta emot leverantörsfaktura via mail, ta emot leverantörsfaktura via mejl