Byråstöd
Uppdragsbrev
Uppdragsbrevet är en skriftlig överenskommelse mellan redovisningsbyrån och kunden. Det beskriver vilket arbete som ska göras, vem som ansvarar för vad, tidplan och avgifter. Med uppdragsbrevet blir förväntningarna tydliga för både kunden och byrån. Om villkoren ändras behöver du uppdatera uppdragsbrevet så att det återspeglar de nya villkoren.
Du kan lägga till logga och pdf-standardfiler under Underhåll - Byråinställningar - Uppdragsbrev. Med standarddokument kommer alla nödvändiga dokument med i varje uppdragsbrev. Läs mer i Inställningar för uppdragsbrev.
Du skapar uppdragsbrev för en kund på fliken Dokumentation - Uppdragsbrev. Alla uppdragsbrev som har skapats och sparats visas i listan. I översikten ser du uppdragsbrevets namn, när det skapades, kundansvarig samt start- och slutdatum. Du ser också statusen: Utkast, Klar för underskrift eller Signerad.
Statusen avgör vad du kan göra.
-
Redigera-ikonen visas med statusen Utkast eller Klar för underskrift.
-
Förhandsgranska visas för uppdragsbrev med statusen Utkast, Klar för underskrift och Signerad.
-
Ladda ner visas med statusen Klar för underskrift och Signerad.
Ett uppdragsbrev som har statusen Signerad kan inte redigeras.
Skapa ett nytt uppdragsbrev
- Gå till Kunder.
- Välj den kund du vill skapa ett uppdragsbrev för.
- Gå till fliken Dokumentation - Uppdragsbrev.
- Välj Nytt uppdragsbrev.
Nu öppnas en guide.
Under 1. Parter och avtalsvillkor visas information som automatiskt hämtas från Byråinställningar och Kunduppgifter. Du kan inte ändra informationen här. Ändra den under Byråinställningar respektive Kunduppgifter.
-
Fyll i kompletterande information för Kundansvarig och Kontakt.
-
Ange Avtalstid, Startdatum, Slutdatum (om tillämpligt) och Betalningsvillkor innan du väljer Nästa.
-
Under 2. Uppdrag och priser väljer du vilka uppdrag och aktiviteter som ska ingå och anger priser. Välj om du vill lägga till prisuppgifter med Prisuppgift för flera uppdrag (paketpris) eller Prisuppgift per uppdrag/aktivitet, eller hänvisa till Prisuppgift enligt bifogat dokument.
Om det redan finns uppdrag upplagda för kunden visas de här. Du kan fälla ut varje uppdrag och ange vem som äger uppdragen/aktiviteterna, prissättningstyp, pris och frekvens. Du kan ta bort uppdrag och aktiviteter som inte är aktuella eller som du inte vill visa och lägga till nya.
-
Prisuppgift för flera uppdrag (paketpris) — rekommenderas om du arbetar med fastpriser eller när flera uppgifter ingår i samma paket och priset inte anges per uppgift. I fältet Pris anger du det totala priset och för vilken period det gäller, till exempel per månad, kvartal eller år.
-
Prisuppgift per uppdrag/aktivitet — kan användas för vilken pristyp som helst.
-
Prisuppgift enligt bifogat dokument — kan användas om du i stället vill inkludera en prislista som ett separat dokument. Du lägger till och laddar upp dokumentet eller dokumenten i det här steget. Filtypen som stöds är pdf. Varje fil, och filerna tillsammans, får vara högst 15 MB, och du kan ladda upp högst 10 filer.
Ändringar som du gör här påverkar bara uppdragsbrevet. Ändringar i kundens uppgifter gör du alltid under Kunder - Uppdrag.
-
Välj Nästa för att gå vidare till steg 3. Mer information och filer.
Här kan du ange ytterligare information, t.ex. extra texter som du vill ska vara med i uppdragsbrevet. Under Bifoga filer kan du ladda upp dokument som är relevanta för uppdragsbrevet, t.ex. byråns avtalsvillkor och/eller personuppgiftsbiträdesavtal. Filtypen som stöds är pdf. Varje fil, och filerna tillsammans, får vara högst 15 MB, och du kan ladda upp högst 10 filer.
Om du har lagt till standardfiler under Underhåll - Byråinställningar - Uppdragsbrev visas de under rubriken Standardfiler. Har du tagit bort en standardfil från det här uppdragsbrevet kan du lägga till den igen genom att välja Lägg till. Det går att göra så länge uppdragsbrevet har statusen Utkast eller Klar för underskrift. När uppdragsbrevet har statusen Signerad går det inte längre. Om inga standardfiler har lagts till under byråinställningarna visas inte avsnittet alls.
-
Välj Nästa för att gå till 4. Förhandsgranska uppdragsbrev.
Här kan du förhandsgranska uppdragsbrevet som det kommer att se ut, inklusive bilagor.
-
Välj Spara som utkast eller Klar för underskrift.
Uppdragsbrevet visas nu i översikten. Du kan förhandsgranska och skriva ut det och skicka det för underskrift till kunden.
- Ändra statusen till Signerad när du har fått tillbaka det underskrivna uppdragsbrevet. Du kan nu spara och ladda upp det underskrivna dokumentet i kundens Dokumentarkiv.
Digital signering
När du har skapat ett uppdragsbrev som är klart för underskrift kan du ladda upp och skicka det till kunden för digital signering. Registrera dig eller logga in om du redan använder funktionen.
Följ instruktionerna. När kunden har skrivit under uppdragsbrevet kan du ladda upp det signerade dokumentet i kundens Dokumentarkiv.
Relaterade avsnitt
Sökord: uppdragsbrev, skapa uppdragsbrev, uppdragsavtal, uppdragsbekräftelse, signera uppdragsbrev, digital signering, standardfiler, prisuppgift, paketpris