GDPR i Egen Lön

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Nedan visas vad du kan göra i Egen Lön för att tillmötesgå kraven för GDPR.

Redovisa registrerade personuppgifter

En anställd har rätt att fråga dig om det finns personuppgifter om denne registrerade i löneprogrammet. I ett sådant fall måste du kunna delge dessa uppgifter till den anställde. Ta en bild av det som visas på skärmen och skicka bilden till den anställde.

Radera registrerade personuppgifter

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Radera eller avidentifiera uppgifter

Det går inte att radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för.

Om du har anställda som uppgifterna inte kan raderas för, men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du ta bort känslig data. Läs mer under Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald.

Om du säger upp Egen Lön kommer du inte att kunna göra ändringar i ditt företag, utan bara se uppgifterna. I detta läget kan du avidentifiera känslig data för de anställda. Detta gör du genom att gå in under respektive anställd under Anställda och klicka på Avidentifiera anställd. Då kommer data så som adress, mejladress och bankkontonummer att tas bort.

Observera att du inte kan ångra avidentifieringen.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i dessa fält under Egen Lön - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig

Ta bort tillgång till tilläggsfunktioner. Läs mer i avsnitten Ta bort tillgång till Anställd för anställd och Ta bort tillgång till Lönebesked. Ta sedan bort inloggningen till spiris.se.

När funktionerna är inaktiverade kommer historiken att försvinna eftersom data utan syfte inte får sparas enligt GDPR.

Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Egen Lön - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Postadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-postadress

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.

Observera att viss information behöver sparas längre, exempelvis information om anställdas pensionsförsäkringar.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

Egen Lön är molnbaserat vilket innebär att de personuppgifter du registrerar lagras på servrar hos vår leverantör av infrastruktur samt på servrar hos Spiris. Mer information om hur data lagras i Spiris hittar du på Visma Trust Centre.

Har du exporterat bokföringsunderlag kan du även ha uppgifter lagrade lokalt på din dator eller en annan plats där du sparat dessa filer.

Observera att du alltid är personuppgiftsansvarig för uppgifter du samlat in och att reglerna för GDPR gäller oavsett på vilket sätt data lagrats och spridits. När du anlitar en tredjepartsleverantör ska det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan ditt företag och det du anlitar. Läs mer om det under nästa rubrik.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Biträdesavtal mellan Spiris och dig som kund

Du jobbar helt molnbaserat vilket innebär att de personuppgifter du registrerar lagras hos oss. Vi räknas i och med detta som en tredjepartsleverantör som behandlar personuppgifter för din räkning. I och med detta behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Spiris och dig. I det avtal som du godkänner innan du får tillgång, ingår ett sådant biträdesavtal.