Lön
Checklista vid semesterårsavslut
En gång om året ska du göra semesterårsavslut. Då skapas ett nytt semesterår och anställningsregistret uppdateras med nya dagar och semestervärden genom att återstående betalda semesterdagar flyttas till sparade dagar för nästa semesterår. Dessutom räknas nya betalda semesterdagar, samt betalda och sparade semesterdaglöner fram.
De anställda kan inte ta ut semesterdagar på det nya året innan semesterårsavslutet är gjort.
Oberoende av om du arbetar med generellt semesterår (1 april - 31 mars) eller kalenderår (1 januari - 31 december) ska semesterårsavslutet göras när alla avvikelser för föregående semesterår är registrerade på ett lönebesked, men det spelar ingen roll om lönekörningen är klarmarkerad eller ej.
Om ni har innevarande månad som löneperiod och lönekörningen för april (vid generellt semesterår) eller januari (vid kalenderår) är klarmarkerad, kommer alla semestervärden att uppdateras på lönebeskeden vid semesterårsavslutet. Om ni däremot har föregående månad som löneperiod, uppdateras de nya semesterdagarna först på lönebeskeden för maj/februari.
Kontrollera inställningarna för ditt företags semestervillkor
- Välj Inställningar - Löneinställningar
- Välj fliken Semester.
- Kontrollera att inställningarna för de semestervillkor ditt företag använder stämmer överens med det avtal som ditt företag tillämpar.
Lägg in ingångsvärden om du har börjat använda Lön under året
Om du har börjat använda Lön under året lägger du in ingångsvärden för semester under
Kontrollera att alla anställda har rätt semestervillkor och semesterrätt
- Välj Lön - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Semester.
- Kontrollera att rätt semestervillkor är valt för respektive anställd.
Om du ska byta semestervillkor för någon anställd är det lämpligt att göra det innan semesterårsavslutet om semesterberäkningen ska göras enligt det nya semestervillkoret.
- Kontrollera att rätt antal dagar är angivet i fältet Semesterrätt.
Semesterrätten ska vara 25 dagar eller enligt gällande kollektivavtal och anställningsavtal. I fältet ska alltid full semesterrätt registreras oberoende av hur många dagar som kommer att vara betalda eller obetalda semesterdagar.
Betala ut rörlig semesterlön
Innan semesterårsavslutet ska du betala ut rörlig semesterlön.
Om rörlig semesterlön inte är utbetald under året kommer den att försvinna vid semesterårsavslutet och ersättas av en ny framräknad rörlig semesterlön.
Rörlig semesterlön räknas bara fram vid semesterårsavslutet om du använt lönearter som påverkar den rörliga semesterlönen. Dessa lönearter har en markering vid Semestergrundande rörlig lön på fliken
Gör så här för att betala ut rörlig semesterlön:
- Välj
- Välj snabbvalet Semester
- Markera rutan Utbetalning av rörlig semesterlön.
- Klicka på Spara.
Hela den rörliga semesterlönen kommer att betalas ut som en klumpsumma.
Registrera alla händelser för det tidigare semesteråret
För att underlaget för beräkning av semesterdagar och semesterlön ska bli korrekt, bör du kontrollera att all lön och frånvaro för intjänandeåret är registrerad.
Det är datumen för löneperiod och avvikelseperiod som avgör vad som ingår i semesterberäkningen.
Gör semesterårsavslut
Här beskriver vi hur du gör semesterårsavslut. Om du vill att vi visar dig hur du gör, klicka på Guida mig i menyraden och välj guiden Skapa semesterårsavslut.
- Välj Lön - Semesterårsavslut.
- Klicka på Skapa rapport vid Underlag för semesterberäkning.
- Gör urval för rapporten.
- Klicka på pilen vid knappen Visa och välj i vilket format du vill spara rapporten.
- Klicka på Skapa rapport vid Semesterskuldlista.
- Gör urval för rapporten.
- Klicka på pilen vid knappen Visa och välj i vilket format du vill spara rapporten.
- Markera Ta med vid aktuellt semestervillkor under Skapa semesterårsavslut.
- Klicka på Starta semesterårsavslut.
- Klicka på Fortsätt.
Det nya semesteråret är skapat och anställningsregistret har uppdaterats med de nya värdena.
Fältförklaringar
Underlag för semesterberäkning
Utskriften visar underlag för semestervärden i anställningsregistret. Den innehåller uppgifter om semestergrundande frånvaro, semestergrundande lön med mera. Uppgifterna hämtas från programmets ackumulatorer.
Semesterskuldlista
I semesterskuldlistan får du koll på företagets semesterskuld. Listan används i samband med semesterårsavslutet. Den kan även användas som en bilaga till företagets bokslut och delårsbokslut och om du vill stämma av semesterskulden i bokföringen varje månad.
Semesterskuldlistan baseras på händelsedatum. Det innebär att datumet som registreringen gjordes styr vilken månad händelserna hamnar på. Om registreringen inte har något datum hamnar händelsen på samma månad som sista dagen i löneperioden på den lönekörning som händelsen är registrerad på.
Om du har har löneperiod innevarande månad och avvikelseperiod föregående månad och tar ut semesterskuldlistan för april, behöver du vänta tills du har gjort klart lönekörningen för maj för att avvikelserna för april ska tas med.
Ta med
Sätt en markering i kolumnen Ta med vid de semestervillkor du vill avsluta.
Skapades senast
Datum under Skapades senast visar när senaste semesterårsavslutet för aktuellt semestervillkor gjordes. Om det inte finns något datum i kolumnen har inget semesterårsavslut för semestervillkoret gjorts.
Om du backar semesterårsavslutet visas datumet för det senast gjorda semesterårsavslutet för semestervillkoret. Om inget semesterårsavslut har gjorts tidigare visas inget datum i kolumnen.
Starta semesterårsavslutet
Klicka på knappen Starta semesterårsavslutet när du vill genomföra semesterårsavslutet för det eller de semestervillkor du markerat i kolumnen Ta med. Du kan göra semesterårsavslut för flera villkor samtidigt om de har samma tidsperiod.
Backa semesterårsavslut
Du kan ångra ett semesterårsavslut så länge det inte finns låsta lönekörningar med en löneperiod som tillhör det nya semesteråret.
Om du ångrar att du avslutat ett eller flera semestervillkor kan du klicka på Backa semesterårsavslut. Markera sedan vilket eller vilka semestervillkor som ska backas och klicka på OK. När du har backat semesterårsavslutet återställs alla uppgifter som uppdaterades vid semesterårsavslutet till tidigare värden och semesterårsavslutet är nu ogjort.
