Resor & Utlägg
Skapa utläggsrapport med företagskort
Detta avsnitt gäller dig som är användare och inloggad i privat läge.
När du gör ett köp med företagskortet skickas det till Resor & Utlägg och hanteras i vissa fall olika beroende på om företaget eller du som användare har betalningsansvaret.
I båda fallen ska du komplettera kortköpet med en bild på ditt kvitto.
För att inte riskera att tappa bort kvittot är det smart att fota det och lägga in bilden i Resor & Utlägg direkt vid köptillfället.
Får du ett kvitto via mejl kan du vidarebefordra det direkt till kvitto@spiris.se. Då läggs kvittot in automatiskt under Utlägg - Att göra.
Mastercard/Visa
När du har gjort ett köp med ditt kort visas transaktionen under Inköp.
Öppna den transaktion du vill göra till ett utlägg, klicka på plustecknet och sedan på Utlägg.
Vill du slippa manuella steg kan du ställa in så att korttransaktioner skapas som utlägg automatiskt.
Där kan du ladda upp en bild på kvittot och sedan spara eller skicka in utlägget till din organisation. Du kan skicka in enstaka transaktioner, eller samla flera i en utläggsrapport och skicka in dem tillsammans.
Det görs ingen matchning mot fakturan från banken.
First Card
När företaget har betalningsansvar
När du har gjort ett köp med ditt kort visas transaktionen under Inköp.
Du kompletterar transaktionen med kvittot, och när fakturan kommer in från banken matchas den automatiskt. Därefter kan du skicka in rapporten som har skapats.
När användaren har betalningsansvar
Gör så här:
- Välj Utlägg - Att göra.
- Gå igenom utläggen för att avgöra vad som avser privata kortköp och kortköp som ska ersättas av företaget.
- Ta de kortköp som är privata genom att markera utlägget, klicka på de tre prickarna längst upp till höger och välja Ta bort utlägg.
Du kan också markera utlägget som privat i fältet Kopplad till korttransaktion. Köpet bokförs då som ett privat kortköp och blir en skuld till företaget. Skulden regleras oftast genom avdrag på din lön.
- Klicka på de utlägg som behöver kompletteras.
- Lägg till en bild på kvittot från din dator i rutan Bifoga kvitto. I appen klickar du på kamerasymbolen och väljer Ta bild. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek.
- Klicka på plustecknet.
- Välj Ny utläggsrapport.
- Klicka på Lägg till utlägg i rapporten.
- Markera vilka utlägg du vill lägga till.
- Klicka på Lägg till utlägg.
- Klicka på Spara.
Om du vill kontrollera rapporten innan den skickas kan du klicka på de tre prickarna längst upp till höger. Välj sedan Förhandsgranska PDF-rapport.
- Klicka på Skicka in.
Övriga företagskort*
När företaget har betalningsansvar
När du gör ett köp skickas det till Resor & Utlägg och en utläggsrapport skapas automatiskt. Rapporten fylls på med månadens kortköp och matchas mot fakturan när den kommer från banken. Du kan skicka in utläggsrapporten först när fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit. Knappen Inväntar faktura kommer att uppdateras till Skicka in när fakturan har lästs in.
Kvitton matchas mot transaktioner som har kommit in från banken. För att matchningen ska fungera behöver följande stämma:
- Kvittot ska vara sparat som ett ej inskickat utlägg.
- Kvittot ska vara uppladdat innan transaktionen kommer från banken.
- Kvittot och transaktionen ska ha samma inköpsdatum.
- Beloppet på kvittot och transaktionen ska vara samma.
- Välj Utlägg - Att göra.
- Klicka på utläggsrapporten.
- Klicka på de utlägg som behöver kompletteras.
- Lägg till en bild på kvittot från din dator i rutan Bifoga kvitto. I appen klickar du på kamerasymbolen och väljer Ta bild. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek.
Bilden tolkas automatiskt. Förutom den redan förifyllda kortköpsinformationen sätts nu också en utläggskategori.
- Kontrollera att kvittot har tolkats korrekt och komplettera eller ändra om det behövs.
- Klicka på Spara.
När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit från banken låses utläggsrapporten upp. Då kan du skicka in den.
När användaren har betalningsansvar
Kvitton matchas mot transaktioner som har kommit in från banken. För att matchningen ska fungera behöver följande stämma:
- Kvittot ska vara sparat som ett ej inskickat utlägg.
- Kvittot ska vara uppladdat innan transaktionen kommer från banken.
- Kvittot och transaktionen ska ha samma inköpsdatum.
- Beloppet på kvittot och transaktionen ska vara samma.
Gör så här:
- Välj Utlägg - Att göra.
- Gå igenom utläggen för att avgöra vad som avser privata kortköp och kortköp som ska ersättas av företaget.
- Ta de kortköp som är privata genom att markera utlägget, klicka på de tre prickarna längst upp till höger och välja Ta bort utlägg.
Du kan också markera utlägget som privat i fältet Kopplad till korttransaktion. Köpet bokförs då som ett privat kortköp och blir en skuld till företaget. Skulden regleras oftast genom avdrag på din lön.
- Klicka på de utlägg som behöver kompletteras.
- Lägg till en bild på kvittot från din dator i rutan Bifoga kvitto. I appen klickar du på kamerasymbolen och väljer Ta bild. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek.
- Klicka på plustecknet.
- Välj Ny utläggsrapport.
- Klicka på Lägg till utlägg i rapporten.
- Markera vilka utlägg du vill lägga till.
- Klicka på Lägg till utlägg.
- Klicka på Spara.
Om du vill kontrollera rapporten innan den skickas kan du klicka på de tre prickarna längst upp till höger. Välj sedan Förhandsgranska PDF-rapport.
- Klicka på Skicka in.
* Övriga företagskort: Airplus, Danske Bank företagskort, DNB Corporate Mastercard, Handelsbanken, Mynt och SEB Företagskort
Relaterade avsnitt
Sökord: betalkort