Ställ in datakälla

Normalt bestämmer du datakälla i startguiden när du sätter upp företaget för första gången. Om ingen datakälla valdes när företaget sattes upp, klicka på knappen Ställ in datakälla i den övre delen av sidan.

Du kan alltid ändra datakälla från sidan Underhåll - Inställningar - Bokföringsdata. Där kan du även se status för en pågående import.

Med alla datakällor, utom Manuell inmatning, kan du exportera dina bokföringsuppgifter till en SIE4-fil. Läs mer under avsnittet Exportera data.

Datakälla - Bokföring & Fakturering

  • Det är det aktiva företagets bokföring som används i Skatt & Bokslut.

  • När du jobbar via Byråstöd används bokföringen i kundens företag.

  • Alla bokföringsuppgifter från de senaste tre räkenskapsåren förs över.

  • Bokföringsunderlag, exempelvis inscannade bilder, kommer med automatiskt.

  • Många avstämningsbilagor skapas automatiskt vid importen.

Datakälla - Fortnox

  • För att använda Fortnox som datakälla behöver du aktivera API-integrationen för varje kundbolag i Fortnox. Valet av datakälla görs i startguiden och fungerar på samma sätt som för SIE4 och Bokföring & Fakturering.

  • På Översikt väljer du Importera från Fortnox, loggar in mot Fortnox och väljer det bolag du vill hämta bokföringen från. Importen startar direkt efter att du valt bolag.

  • Bokföringsuppgifterna hämtas via API:t och hanteras som en SIE4-import. Vid en första import (eller om företaget har nollställts) hämtas de tre senaste räkenskapsåren. För pågående år importeras verifikationer för den aktiva perioden.

  • Datum och tid för senaste Fortnox-import visas på Översikt.

  • När du loggat in mot Fortnox sparas en inloggningstoken för den aktuella medarbetaren i upp till 30 dagar. Varje gång du importerar förlängs tiden med 30 dagar automatiskt.

  • Inloggningstoken är personlig och knuten till den medarbetare som loggar in. Om en annan medarbetare ska importera från Fortnox behöver hen själv godkänna kopplingen mot Fortnox. Läs mer i Vem behöver godkänna kopplingen mot Fortnox?

  • Bokföringsdata hämtas i bokföringsvalutan, alltså SEK. Fakturor i utländsk valuta importeras med det bokförda beloppet i SEK. Läs mer i Fakturor i utländsk valuta vid import från Fortnox.

Datakälla - SIE-fil

  • Välj importfilen från din dator. Både SIE1 (årssaldon) och SIE4 (transaktioner) stöds.

  • Det fungerar att lägga till hur många räkenskapsår du vill. Det är bara att importera fler SIE-filer.

  • SIE-filen får max vara 100 MB.

  • Du kan importera samma räkenskapsår flera gånger via SIE-fil utan att det skapas dubbletter.

  • När du importerar ett räkenskapsår kommer föregående års värden automatiskt tas med. Dessa visas i resultatanalysen, resultat- och balansräkningen samt årsredovisningen.

  • Du kan importera konton med 4-6 siffror i kontonumret

  • Import av dimensioner inkluderar 1 projekt och 3 resultatenheter

  • Det fungerar inte att ändra från SIE-fil till manuell inmatning, bara till Bokföring & Fakturering.

SIE, en förkortning av "Standard Import och Export", är ett svenskt standardiserat filformat utformat för att underlätta överföring av finansiell information. Det kan användas för att utbyta data mellan olika program, exempelvis mellan ett ekonomiprogram och ett deklarationsprogram eller mellan program från olika leverantörer. Det utvecklas och underhålls av SIE-gruppen. SIE-formatets standard samordnas med BAS-kontoplanen och Skatteverkets sru-koder.

Det finns 4 typer av SIE-filer.

  • Typ 1 (SIE1): Årssaldon. Filformatet innehåller årets ingående och utgående saldon för samtliga konton i kontoplanen. Detta SIE-format är avsett främst för överföring till skatteprogram.
  • Typ 2 (SIE2): Periodsaldon, innehåller förutom samtliga basuppgifter från typ 1 även månadsvisa saldoförändringar för samtliga konton.
  • Typ 3 (SIE3): Objektsaldon. Filformatet är identiskt med typ 2, men saldon finns dessutom på objektnivå, till exempel kostnadsställen och projekt.
  • Typ 4 (SIE4): Transaktioner. Typ 4 är uppdelad i två undertyper. En för export av transaktioner från redovisningsprogram och en för import av transaktioner till redovisningsprogram.

I Skatt & Bokslut stöds import av SIE1 och SIE4. För export stöds SIE4.

Manuell inmatning

  • Här är huvudsyftet att kunna förbereda och skapa en årsredovisning eller ett årsavslut.
  • Skapa räkenskapsåren från Översikt.
  • Du fyller i utgående saldon (bokförda värden före bokslutstransaktioner) manuellt på alla konton.
  • Drill-down funkar inte.
  • Om datakällan ändras till SIE-fil eller Bokföring & Fakturering går det inte att ändra tillbaks till manuell inmatning
  • Transaktionsanalys är inte tillgänglig
  • Det går inte att exportera bokslutsverifikationer som SI-fil.
  • Export av SIE4-fil är inte tillgängligt

Växla mellan datakällor

Du kan bara byta datakälla när du står i en pågående period. Alla perioder före den måste vara låsta. Går det inte att byta, kontrollera först att du har valt en pågående period.

Det här händer när du byter

  • Alla perioder före den pågående perioden låses permanent och kan bara läsas. Det går inte att låsa upp dem i efterhand. Undantaget är årsavslut, som du fortfarande kan låsa upp och redigera.

Exempel: Byter du datakälla i juli låses januari–juni (vid kalenderår).

  • All importerad information från och med den pågående perioden tas bort. Det gäller även kommande räkenskapsår.

Exempel: Har du arbetat med perioder efter mars och byter datakälla i mars, tas allt importerat innehåll från mars och framåt bort.

  • Byter du från manuell inmatning eller SIE1 till en annan datakälla tas även de ingående balanser du har registrerat manuellt bort, för år där årsavslutet inte är låst.
  • På Översikt visas Import för den nya datakällan.
  • Bokslutsverifikationer som du exporterar skickas till den nya datakällan, Bokföring & Fakturering eller SIE-fil.
  • Aktivitetsloggen får en rad som visar när ändringen gjordes, från vilken period och vem som gjorde den.

Vilka byten som går att göra

Alla byten nedan kräver att du står i en pågående period.

  • Från SIE1 kan du byta till en större datakälla, som SIE4 eller Spiris Bokföring & Fakturering. Du kan inte byta tillbaka till SIE1.
  • Från SIE4 kan du inte byta till SIE1. Vill du använda SIE1 behöver företaget nollställas och sättas upp på nytt.

Manuell inmatning väljer du i startguiden. Har du valt en annan datakälla men ännu inte importerat något kan du byta till manuell inmatning. När du har importerat verifikationer går det inte längre.

Byta från manuell inmatning

  • Även här måste du stå i en pågående period. Den nya datakällan gäller från den perioden och framåt.
  • Efter bytet kan avvikelser visas i transaktionsanalysen och de automatiska kontrollerna, eftersom de manuellt registrerade ingående balanserna tas bort.

Läs mer i avsnittet Fel i kontroller när jag har ändrat datakälla från manuell inmating.

Varför går det inte att importera?

  • "Tyvärr, den uppladdade filen har en filändelse som inte stöds." Endast filändelsen .se accepteras, för både SIE4- och SIE1-filer. Filer med ändelsen .si eller .sie behöver döpas om eller exporteras på nytt från bokföringssystemet. SIE-filen får inte heller vara större än 100 MB.
  • "Det går inte att importera uppgifter eftersom alla perioder i räkenskapsåret är låsta." Lås upp en period i det aktuella året och försök igen.
  • "Organisationsnumret i SIE-filen matchar inte företagets." Kontrollera att filen är exporterad för rätt företag innan du fortsätter.
  • "Dubletter av verifikationsnummer hittades." Samma kombination av serie och verifikationsnummer förekommer flera gånger i filen. Rätta i bokföringssystemet och exportera en ny fil.
  • "Utgående balans för innevarande år i SIE1 balanserar inte." Saldona i SIE1-filen går inte jämnt ut. Kontrollera bokföringen och exportera filen på nytt.
  • "Vi kan tyvärr inte importera direkt från bokföringen just nu eftersom data redan har importerats från en SIE-fil." Datakällan kan inte blandas. Kontakta supporten om datakällan behöver ändras.
  • Importen misslyckades med fel och varningar. Klicka på meddelandet för att öppna listan över fel med radnummer, och använd Kopiera text för att spara den. Kvarstår problemen beror de oftast på innehållet i SIE-filen: kontakta leverantören av det bokföringssystem som skapade filen.

Relaterade avsnitt

Kom i gång med Skatt & Bokslut

Inställningar

Arbeta smartare

Frågor och svar - Vad gäller vid digital inlämning?

Redovisningskonsult? Jobba smart med Spiris Smarta Byrån

Deklarera i Skatt & Bokslut

Deklarationsdatum

Filmer

Se alla filmer om Spiris Smarta Byrån

Reko/Rex i Skatt & Bokslut

Supportforum

Spiris Smarta Byrån

Sökord: import, importkälla, data import, källa, överföra, kundimport, lägga till data, lägg till data, fortnox, sie