Tid & Projektplanering
Koppling till Lön
Du kan använda Tid & Projektplanering tillsammans med lönefunktionen. På så sätt blir det smidigt att föra över registreringar i samband med lönekörning.
Dina anställda i Lön behöver du lägga till i Tid & Projektplanering. Läs hur du gör det i avsnittet Lägg till användare.
Innan du exporterar registreringarna första gången är det bra om du kontrollerar dina inställningar, se nedan. När det är dags för lönekörning ser du till att tidregistreringar och utlägg är attesterade, därefter exporterar du löneunderlagen via Tid & kvitton - Löneunderlag.
När exporten är klar skickas ett mejl till den som gjorde exporten. I mejlet ser du vilka avvikelser för olika användare som fördes över. Du ser också om någon användares avvikelser inte gick att föra över. Behöver du göra om exporten bör du inte göra det för alla användare, utan endast för de som är berörda. Händelser som redan har importerats till Lön raderas inte. Du behöver därför radera dem manuellt från lönebeskedet.
De avvikelser som inte fördes över får du lägga in manuellt. För att få in underlag och avvikelser till Lön klickar du på Importera registreringar. Läs mer i hjälpen för Lön.
Aktivera kopplingen
För att aktivera en koppling till Lön gör du så här:
-
Välj Inställningar - Integrationer - Lönesystem.
-
Markera Spiris Lön.
-
Klicka på Koppla till Spiris Lön.
Den som aktiverar kopplingen till Lön behöver ha fullständig behörighet till lönefunktionen.
Inställningar för kopplingen
Innan du gör din första export till Lön behöver du kontrollera följande:
1. Kontrollera inställningarna för de anställda i Tid & Projektplanering
Innan du gör en överföring till Lön är det bra att kontrollera att anställningsnummer och personnummer finns inlagt på den anställde i Tid & Projektplanering. Det gör du via Inställningar - Generellt - Licenser & Användare. Anställningsnumret ska stämma överens med det nummer som finns angivet i lönefunktionen. Du bör även kontrollera så att det arbetsschema som du har valt på den anställde stämmer överens med det som finns inlagt i Lön.
Har du timavlönade användare måste dessa ha schemat som heter Oregelbunden arbetstid i Lön och en markering för Inget schema i Tid & Projektplanering. Detta är för att timmarna ska överföras korrekt.
2. Kontrollera att rätt lönekod är angiven i Tid & Projektplanering
Registreringarna kopplas till Lön med hjälp av lönekoder. Kontrollera att du har rätt lönekod angiven.
Under Inställningar - Tid & kvitton bör du kontrollera:
- Tidkoder - En tidkod kan exempelvis vara Ordinarie arbetstid och Övertid.
- Frånvaro - En frånvarokod kan exempelvis vara semester, föräldraledighet, sjukfrånvaro.
- Utlägg - Ett utlägg kan exempelvis vara resekostnad.
Under Inställningar - Artiklar & priser - Artiklar bör du kontrollera:
- Artiklar av typen Tillägg - Ett tillägg kan exempelvis vara OB-ersättning. Skapar du egna tillägg ska dessa ha lönekoden Övriga tillägg och en korrekt löneart.
- Artiklar av typen Bilresa - Bilersättning är det som i Lön heter milersättning.
- Artiklar av typen Traktamente - Exempel på traktamente kan vara helt eller halvt traktamente.
Som standard finns ett antal tidkoder och artiklar redan upplagda i Tid & Projektplanering, men lägger du till egna koder behöver dessa kopplas manuellt till rätt lönekod.
3. Kontrollera om inställningen för att specificera ingående moms är aktiverad
Om dina medarbetare registrerar kvitton behöver du aktivera inställningen för att specificera ingående moms i Lön. Detta gör du via Inställningar - Löneinställningar, fliken Bokföring.
Här hittar du de vanligaste frågorna som gäller kopplingen till Lön.