Visma Administration 1000
Synka - Fakturering, kommando
Kommandot Synka - Fakturering är endast tillgängligt om du som byrå har aktiverat samarbetet Fakturering till Visma Administration från Visma Byråstöd eller Byråstöd. Du hittar det under Försäljning - Kundfakturor.
När du väljer kommandot synkroniseras de fakturor och inbetalningar som din kund har registrerat i Fakturering. Samtidigt synkroniseras även vissa register.
För alla programdelar, utom Betalningar, görs alltid överföringen av information från Fakturering till Visma Administration 1000. Aldrig tvärtom. När det gäller betalningar för fakturor som kommer från Fakturering så synkroniseras de i båda riktningarna.
Följande händer vid synkronisering av:
Fakturor
De kundfakturor som skapas i Fakturering kan synkroniseras först efter att de har blivit skickade/sparade. Efter synkronisering kan fakturorna bearbetas vidare i Visma Administration 1000.
För att Visma Administration 1000 ska kunna ta emot en faktura från Fakturering måste den ha ett unikt fakturanummer. Finns det redan en faktura med samma nummer i programmet avvisas fakturan. Kontrollera att fakturanummerserien i Fakturering är unik och inte finns i Visma Administration 1000. Fakturor ska helst skapas i Fakturering. Om du skapar fakturor i Visma Administration 1000, ska detta göras i en annan fakturanummerserie och du ska vara medveten om att dessa fakturor inte kommer att föras över till Fakturering.
I och med att fakturor skapade i Visma Administration 1000 inte förs över blir resultatuppgifterna på kundens startsida i Fakturering missvisande. Ett tips är att använda Ekonomiöversikt för att visa hur kundens företag går. Ekonomiöversikt använder aktuella uppgifter från ditt Visma Administration 1000.
Se filmen För över information till Ekonomiöversikt, Budget & Prognos.
Kontering av fakturor
Artiklar och artikelkonteringar synkroniseras från Fakturering till Visma Administration 1000. När fakturorna sedan förs över från Fakturering kommer de att konteras enligt den artikelkontering som finns på respektive artikel.
Som byrå kan du inte ändra artikelkontering på en artikel i Visma Administration 1000, däremot kan du byta konto för den valda artikelkonteringen. Byter du konto kommer din ändring inte att påverkas av kommande synkroniseringar, om du inte har angett att artikelkonteringen alltid ska uppdateras med det som finns i Fakturering. Detta gör du under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Byråstöd/Byråstöd.
Har en artikel fel artikelkontering måste detta ändras i Fakturering.
Kontrollera gärna konteringen av fakturan innan du journalför
Skattereduktion
Om din kund fakturerar husarbete/grön teknik kan ansökan till Skatteverket göras från antingen Fakturering eller Visma Administration 1000. Vem som ska göra ansökan kan du komma överens om tillsammans med din kund.
Fakturor med utländsk moms - OSS
En faktura som är markerad för OSS i Fakturering kommer att läsas in i Visma Administration 1000, men eftersom hanteringen av OSS skiljer sig åt mellan programmen kommer du att behöva kontera fakturan manuellt.
Gör så här:
- Ange konton för Moms OSS, Försäljn OSS, Exp avg OSS, Frakt OSS och Given rabatt OSS under Arkiv - Inställningar - - Företag - Kontonummer.
- Se över uppgifterna under Arkiv - Inställningar - - Artiklar/lager - Artikelkonteringar. Se bland annat till att rätt konto är angivet i fältet Försäljning OSS och att du har angett rätt artikeltyp.
- Ta bort markeringen för Skickad på fakturan efter att den är inläst.
- Gå till fliken Kunduppgifter på fakturan och markera One Stop Shopp (OSS).
- Markera fakturan som Skickad igen.
Nu kommer den inlästa fakturan att komma med i filen till Skatteverket och på rapporten One Stop Shop.
Inbetalningar
De inbetalningar som har registrerats på fakturor i Fakturering hämtas automatiskt vid synkronisering. Byrån kan även registrera inbetalningar i Visma Administration 1000. Vi rekommenderar att du och din kund kommer överens om vem som ska registrera inbetalningarna och om registreringen ska ske i Fakturering eller Visma Administration 1000. På så sätt minimeras risken att inbetalningar registreras dubbelt.
Registrerar du betalningar i Visma Administration 1000 på fakturor som har synkroniserats från Fakturering, så kommer dessa inbetalningar att synkroniseras tillbaka till Fakturering när inbetalningarna har journalförts i Visma Administration 1000.
Bortskrivningar/kundförlust
Om en importerad inbetalning från Fakturering innehåller en bortskrivning används de bortskrivningskoder och konton som finns angivna i Visma Administration 1000 under Arkiv - Inställningar - - Försäljning - Bortskrivningar. Kontonummer för kursdiff och avgifter hämtas från Arkiv - Inställningar - - Företag - Kontonummer.
Swish- och kortbetalningar från Fakturering
En faktura som är betald i Fakturering och som har betalningsvillkor Swish direktbetalning eller Kortbetalning kan i dagsläget tyvärr inte läsas in som betald faktura i Visma Administration 1000.
Som byrå behöver du därför manuellt betala fakturan även i Visma Administration 1000. Det gör du genom att skapa en direktbetalning. Nästa gång du synkroniserar kommer Visma Administration 1000 att försöka skicka betalningen till Fakturering och då visas ett felmeddelande. Du kan ignorera felmeddelandet eftersom fakturan nu är betald i båda programmen.
Påminnelseavgift
Har det skapats en påminnelseavgift på en faktura i Fakturering kommer det att skapas en betalrad för påminnelseavgiften. Betalraden påverkar inte fakturans saldo men visas på inbetalningsjournalen så att påminnelseavgiften blir bokförd.
De påminnelseavgifter som skapas i Visma Administration 1000 kommer inte att föras över till Fakturering.
Register
Kunder, Artiklar, Projekt
När Visma Administration 1000 hämtar fakturor från Fakturering läggs nya och ändrade kunder, artiklar och projekt till i respektive register i Visma Administration 1000.
När poster från dessa register läses in i Visma Administration 1000 blir de fält som förs över från Fakturering låsta och inaktiva. Vill du göra ändringar i dessa fält måste det göras i Fakturering. Övriga fält kan du ändra i Visma Administration 1000 och de kommer inte att skrivas över vid en kommande synkronisering från Fakturering.
Du kan inte radera poster i dessa register i Visma Administration 1000.
Kunder
En kund som läggs till i Visma Administration 1000 vid synkronisering får samma kundnummer i Visma Administration 1000 som den har i Fakturering. Skulle det finnas en kund med samma kundnummer i Visma Administration 1000, kommer den att skrivas över med de uppgifter som kommer från Fakturering.
Varje gång kunden faktureras uppdateras statistiken i Visma Administration 1000 kundregister.
De kunduppgifter som förs över från Fakturering visas som inaktiva fält i Visma Administration 1000 och går inte att redigera.
Artiklar
En artikel som läggs till i Visma Administration 1000 vid synkronisering får samma artikelnummer i Visma Administration 1000 som den har i Fakturering. Skulle det finnas en artikel med samma artikelnummer i Visma Administration 1000, kommer den att skrivas över med de uppgifter som kommer från Fakturering.
Befintliga uppgifter på artiklarna, som t ex artikelkontering, kommer alltid att skrivas över med det som hämtas från Fakturering. Du kan däremot ändra konton för artikelkonteringen i företagsinställningarna, dessa skrivs inte över vid synkronisering om du inte har angett att de ska göra det. Den inställningen görs under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Byråstöd/Byråstöd.
Varje gång artikeln är med på en faktura uppdateras statistiken för artikeln i Visma Administration 1000.
De artikeluppgifter som förs över från Fakturering visas som inaktiva fält i Visma Administration 1000 och går inte att redigera. Priset för artikeln läggs inte till i artikelregistret utan följer endast med på fakturadokumentet.
Projekt
Ett projekt som läggs till i Visma Administration 1000 vid synkronisering får samma projektnummer i Visma Administration 1000 som det har i Fakturering. Skulle det finnas ett projekt med samma projektnummer i Visma Administration 1000, kommer det att skrivas över med de uppgifter som kommer från Fakturering.
Du kan behöva gå in på respektive konto och ange att du vill arbeta med projekt för att kunna skriva ut fakturajournalen.
De projektuppgifter som förs över från Fakturering visas som inaktiva fält i Visma Administration 1000 och går inte att redigera.
Betalningsvillkor, Enheter, Leveranssätt, Leveransvillkor, Resultatenhet
Poster i dessa register kan du ändra i Visma Administration 1000, men ändringen kommer att skrivas över nästa gång du synkroniserar med Fakturering.
Vid synkroniseringen kommer nya poster från Fakturering att läggas till, dessa kan sedan inte raderas i Visma Administration 1000. Vill du radera poster ska du göra det i båda programmen, i de fall de går att radera.
Betalningsvillkor som synkas från Fakturering får koden E följt av ett löpnummer.
Artikelkontering, Betalsätt
Poster i dessa register kan du ändra och radera i Visma Administration 1000. När programmet synkroniserar uppgifter från Fakturering förblir de poster som du har ändrat i Visma Administration 1000 oförändrade och nya poster läggs till. Har du raderat poster i Visma Administration 1000 så läses dessa in på nytt om de finns kvar i Fakturering. Vill du radera poster bör du därför radera dem i båda programmen, i de fall de går att radera.
Poster i dessa register som synkas från Fakturering får koden E följt av ett löpnummer.
Under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Byråstöd/Byråstöd kan du ange hur du vill att dessa register ska bete sig vid synkronisering. En markering för respektive register innebär att uppgifterna från Fakturering alltid ersätter de ändringar du har gjort i Visma Administration 1000.
