Kundfaktura via Digitala fakturor & dokument

Med tjänsten Digitala fakturor & dokument kan du skicka fakturor elektroniskt via e-faktura, med e-post samt som vanligt brev. En order som har skapats i programmet och gjorts om till faktura kan också skickas via Digitala fakturor & dokument. Däremot finns inget stöd för kontantfaktura, räntefaktura eller HUS/ROT-faktura när de skickas från Visma Compact via Digitala fakturor & dokument.

Skapa en kundfaktura och skicka via Digitala fakturor & dokument

1. Skapa din faktura på samma sätt som en vanlig faktura. Välj Program - Kundfakturering - Fakturering. Har du ett dokument du vill bifoga klicka på Bilaga AI i fakturahuvudet och välj bilaga och spara. Bilagan ska vara en pdf-fil på max 5 Mb.

Tips! Om din kund kräver att det ska anges en referenskod kan du skriva in den i kundregistret på flik AutoInvoice om det alltid är samma. Annars lägger du in referenskoden uppe till höger när fakturan skapas alternativt via Hantera fakturor.

Använder du enheter som till exempel kg, liter, timmar behöver enheten vara kopplad till rätt SI-kod. Du lägger upp nya och kopplar enheter i Register - Textregister - Kategori Enhetstexter.

Din kund kan ha speciella krav på hur fakturan ska se ut för att de ska kunna ta emot den i sitt system till exempel en referenskod. Kontrollera därför detta med din kund.

2. Välj Program - Kundfakturering - Hantera fakturor - Status Ej skickad.

Här ser du alla fakturor om du har markerat att alla fakturor ska skickas via Digitala fakturor & dokument under Register - Företagsinformation - Tjänster - Inställningar. Annars syns bara fakturor till de kunder som har detta som ett utskriftsval.

Finns inte fakturan under Ej skickad? Välj status Ej utskriven för att se fakturorna och ändra inställning för hur fakturorna ska skickas. Välj sedan Ej skickad för att kunna skicka fakturorna.

3. Kontrollera att det står Klar att skicka i kolumnen AutoInvoice, på fakturan. Står istället något av nedanstående behöver du göra vissa justeringar för att kunna skicka fakturan.
• Välj mottagare: Flera möjliga mottagare för e-faktura har hittats och du behöver klicka på Alternativ - Elektroniskt via AutoInvoice för att välja rätt kund.
• Kan ta emot: Kunden finns upplagd hos men du har inte kopplat kunden till tjänsten i ditt program. Klicka på Alternativ - Elektroniskt via AutoInvoice för att välja kund.
• Postadress (Adress 3) saknas: Det är inställt att alla fakturor ska skickas elektroniskt i företaget men kunden har inte kunnat matchas med någon mottagare för e-faktura. Istället väljs det automatiskt att fakturan ska skickas som brev, men först måste uppgift om postnummer och ort kompletteras i Adressfält 3 inne på kunden. Kontrollera hur din kund vill ha sin faktura och gör rätt inställningar på kunden.

4. Markera fakturan, knapparna för AutoInvoice blir aktiverade.
5. Kontrollera att det är rätt utskriftsval i kolumnen Utskriftsval via AI, ändra genom att klicka på knappen Alternativ. Här kan även referenskod ändras eller läggas till om din kund kräver det.
6. Skicka fakturan genom att markera den och klicka på Skicka.

Oavsett utskriftsval skapas det automatiskt en kopia som pdf-fil när fakturan skickas. Filen sparas på den plats som finns vald för pdf-filer under Inställningar - Användarinställningar - Mappar. Är ingen sökväg vald sparas filen i Windowsmappen Mina dokument/Dokument.

Kunden har möjlighet att ta emot e-fakturor. Vill du skapa ett e-post meddelande med en förfrågan till kunden? Om du får detta meddelande när du ska skicka en e-faktura är det inställt i ditt program att du ska skicka e-faktura till kunden. Kunden finns upplagd i men har i sitt program inte markerat att de vill ta emot e-fakturor. Klicka Ja för att skicka iväg ett standardmeddelande till kunden med en förfrågan om att ansluta sig till Digitala fakturor & dokument.

7. En faktura som skickas via Digitala fakturor & dokument ska precis som vanliga fakturor överföras till reskontra och bokföring. Om fakturan av någon anledning inte godkänns och den behöver korrigeras kan det bara göras om den inte är överförd.
   
   Innan du överför fakturan, gå in på Hantera fakturor och klicka på AI-status eller välj Register - AutoInvoice-historik/status. Kontrollera att det står status Skickad till mottagaren på fakturan.

Pappersutskrift av en elektronisk faktura

Det finns inte längre något krav på papperskopior på årets fakturor.

När du skickar en faktura via Digitala fakturor & dokument skapas det automatiskt en kopia som pdf-fil. Filen sparas på den plats som finns angiven för pdf-filer under Inställningar - Användarinställningar - Mappar. Är ingen sökväg vald sparas filen i Windowsmappen Mina dokument/Dokument. Vill du ändå ha en pappersutskrift av din e-faktura gör du det antingen via Hantera fakturor eller från Kundfaktureringen.

• I Hantera fakturor rekommenderar vi att du gör utskriften innan fakturan är skickad via Digitala fakturor & dokument. Välj status Ej utskriven, markera fakturan och klicka på Skriv ut ej utskrivna poster.
• I Kundfaktureringen gör du utskriften genom att välja fakturan och klicka på skrivarknappen uppe till höger bland knapparna. Härifrån kan du skriva ut oavsett status på fakturan.

Hur vet jag att fakturan har skickats?

Du kan kontrollera att din e-faktura har nått mottagaren antingen genom att i Hantera fakturor klicka på AI-status eller välja Register - AutoInvoice-historik/ status.

Skickad till mottagaren: Fakturan skickats och tagits emot av din kund. Skickas fakturan som brev innebär det att fakturan har kunnat skickas till kunden.

Skickas: Fakturan håller antingen på att skickas och kommer strax byta status till Skickad eller så är något fel vilket gör att fakturan inte kan nå mottagaren.

Kontrollera att fakturan ser korrekt ut och att den är upplagd enligt ev önskemål från kunden. Korrigera fakturan om det behövs och skicka igen, i Hantera felaktig faktura läser du vidare om hur du gör. Vänta till nästa dag, är det fortfarande samma status, markera fakturaraden och klicka på Supportmail. Nu går det iväg ett mejl till Spiris support med information om fakturan. Supporten kommer kontrollera informationen och återkomma till dig.

Stoppad: Markera fakturaraden för att få information om vad felet beror på. I Hantera felaktig faktura kan du läsa vidare om hur du korrigerar och skicka om fakturan.