Vad är Digitala fakturor & dokument
Digitala fakturor & dokument är en tjänst från Spiris som du har tillgång till om du har ett serviceavtal på Visma Compact.
Med hjälp av Digitala fakturor & dokument kan du effektivisera din hantering av kundfakturor genom att du skickar dokument helt elektroniskt (e-faktura), direkt mellan ditt ekonomiprogram och de ekonomiprogram som dina kunder använder. Du kan även skicka fakturor som e-post och vanligt brev.
Det går även att ta emot leverantörsfakturor som e-post men själva registreringen i programmet görs manuellt precis som tidigare. Observera att i Compact 500 och 750 finns inte möjlighet att skicka kundfakturor utan bara att ta emot leverantörsfakturor via e-post.
Vad är en elektronisk faktura i Visma Compact?
När du skickar en faktura från Visma Compact via Digitala fakturor & dokument innebär det att fakturan skickas iväg elektroniskt till din kund. Kundens ekonomiprogram tar sedan emot e-fakturan och läser in den. All fakturainformation hanteras helt automatiskt, det vill säga rätt uppgifter läggs in på rätt plats i det mottagande systemet. E-fakturan innehåller samma information som en pappersfaktura och består både av själva fakturainformationen och av en fakturabild, en pdf-fil. I och med att e-fakturan innehåller en pdf-fil kan mottagaren alltid förhandsgranska den.
När du väljer att skicka dina fakturor elektroniskt via Digitala fakturor & dokument krävs ingen manuell hantering. Du skapar din faktura och med ett knapptryck skickar du iväg fakturan till kunden. På så sätt sparar du tid och ökar dessutom säkerheten i din fakturahantering.
Skicka faktura via Digitala fakturor & dokument
När du sparar en faktura eller order känner Visma Compact automatiskt av om kunden kan ta emot e-faktura och du väljer då själv om du vill skicka e-faktura till kunden eller inte. Vill du skicka e-faktura anger du kunden som mottagare och därefter kommer utskriftsvalet för fakturan att ändras så att den skickas elektroniskt.
Om dina kunder inte kan ta emot e-fakturor kan du alltid skicka dina dokument via Digitala fakturor & dokument som en bifogad pdf-fil i ett e-postmeddelande eller som utskrift på papper och leverans med vanlig post. När pdf-filen skapas eller fakturan skrivs ut används den fakturamall du har i programmet. Om du använder Digitala fakturor & dokument för att skicka dina fakturor som brev sköter tjänsten om det du annars hade fått göra manuellt, såsom att frankera och gå till posten.
Digitala fakturor & dokument är ett utskriftsval i programmet. Du anger på kunden vilket utskriftsval som ska gälla för just den kunden. När du använder det kan du välja mellan följande utskriftsval: Elektroniskt via AutoInvoice (e-faktura), Brev via AutoInvoice eller E-post via AutoInvoice.
I Visma Compact går det inte att skicka räntefakturor, HUS/ROT-fakturor eller kontantnotor via Digitala fakturor & dokument.
Obs! Din kund kan ha speciella krav på hur fakturan ska se ut för att de ska kunna ta emot den i sitt system, till exempel en referenskod. Kontrollera därför alltid detta med din kund.
Leverantörsfaktura via Digitala fakturor & dokument
I Visma Compact kan du inte ta emot och läsa in elektroniska dokument. Du kan däremot ställa in att du vill ta emot leverantörsfakturor som e-post. Då kan dina leverantörer skicka fakturor till dig via tjänsten och du tar emot som e-post. Fakturorna får du lägga in manuellt i programmet precis som tidigare.
Detta behöver du
För att använda Digitala fakturor & dokument behöver du följande:
- Ett giltigt serviceavtal för din version av Visma Compact.
- Version 6.20 eller senare av Visma Compact.
- En inloggning till spiris.se. Dina inloggningsuppgifter ska anges under Register - Företagsinformation, Tjänster. Fyll i e-postadress och lösenord till Min sida.
Dokumenttyper
Följande dokumenttyper hanteras i Visma Compact:
- Kundfaktura, samt ev bilaga (pdf-fil, max 5 Mb)
- Kreditfaktura, samt ev bilaga (pdf-fil, max 5 Mb)
- Leverantörsfaktura (kan tas emot som e-post men måste registreras manuellt i programmet)
Se även
Inställningar för Digitala fakturor & dokument
Kundfaktura via Digitala fakturor & dokument
Hantera felaktig faktura
Registrera e-faktura på kund