Visma Fakturering
Kontrollera mottagare av e-faktura
Om du får information från en kund om att de vill ta emot e-faktura från dig behöver du först kontrollera att mottagaren kan ta emot elektroniska dokument.
För att programmet ska känna av om din kund kan ta emot e-fakturor måste organisationsnumret/personnumret vara inlagt i kundregistret.
Du kan antingen kontrollera dina kunder en och en eller kan du välja att söka i hela ditt kundregister på en gång.
Du kan även kontrollera om utländska organisationsnummer och GLN-nummer kan ta emot e-fakturor från dig. För mottagare utanför Norden är det extra viktigt att du anger så mycket information om mottagaren som möjligt.
Kontrollera en kund
- Välj Försäljning - Kunder.
- Välj den aktuella kunden och gå till fliken Utskriftsval.
- Klicka på knappen Kontrollera.
- Leta upp kunden i listan, markera den och klicka på Välj markerad. Gå vidare till punkt 13.
Om du inte hittar kunden i listan gör du så här:
- Klicka på Ny mottagare.
- Fyll i de uppgifter som krävs för att kontrollera om kunden kan registreras som mottagare av e-faktura. Något av fälten Orgnr/personnr eller GLN måste fyllas i.
Du kan även söka på utländska organisationsnummer och GLN-nummer. För mottagare utanför Norden är det extra viktigt att du anger så mycket information om mottagaren som möjligt.
- Ange en e-postadress dit informationen kan skickas när det är klart att kunden kan ta emot e-faktura.
- Klicka på Skicka.
Uppgifterna skickas nu iväg för kontroll. När kunden har blivit upplagd som mottagare skickas ett mejl till den e-postadress du angav. När du har fått meddelandet om att din kund kan ta emot e-faktura från dig gör du följande:
- Välj Försäljning - Kunder.
- Välj den aktuella kunden och gå till fliken Utskriftsval.
- Klicka på knappen Kontrollera.
- Leta upp kunden i listan, markera den och klicka på Välj markerad.
På fliken Utskriftsval kan du nu se att utskriftsvalen för de olika dokumenten har ändrats.
- Kontrollera så att utskriftsvalen för de olika dokumenten på fliken Utskriftsval stämmer med hur du vill ha det. När du skickar fakturor som e-dokument kan du välja mellan tre olika utskriftsval, Brev, E-faktura, E-post. Läs mer om de olika utskriftsvalen i avsnittet Kunder, fliken Utskriftsval.
När du skapar en faktura till kunden nästa gång kommer utskriftsvalet du har valt på kunden att vara förvalt på fakturan.
Kontrollera hela kundregistret
- Välj Försäljning - Kunder.
- Välj kommandot Sök mottagare e-faktura.
Nu visas en dialogruta med information om det finns kunder som inte har organisationsnummer och hur lång tid sökningen beräknas ta.
- Klicka på Starta sökning.
När sökningen är klar visas en dialogruta med en lista över de kunder som vill ta emot e-faktura från dig. Alla kunder i listan är förmarkerade.
- Se till att de kunder du vill skicka e-faktura till är markerade och klicka på Välj markerade.
Nu ändras utskriftsvalet till E-faktura för dokumenttyperna Faktura, Kreditfaktura och Räntefaktura. Du hittar inställningen under Försäljning - Kunder, fliken Utskriftsval.
Läs om hur du skickar e-faktura i avsnittet Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.
Relaterade avsnitt
Detta är Digitala fakturor och dokument
Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post
