Att tänka på när du byter till Bokföring & Fakturering

Kontrollera att du har angett ditt organisationsnummer under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar.

• Inaktivera de poster som du inte vill föra över. Det är bara aktiva poster som kommer att överföras.
• Se till att alla kunder har postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt.
• Se till att alla artiklar har en konteringskod eftersom det är obligatoriskt. Om du idag inte använder artikelkonteringar måste du skapa sådana och massuppdatera ditt artikelregister. Läs mer om artikelkonteringar i avsnittet Artikelkonteringar, kortläge.
• Se till att alla kunder, leverantörer och artiklar har namn eftersom det är obligatoriskt.
  
• Se till att dina utländska kunder har en landskod angiven.

Obetalda och journalförda kundfakturor kommer att föras över som reskontraposter. Det som förs över är till exempel fakturanummer och belopp så att du kan hantera inbetalningarna i ditt nya program. Artikelrader förs inte över och du kan titta på originalfakturan i ditt Visma Förening.

Observera att det inte går att byta nummerserie för dina fakturor. Den nummerserie du har när du för över dina uppgifter är den som kommer fortsätta att användas. Säkerställ därför att den nummerserie du har för dina fakturor fungerar på lång sikt. Detta gäller till exempel dig som byter nummerserie varje år och inleder nummerserien med innevarande år (2016XXXX). Du ändrar nummerserie under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Nummerserier.

• Se till att alla kundfakturor är utskrivna.
• Registrera alla inbetalningar som är utförda.
• Skriv ut fakturajournal och inbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Dina obetalda kundfakturor hittar du i under Försäljning - Kundfakturor. Du matchar sedan kundinbetalningarna enkelt under Kassa- och bankhändelser. Om du har använt ett annat kundfordringskonto än 1510 i Visma Förening behöver du boka om dina kundfordringar till 1510 eftersom alla inbetalningar bokas bort mot 1510.

Mer information om hur du registrerar betalningar kan du läsa om i avsnittet Kom i gång med Kassa- och bankhändelser.

Nya fakturor registrerar du i Bokföring & Fakturering.

När du byter till Bokföring & Fakturering kommer en sie-fil för de två senaste räkenskapsåren att föras över.

I Bokföring & Fakturering används alltid den senaste kontoplanstypen. Om du använder kontoplan BAS96 i Visma Förening kan du inte få över din bokföring. I detta fall får du skriva ut en balansrapport och sedan lägga in uppgifterna som ingående balanser.

Du kan överföra dina uppgifter till det nya programmet och skapa din nästa momsrapport där.

När du överför dina uppgifter så kommer standardkonton att få standardmomsrapportkod. Har du skapat egna konton i Visma Förening eller använt konton som normalt inte finns så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Du behöver därför gå igenom dina kontoni och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.

Du behöver även gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera så att de har rätt momsrapportkoder. Där momsrapportkod saknas eller är felaktig kan du justera direkt på raderna.

Läs om hur du ändrar momskod i Bokföring & Fakturering.

Innan du överför data och börjar arbeta i det nya programmet ska du ta en säkerhetskopia på dina uppgifter i Visma Förening.

Tar du emot dina leverantörsfakturor som e-fakturor måste du läsa in alla leverantörsfakturor innan du byter. Detta gör du under Inköp - Leverantörsfakturor. Du måste även ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor & dokument.