Anställda, fliken Personuppgifter

Du får förslag på anställningsnummer 001 när du registrerar den första anställde i ett nytt företag, men du kan ändra förslaget nummer. När du lägger in ytterligare anställda kommer anställningsnummer att räknas upp utifrån den nummerserie du valt. Fältet är alfanumeriskt, vilket innebär att du kan använda både bokstäver och siffror.

Du kan byta anställningsnummer på en anställd även efter att du börjat köra löner för personen.

Skriv in personnummer i fältet. Du kan betala ut lön till anställda utan att du skrivit in personnummer men det är en viktig uppgift bland annat för att den anställde ska redovisas korrekt i arbetsgivardeklarationen.

Om den anställde har ett personnummer ska det alltid uppges i fältet Personnummer. Har den anställde inget personnummer kan du istället lägga in samordningsnummer, födelsedatum följt av ett löpnummer eller nummer för annan identitet .

Samordningsnummer

Har personen inget personnummer utan ett samordningsnummer ska det anges här. Samordningsnummer används till exempel för personer som får arbeta i Sverige, men som inte har uppehållstillstånd. Läs mer om samordningsnummer på skatteverket.se.

Födelsetid

Saknar personen såväl personnummer som samordningsnummer ska istället födelsetid anges. Uppgiften om födelsetid ska börja med personens födelsedatum, på samma sätt som i ett personnummer, följt av tre valfria siffror (ÅÅMMDD-XXX). Till exempel kan en person född 4 juni 1969 som saknar personnummer få födelsetid 690604-001.

Om födelsetid anges i fältet Personnummer måste även Adress 1 och Postadress fyllas i.

För anställda med födelsetid ska uppgift om födelseort och medborgarskap tas med i arbetsgivardeklarationen. Uppgifterna läggs in fälten Födelseort (077), Landskod födelseort (078) och Landskod medborgarskap ej svenskt (081) under Personal - Anställda, fliken Skatt och arbetsgivaravgift.

Annan identitet

Om personen saknar personnummer, samordningsnummer och födelsetid, anger du i valfritt nummer i fältet Personnummer. Det finns inget särskilt krav förutom att ett sådant nummer som mest får innehålla 50 tecken. Hos Skatteverket kallas denna typ av nummer för "annan identitet".

Om denna typ av nummer anges i fältet Personnummer måste uppgift fyllas i vid fälten Adress 1 och Postadress.

Skriv in förnamn i fältet. Du kan söka efter och göra urval på en anställds förnamn.

För anställda som använder Anställd, Lönebesked eller Resor & Utlägg är det viktigt att det namn som anges här stämmer överens med det namn som angivits på spiris.se. Om ett annat namn anges här ersätts det med namnet som finns angivet på spiris.se vid synkronisering.

Skriv in efternamn i fältet. Du kan söka efter och göra urval på en anställds efternamn.

För anställda som använder Anställd, Lönebesked eller Resor & Utlägg är det viktigt att det namn som anges här stämmer överens med det namn som angivits på spiris.se. Om ett annat namn anges här ersätts det med namnet som finns angivet på spiris.se vid synkronisering.

Skriv in boxadress eller gatuadress i fältet. Om annan uppgift än personnummer eller samordningsnummer är inlagd i fältet Personnummer är detta fält obligatoriskt att fylla i.

Om du har långa adresser, som till exempel c/o adresser, kan du använda detta fält till c/o adressen och Adress 2 till gatuadressen.

För anställda som har bostaden som tjänsteställe hämtas adressuppgiften från detta fält. Läs mer i avsnittet Vad är tjänsteställe och ändras det om man jobbar hemifrån?

Fältet används bara om du har så långa adresser att uppgifterna inte får plats i fältet Adress 1.

Om annan uppgift än personnummer eller samordningsnummer är angett i fältet Personnummer är detta fält obligatoriskt att fylla i.

Skriv in orten i fältet.

Fältet används i första hand om du ska skicka lönebeskedet utomlands.

Landskod behöver bara väljas för anställd som har samordningsnummer och ska tas med i rapporteringen till Fora. Landskoden ska vara kopplad till adressen som angivits på fliken Personuppgifter.

Skriv in telefonnummer till arbetsplatsen t ex direktnummer.

Skriv in hemtelefonnummer till den anställde.

Skriv in mobiltelefonnummer till den anställde.

E-postadressen som anges här blir användarnamnet som används för att logga in i Anställd, Lönebesked/Kivra eller Resor & Utlägg via spiris.se. Om den anställde är löneadministratör i Visma Lön 300 rekommenderar vi att du använder e-postadressen som är angiven under Arkiv - Användare - Användare.

Har den anställde redan en inloggning till Spiris anger du den e-postadressen.

Markera rutan om den anställde använder Resor & Utlägg. Läs mer i avsnittet Kom igång med Resor & Utlägg.

Markera rutan om den anställde ska använda Anställd. Läs mer i avsnittet Kom igång med funktionen Anställd.

1. Klicka på knappen med pennan för att välja in en bild på den anställde.

Du kan bland annat hämta bilder som har bildformatet bmp eller jpg. Det spelar ingen roll vilken storlek du har på bilden, den anpassas till bildrutan i programmet.

2. Välj mapp där bilden är sparad, markera bilden och klicka på Öppna.

De bilder du lägger till i anställningsregistret sparas i katalogen Bilder som automatiskt läggs upp som en underkatalog till företagsmappen.

Kontaktuppgifter till anhörig är bra att ha om det händer något på arbetsplatsen.

Klicka på knappen Personalhistorik när du vill se historik för den anställde som är aktiv.

Du kan gå direkt till den anställdes kalendarium genom att klicka på knappen Öppna i kalendariet.