Kom igång med Resor & Utlägg

De anställda kan registrera utlägg, representation, milersättning och traktamente på webben eller i appen Spiris Resor & Utlägg. När det är dags för lönekörning hämtas underlagen till reseräkningarna och uppgifterna läggs in på respektive anställds lönebesked.

I detta avsnitt beskriver vi hur företaget kommer igång med funktionen. Du kan också titta på filmen Aktivera Resor & Utlägg i Visma Lön 300.

Kontrollera att företaget uppfyller kraven för att använda Resor & Utlägg

För att företaget ska kunna använda funktionen krävs följande:

Företaget måste vara registrerat på spiris.se.
Löneadministratören i Visma Lön 300 måste ha behörigheten Administratör på Spiris på spiris.se.

Du kontrollerar vilken behörighet du har genom att logga in på spiris.se, klicka på företagsnamnet i övre högra hörnet och välja Hantera användare.

Om du arbetar med Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd behöver du först bjuda in dina kunder till samarbete i Resor & Utlägg. Hur du gör det kan du läsa i avsnittet Aktivera samarbete i Resor & Utlägg från Spiris funktion Byråstöd eller Aktivera samarbete i Resor & Utlägg från Visma Byråstöd.

Gör inställningar i Visma Lön 300

Tillgång till funktionen

Gör så här:

Öppna Visma Lön 300.
Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.
Välj Integrationer.
Markera Använder Visma Utlägg.
Klicka på Spara.

Lägg till löneadministratör

När nedanstående inställningar är gjorda blir löneadministratören automatiskt administratör i Resor & Utlägg efter synkroniseringen.

Gör så här:

Öppna Visma Lön 300.
Välj Arkiv - Användare - Användare och fyll i uppgifterna.
Klicka på OK.

Observera att det är samma e-postadress som används för inloggning till spiris.se som ska anges här.

Välj Arkiv - Mina tjänster på vismaspcs.se.
Ange e-postadress och lösenord.
Klicka på OK.

Ge de anställda tillgång

Gör så här:

Välj Personal - Anställda.
Klicka på knappen Aktivera anställda.
Markera vilka anställda som ska använda funktionen eller klicka på knappen Markera alla vid Visma Utlägg för att markera alla.

Alla anställda måste ha en egen unik e-postadress registrerad i anställningsregistret. Om den anställde redan har en inloggning till spiris.se väljer du den e-postadressen. Lägg in e-postadressen för respektive anställd på fliken Personuppgifter.

Synkronisera

När företaget har tillgång till funktionen visas ikonen Synkronisera digitala tjänster på menyraden. Synkroniseringen används när uppgifter ska föras över. Läs mer i avsnittet Synkronisera registreringar från Spiris funktioner.

Klicka på ikonen Synkronisera digitala tjänster eller välj Arkiv - Synkronisera digitala tjänster.
Välj vad du vill synkronisera i dialogrutan som visas. Du kan välja mellan att Synkronisera register och Synkronisera register och lönekörning.
Välj Synkronisera.

Om du får frågan att logga in anger du dina inloggningsuppgifter till spiris.se.

När synkroniseringen är klar skapas ett konto för varje anställd på Spiris. Om den anställde redan har ett konto kopplas funktionen till det kontot.

Anställda som inte har en inloggning till spiris.se sedan tidigare får en länk via e-post. De som redan har en inloggning använder sina befintliga uppgifter för att logga in.

Gör inställningar för administratörer

Logga in i Resor & Utlägg.

Gå till spiris.se och logga in.
Välj Resor & Utlägg.
Klicka på pilen vid Privat läge och markera Organisation för att komma till administratörsläget i Resor & Utlägg.

Innan du börjar jobba är det bra att anpassa utläggsprocessen efter företagets behov. Läs mer i avsnitten i avsnitten Integrationer, Utläggskategorier, Dimensioner (resultatenhet/projekt) och Rapportflöde.

Gör inställningar för användare

Under Användare i Resor & Utlägg visas information om alla företagets medarbetare som använder funktionen. Här kan du administrera användarnas anställningsnummer, koppling till företagskort och möjligheten att rapportera utlägg åt andra användare. Läs mer i avsnittet Användare.

Anställnings-ID i Resor & Utlägg är detsamma som anställningsnummer i Visma Lön 300. Det är därför viktigt att numret som anges under Anställnings-ID är detsamma som anges för respektive anställd i fältet Anställningsnummer under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter i Visma Lön 300.

Inställningar som användaren ska göra

I avsnittet Inställningar för användare i Resor & Utlägg beskrivs vilka inställningar som de anställda göra.

Gör så här för att logga in i funktionen: