Byråstöd
Aktivera samarbete i Resor & Utlägg
Med Resor & Utlägg behöver du inte längre hantera dina kunders reseutlägg och kvitton manuellt.
Din kunds anställda registrerar sina utlägg via webben eller mobilen. Om du också väljer att koppla Resor & Utlägg till Visma Lön 600 eller Lön synkroniseras reseräkningar och utlägg med Visma Lön 600 eller Lön och läggs till på varje anställds lönebesked.
Om du väljer att aktivera kopplingen med Bokföring & Fakturering uppdateras kontoplanen automatiskt i Resor & Utlägg. När rapporter förs över från Resor & Utlägg till Bokföring & Fakturering hamnar informationen automatiskt på verifikationen. Alla bilder som har lagts till i rapporten i Resor & Utlägg läggs också till i verifikationen, så att du hittar de bilder som är kopplade till en verifikation. Som standard är Bokföring & Fakturering förvalt som rapportmottagare så snart du har aktiverat Resor & Utlägg.
Titta på filmen Bjud in till samarbete från Byråstöd för att se hur det går till. I filmen Acceptera samarbete ser du vad som händer när en kund får en inbjudan till samarbete.
Användarabonnemang
I Resor & Utlägg finns två användarabonnemang. Du ändrar abonnemang för användaren i Resor & Utlägg. Läs mer om hur du gör det i hjälpen för Resor & Utlägg i avsnittet Användare.
Välj ett av de två användarabonnemangen utifrån användarens behov. Kombinera dem som du vill, men minst en användare måste ha Resor & Utlägg Fastpris.
Resor & Utlägg Styckpris - passar för användare som gör få utlägg. Här betalar kunden per utlägg. Den passar också för dem som bara attesterar användarnas utlägg.
Resor & Utlägg Fastpris - passar för företag vars anställda rapporterar många utlägg och reseräkningar och som vill koppla sitt företagskort och sin körjournal till funktionen så att all information uppdateras automatiskt. Den betalas med en fast månadskostnad.
När du aktiverar det här samarbetet kan du som redovisningsbyrå ange att du vill stå som betalningsmottagare för Resor & Utlägg. Samarbetet är kostnadsfritt för dig som byrå.
Aktivera koppling med Visma Lön 600
När du har aktiverat samarbetet i Byråstöd kan du aktivera kopplingen mellan Visma Lön 600 och Resor & Utlägg. Läs mer i Lön i avsnittet Kom igång med Resor & Utlägg i Visma Lön 600.
Aktivera koppling med Lön
När du har aktiverat samarbetet i Byråstöd kan du aktivera kopplingen mellan Lön och Resor & Utlägg. Läs mer i hjälpen för Lön i avsnittet Kom igång om de anställda ska registrera sina utlägg.
Aktivera koppling med Bokföring & Fakturering
När du har aktiverat samarbetet i Byråstöd kan du aktivera kopplingen mellan Resor & Utlägg och Bokföring & Fakturering. Läs mer i hjälpen för Resor & Utlägg i avsnittet Koppling till Bokföring & Fakturering.
Hur du aktiverar samarbetet beror på kundens upplägg. Välj det alternativ nedan som passar din kund.
Din kund är redan kund hos Spiris och använder Resor & Utlägg
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
- Gå till Kunder.
- Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
- Välj fliken Samarbeten.
- Klicka på ikonen för Resor & Utlägg.
- Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
- Välj uppdrag i listan Uppdrag.
De uppgifter som visas i dialogen avser nästkommande avtalsperiod. Det innebär också att inga avgifter tillkommer förrän avtalsperioden förnyas. Om du vill ta över betalningen från och med nästa period väljer du Redovisningsbyrån under Fakturamottagare i stället, om alternativet finns.
- Välj Aktivera.
Nu har du aktiverat samarbetet och ett e-postmeddelande har skickats till kunden. I meddelandet ombeds kunden att logga in på Spiris och godkänna samarbetet. När kunden har godkänt kan ni börja samarbeta.
Kund hos Spiris, men använder inte Resor & Utlägg ännu
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
- Gå till Kunder.
- Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
- Välj fliken Samarbeten.
- Klicka på ikonen för Resor & Utlägg.
- Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
- Välj uppdrag i listan Uppdrag.
- Under Fakturamottagare väljer du vem som ska betala.
- Välj Aktivera.
Nu har du aktiverat både samarbetet och funktionen för din kund. Kunden får ett e-postmeddelande med en uppmaning att logga in på Spiris och godkänna samarbetet. När kunden har godkänt kan ni börja samarbeta.
Din kund är inte kund hos Spiris idag
För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.
- Gå till Kunder.
- Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
- Välj fliken Samarbeten.
- Klicka på ikonen för Resor & Utlägg.
- Välj Aktivera.
Fönstret Aktivera funktion öppnas.
- Välj uppdrag i listan Uppdrag.
- Under Fakturamottagare väljer du vem som ska betala.
- Om formuläret Kunduppgifter visas fyller du i de uppgifter som saknas om kunden och kundens kontaktperson, till exempel Kontaktpersonens förnamn, Kontaktpersonens efternamn och Kontaktens e-postadress. Kontaktpersonen blir administratör på spiris.se.
- Välj Aktivera.
Nu har du aktiverat både samarbetet och funktionen för kunden. Kundens administratör på Spiris har också skapats. Administratören får ett e-postmeddelande om att du har aktiverat funktionen för kunden. I meddelandet ombeds administratören att logga in på Spiris och godkänna villkoren. När administratören har godkänt villkoren kan ni börja samarbeta.
Se om kunden har godkänt samarbetet
Kunden behöver godkänna samarbetet i alla tre fallen ovan, även när kunden inte har något samarbete med byrån sedan tidigare. Är kunden ny hos Spiris är det kundens administratör som loggar in och godkänner villkoren.
Under Underhåll - Samarbeten på fliken Skickade förfrågningar ser du vilka kunder du har skickat en förfrågan till och vilken status förfrågan har. Innan kunden har svarat är statusen Ny förfrågan eller Påminnelse skickad. När kunden har godkänt samarbetet är statusen Accepterad. Har kunden tackat nej är den Avvisad. Läs mer i Var kan jag se mina skickade förfrågningar för samarbeten?
Relaterade avsnitt
Sökord: Resor & Utlägg, Resor och Utlägg, Visma Utlägg, utlägg, reseräkningar, kvitton, användarabonnemang, körjournal, aktivera samarbete, godkänt samarbete, godkänna samarbete, skickade förfrågningar, status samarbete