Aktivera samarbete i Digitala fakturor & dokument

Med ett samarbete i Digitala fakturor & dokument kan du och din kund skicka och ta emot fakturor digitalt i respektive funktion som ni arbetar i.

Du skickar fakturorna digitalt direkt från funktionen med några klick, utan utskrifter och posthantering. Om ni både skickar och tar emot alla dokument elektroniskt behöver ni inte hantera några pappersfakturor.

När du aktiverar det här samarbetet kan du som redovisningsbyrå ange att du vill stå som betalningsmottagare för de fakturor som skickas och tas emot via funktionen.

Titta på filmen Bjud in till samarbete från Byråstöd för att se hur det går till. I filmen Acceptera samarbete ser du vad som händer när en kund får en inbjudan till samarbete.

När samarbetet är aktiverat gör du så här:

  • I Visma Administration väljer du Synkronisera under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Spiris. Under Digitala fakturor och dokument anger du också om du vill skicka alla fakturor, ta emot fakturor eller båda.
  • I Bokföring & Fakturering kontrollerar du att Ta emot e-faktura är valt under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Är rutan redan markerad behöver du inte göra något mer.

Läs mer om hur du arbetar med digitala fakturor i Visma Administration eller i Bokföring & Fakturering.

Hur du aktiverar samarbetet beror på kundens upplägg. Välj det alternativ nedan som passar kunden.

Kund hos Spiris, använder Digitala fakturor & dokument

För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.

  1. Gå till Kunder.
  2. Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
  3. Välj fliken Samarbeten.
  4. Klicka på ikonen för Digitala fakturor & dokument.
  5. Välj Aktivera.

Fönstret Aktivera funktion öppnas.

  1. Välj Uppdrag och Fakturamottagare.
  2. Välj Aktivera.

Nu har du aktiverat samarbetet och ett e-postmeddelande har skickats till kunden. I meddelandet ombeds kunden att logga in på Spiris och godkänna samarbetet. När kunden har godkänt kan ni börja samarbeta.

Kund hos Spiris, men har inte använt Digitala fakturor & dokument tidigare

För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.

  1. Gå till Kunder.
  2. Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
  3. Välj fliken Samarbeten.
  4. Klicka på ikonen för Digitala fakturor & dokument.
  5. Välj Aktivera.

Fönstret Aktivera funktion öppnas.

  1. Välj Uppdrag och Fakturamottagare.
  2. Välj Aktivera.

Nu har du aktiverat både samarbetet och funktionen för din kund. Kunden får ett e-postmeddelande med en uppmaning att logga in på Spiris och godkänna samarbetet. När kunden har godkänt kan ni börja samarbeta.

Ny kund hos Spiris

För att kunna aktivera ett samarbete med en kund måste du först ha ett uppdrag upplagt på kunden i Byråstöd.

  1. Gå till Kunder.
  2. Välj den kund du vill aktivera ett samarbete för.
  3. Välj fliken Samarbeten.
  4. Klicka på ikonen för Digitala fakturor & dokument.
  5. Välj Aktivera.

Fönstret Aktivera funktion öppnas.

  1. Välj Uppdrag och Fakturamottagare.
  2. Om formuläret Kunduppgifter visas fyller du i de uppgifter som saknas om kunden och kundens kontaktperson, till exempel Kontaktpersonens förnamn, Kontaktpersonens efternamn och Kontaktens e-postadress. Kontaktpersonen blir administratör på spiris.se.
  3. Välj Aktivera.

Nu har du aktiverat både samarbetet och funktionen för kunden. Kundens administratör på Spiris har också skapats. Administratören får ett e-postmeddelande om att du har aktiverat funktionen för kunden. I meddelandet ombeds administratören att logga in på Spiris och godkänna villkoren. När administratören har godkänt villkoren kan ni börja samarbeta.

Fälten i fönstret Aktivera funktion. Vilka fält som visas beror på funktionen och kundens upplägg.

Den funktion som du aktiverar samarbetet i.

Det uppdrag på kunden som samarbetet kopplas till. Listan visar kundens aktiva uppdrag. Medarbetare som är uppdragsansvariga eller deltar i uppdraget får tillgång till funktionen hos kunden. För vissa funktioner kan du välja flera uppdrag.

Vem som betalar för samarbetet: Redovisningsbyrån eller Kunden. Bara de alternativ som är möjliga för samarbetet visas. Kan bara byrån faktureras visas Redovisningsbyrån utan att du kan välja.

Avtalsperioden i antal månader. Fältet visas bara för funktioner som har avtalsperioder. Vilka perioder du kan välja kan bero på vem som är fakturamottagare.

Priset per kund och månad för den period du har valt. Visas tillsammans med Period.

Kundens huvudkontakt, som inbjudan till samarbetet skickas till. Vill du skicka inbjudan till någon annan byter du huvudkontakt på kunden. Läs mer i Ange eller byt huvudkontakt.

Stäng av Ta emot e-faktura

Ta emot e-faktura är en inställning i Bokföring & Fakturering, inte i Byråstöd. Du stänger av den på samma ställe som du slår på den:

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter i kundens Bokföring & Fakturering.
  2. Avmarkera Ta emot e-faktura och spara ändringen.

Inställningen gäller mottagningen av e-fakturor i Bokföring & Fakturering. Själva samarbetet avslutar du i Byråstöd. Läs mer i Hur avslutar jag ett samarbete?

Relaterade avsnitt

Kom igång med samarbeten
Samarbeta med dina kunder via Byråstöd
Avsluta samarbete för en funktion
Bokföring & Fakturering i Spiris Smarta Byrån

Sökord: Digitala fakturor och dokument, AutoInvoice, samarbete, aktivera samarbete, e-faktura, digitala fakturor, elektroniska fakturor, betalningsmottagare, fakturamottagare, stänga av ta emot e-faktura, avaktivera e-faktura, Aktivera funktion, uppdrag och period

Arbeta smartare

Allt om digitalt samarbete

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Byråstöd

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Spiris Smarta Byrån