Kom igång med Resor & Utlägg

Detta avsnitt gäller dig som är administratör och inloggad i vyn Organisation för företaget.

När du loggar in hamnar du i privat läge där du hanterar dina egna utlägg. Genom att klicka på Admin kan du växla till Organisation där du kan administrera företaget.

1

Få tillgång till Resor & Utlägg

I Bokföring & Fakturering får du tillgång till funktionen via Fler funktioner i menyn till vänster. Läs mer hur du kommer igång med Resor & Utlägg i Bokföring & Fakturering i avsnittet Resor & Utlägg.

  1. Öppna Spiris Lön.

  2. Gå till Inställningar - Löneinställningar.

  1. Klicka på Få tillgång till funktionen vid Låt de anställda registrera sina utlägg.
  2. Gå till Lön - Anställda.
  3. Markera den anställde som ska få tillgång till funktionen.
  4. Lägg in/kontrollera att den anställde har korrekta uppgifter i fälten Förnamn, Efternamn och E-postadress på fliken Personuppgifter.

För att kunna använda funktionen krävs följande:

  • Företaget måste vara registrerat på spiris.se.
  • Löneadministratören i Visma Lön 300/600 måste ha behörigheten Administratör på spiris.se.

Du kontrollerar vilken behörighet du har genom att logga in på spiris.se, klicka på företagsnamnet i övre högra hörnet och välja Hantera användare.

Om du arbetar med Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd behöver du först bjuda in dina kunder till samarbete i Resor & Utlägg. Hur du gör det kan du läsa i avsnittet Aktivera samarbete i Resor & Utlägg från Spiris funktion Byråstöd eller Aktivera samarbete i Resor & Utlägg från Visma Byråstöd.

  1. Öppna Visma Lön 300/600.
  2. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.
  3. Välj Integrationer.
  4. Markera Tillgång till Resor & Utlägg.
  5. Klicka på Spara.
  1. Välj Personal - Anställda i Visma Lön 300/600.
  2. Klicka på knappen Ge anställda tillgång.
  3. Markera vilka anställda som ska använda funktionen eller klicka på knappen Markera alla vid Resor & Utlägg.

Alla anställda måste ha en egen unik e-postadress registrerad i anställningsregistret. Om den anställde redan har en inloggning till spiris.se väljer du den e-postadressen. Lägg in e-postadressen för respektive anställd på fliken Personuppgifter.

  1. Klicka på ikonen Synkronisera med Spiris funktioner eller välj Arkiv - Synkronisera med Spiris funktioner.
  2. Välj vad du vill synkronisera i dialogrutan som visas. Du kan välja mellan att Synkronisera register och Synkronisera även tids- och utläggsregistreringar.
  3. Klicka på Synkronisera.

Om du får frågan att logga in anger du dina inloggningsuppgifter till Spiris.

När synkroniseringen är klar skapas ett konto för varje anställd på Spiris.

Anställda som inte har någon inloggning till spiris.se sedan tidigare får en länk via e-post. De som redan har inloggning loggar in som vanligt med sina uppgifter.

Löneadministratören blir automatiskt administratör i Resor & Utlägg efter synkroniseringen.

För att kunna använda Resor & Utlägg för en kunds räkning behöver du först aktivera samarbetet. Läs mer i avsnitten Aktivera samarbete i Resor & Utlägg från Spiris funktion Byråstöd och Aktivera samarbete i Visma Byråstöd.

2

Logga in

Gå till spiris.se och logga in med din e-postadress och ditt lösenord som du angav när du skapade kontot.

Som administratör har du två olika vyer att arbeta i, en som administratör och en som användare. När du loggar in hamnar du i privat läge där du hanterar dina egna utlägg. Genom att klicka på Admin kan du växla till Organisation där du kan administrera företaget.

Som redovisningsbyrå administrerar och startar du funktionen i Byråstöd.

Du laddar ner appen Spiris Resor & Utlägg via App Store eller Google Play. Logga in med uppgifterna du angav när du skapade kontot.

3

Se till att göra rätt inställningar från början

Det underlättar mycket om du gör rätt inställningar från början och anpassar utläggsprocessen efter företagets behov.

Kom igång snabbt och smidigt

  1. Gå till spiris.se och logga in.

  2. Klicka på Admin uppe till höger för att komma till organisationsläge.
  3. Gå till Inställningar – Utläggshantering – Lägg till integration och välj integration.

Du kan välja en eller flera integrationer. Om du till exempel jobbar med utlägg och företagskort kan du lägga till Spiris Bokföring & Fakturering och Spiris Lön.

Integrationen för Visma Lön 300/600 heter Visma Lön TLU-fil.

  1. Markera Stoppa utlägg/rapporter i Redo att skickas. Då samlas godkända rapporter för granskning och eventuell justering innan de skickas till löne- eller bokföringsprogrammet.
  2. Under Bokföringsdatum för rapporter gör du val för vilket bokföringsdatum som ska användas för de verifikationer som skapas. Vi rekommenderar att du väljer alternativet Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.
  3. Gå till Användare och fyll i de anställdas anställningsnummer från löneprogrammet i fältet Anställnings-ID under respektive anställd om du ska ha ett löneprogram som integration.

Nu är du redo att köra igång i Resor & Utlägg.

Fler inställningar

Beroende på hur ni vill jobba i Resor & Utlägg kan du behöva göra fler inställningar. Läs mer i nedanstående avsnitt.

Inställningar för administratörer

Integrationer

Utläggskategorier

Lägg till betalsätt

Aktivera företagskort

Aktivera elektronisk körjournal

Swish Utbetalning

4

Lägg till användare

Du bjuder in användare till Resor & Utlägg i Spiris. Läs mer i avsnittet Lägg till användare i Spiris.

Ett mejl skickas till användaren med information om hur man aktiverar kontot. Om användaren redan har en inloggning till Spiris får de ingen aktiveringslänk utan använder sina vanliga inloggningsuppgifter.

Om du arbetar via Spiris Lön eller Visma Lön 300/600 läggs de anställda till som användare när funktionen aktiveras därifrån. Läs mer i avsnitten Kom igång om de anställda ska registrera sina utlägg och Kom igång med Resor & Utlägg i Visma Lön 300/600.

Gör inställningar för företagets användare

5

Lägg till godkännare

Godkännare utöver den som skickar in utläggen till Spiris Lön lägger du upp under Inställningar – Godkännare. Läs mer i avsnittet Inställningar för policy och godkännande.

Nu är du klar med Spiris Lön-inställningarna. Gå sedan till Kom igång med Resor & Utlägg för att göra de allmänna inställningarna som gäller oavsett löneprogram.

6

Behöver du hjälp?

När du är inloggad i vyn Organisation väljer du Support i menyn till vänster och klickar på Kontakta oss för att nå den skrivna hjälpen.

I privat läge når du den skrivna hjälpen genom att klicka på Meny längst upp till höger. Välj sedan Support - Öppna hjälpcenter. I appen trycker du på de tre strecken uppe till höger och sedan på Support.

Support

Kontakta Spiris support

Arbeta smartare

Webbinarium Kom igång i Resor & Utlägg

Vad är utlägg?

Vad är traktamente?

Digitala lönebesked – och andra smarta tjänster i Visma Lön 300/600

Utbildning

Boka genomgång med din personliga specialist

Läs mer och beställ Resor & Utlägg!