Arbetsgivardeklaration

Du som arbetsgivare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag du har gjort per person varje månad. För de anställda innebär det att de löpande kan se sina värden på bruttolön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på skatteverket.se. Läs mer på spiris.se och skatteverket.se eller titta på filmen Skapa arbetsgivardeklaration.

För att Försäkringskassan ska kunna hålla koll på utbetalningar för föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning ska uppgifter om frånvaro redovisas i arbetsgivardeklarationer. Skatteverket skickar sedan uppgifterna vidare till Försäkringskassan.

När du registrerar föräldraledighet, vård av barn och 10 dagars ledighet vid barns födelse via Anställd eller via snabbvalen Övrig frånvaro och Vård av barn, läggs uppgifterna automatiskt till när du skapar arbetsgivardeklarationen. Läs mer i avsnittet Vilka frånvarouppgifter ska rapporteras i arbetsgivardeklarationen?

Vi rekommenderar att du väntar med att godkänna arbetsgivardeklarationen hos Skatteverket tills några dagar efter senaste lönekörningen, så att eventuella korrigeringar som har gjorts för aktuell månad kommer med i rapporteringen. Detta eftersom du som arbetsgivare inte kan ändra redovisad och inbetald avdragen skatt och få tillbaka efter att filen är inskickad och godkänd hos Skatteverket. Arbetsgivaravgiften kan dock justeras genom en omprövning.

Om företaget är registrerat som arbetsgivare så måste arbetsgivardeklarationen lämnas till Skatteverket även om du inte har betalat ut några löner eller registrerat förmåner för perioden. I de fall då det inte finns några uppgifter att deklarera för perioden väljer du alternativet att deklarera noll på skatteverket.se.

Det finns några undantag då du inte behöver skicka in arbetsgivardeklarationen varje månad. Läs mer i avsnittet Finns det undantag då jag inte behöver redovisa arbetsgivardeklarationen?

Du kan skicka arbetsgivardeklarationen från Visma Lön 300 till företagets utrymme hos Skatteverket. Du kan också skapa en fil för arbetsgivardeklarationen och sedan logga in på skatteverket.se och lämna den manuellt.

För att Skatteverket ska kunna verifiera att du har ett konto hos Spiris behöver du vara inloggad på spiris.se. Om du sparar inloggningsuppgifterna under Arkiv - Användare - Inloggning till vismaspcs.se är du alltid inloggad när du öppnar Visma Lön 300. Läs mer i avsnittet Förutsättningar för att använda tjänster som har integration med Skatteverket.

Om du arbetar via Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd kommer det konto som finns registrerat för din byrå på spiris.se att användas för din kunds räkning.

Om du arbetar med flera företag i Visma Lön 300 anger du organisationsnumret till det företag som licensen för programmet är registrerat på under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar på fliken Integrationer. Då används kontot för det företaget för verifiering mot Skatteverket.

Skapa arbetsgivardeklarationen

Gör så här för att skapa arbetsgivardeklarationen:

  1. Välj Lönearbete - Arbetsgivardeklaration.
  2. Välj vilken redovisningsperiod du vill skapa arbetsgivardeklarationen för under Löner med utbetalningsdatum.
  3. Klicka på Hämta löneuppgifter för att uppdatera uppgifterna.
  4. Kontrollera uppgifterna under Kontaktuppgifter.

Om det är första gången du redovisar arbetsgivardeklarationen är det viktigt att du kontrollerar att uppgifterna under Kontaktuppgifter stämmer för företaget. Observera att ändringar som du gör här bara påverkar den aktuella filen. Om du vill göra ändringar i kontaktuppgifterna som sparas till kommande filer gör du det under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, fliken Företaget. Om du arbetar via Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd gör du ändringarna där.

Gör så här för att skicka arbetsgivardeklarationen till företagets utrymme hos Skatteverket.

  1. Fäll ut den blå texten Ändra alternativ.
  2. Markera om du vill skriva ut underlag för arbetsgivardeklarationen och bokföringsunderlaget. Läs mer om de olika alternativen under Fältförklaringar- Ändra alternativ.
  3. Markera Lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt.
  1. Välj Förhandsgranska om du vill kontrollera och eventuellt skriva ut uppgifterna innan du skickar filen.
  2. Klicka på Skriv ut/skicka.

När filen är skickad markeras rutan Fil skickad och status visas för sändningen. I vissa fall visar Skatteverkets kontroll att något i filen behöver korrigeras när Skatteverket tagit emot den. Logga då in på skatteverket.se för att kontrollera och korrigera arbetsgivardeklarationen.

Observera att det bara är inlämningen av arbetsgivardeklarationen som sker automatiskt. För att fullfölja rapporteringen måste behörig person logga in på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen. Innan det är gjort är arbetsgivardeklarationen inte fullständigt inlämnad.

  1. Klicka på Gå till skatteverket.se, logga in på Mina sidor på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen.

Om någon annan än löneadministratören ska signera arbetsgivardeklarationen kan länken kopieras under Länk till granskningsunderlag och sedan delas via mejl. Den kopierade länken leder direkt till sidan på skatteverket.se där arbetsgivardeklarationen kan signeras efter inloggning.

Gör så här för att skapa en fil för arbetsgivardeklarationen och lämna den manuellt.

  1. Fäll ut den blå texten Ändra alternativ.
  2. Markera om du vill skriva ut underlag för arbetsgivardeklarationen och bokföringsunderlaget. Läs mer om de olika alternativen under Fältförklaringar- Ändra alternativ
  3. Markera Skapa en fil och lämna manuellt.
  4. Välj Förhandsgranska om du vill kontrollera och eventuellt skriva ut uppgifterna innan du skapar filen.
  5. Klicka på Skriv ut/skapa fil.

Filen som skapas har formatet AGI_*år*_*månad*.xml. Om du vill ange en tillfällig sökväg när du skapar filen för arbetsgivardeklarationen anger du det här. Standardsökväg för var filen ska sparas anges under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, fliken /Export under Arbetsgivardeklaration - Exportkatalog. Läs mer i avsnittet Export, företagsinställningar.

Alla lönekörningar i den aktuella redovisningsperioden måste vara låsta för att du ska kunna välja Skapa fil.

  1. Välj Gå till skatteverket.se, logga in på Mina sidor på skatteverket.se.
  2. Följ instruktionerna på skatteverket.se för att ladda upp filen. Obs! Klicka på aktuell redovisningsperiod för att ladda upp filen den vägen.

Du kan hämta löneuppgifter för redovisningsperioden när som helst under månaden. Observera att du måste klicka på Hämta löneuppgifter varje gång du ändrar i någon lönekörning som tillhör redovisningsperioden för att få med aktuella uppgifter i rapporteringen. I fältet Antal lönekörningar visas hur många lönekörningar som hämtats under vald redovisningsperiod.

Här visas hur många lönekörningar som har hämtats för vald redovisningsperiod. Om du har gjort en lönekörning efter att du senast hämtade löneuppgifter måste du välja Hämta löneuppgifter på nytt för att den senaste lönekörningen ska räknas med här.

Här visas summan av den arbetsgivaravgift som ska betalas till Skatteverket. Värdet kommer att visas med fältkod 487 på utskriften för arbetsgivardeklarationen i filen som du laddar upp till skatteverket.se.

Här visas summan av det skatteavdrag som ska betalas till Skatteverket. Värdet kommer att visas med fältkod 497 på utskriften för arbetsgivardeklarationen i filen som du laddar upp till skatteverket.se.

Om Skatteverket har frågor om arbetsgivardeklarationen för en anställd i något av företagen som ingår i filen, vänder de sig till den person som angetts här. Gäller Skatteverkets fråga själva filen, så vänder de sig till den person som skapade den ursprungliga filen. Denna person kallar Skatteverket för teknisk kontaktperson.

Uppgifterna hämtas från Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, fliken Företaget. Om du har öppnat företaget via Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd kommer uppgifterna därifrån.

Om du ändrar uppgifterna under Kontaktuppgifter påverkar det bara aktuell arbetsgivardeklaration. Ändringarna påverkar inte kontaktuppgifterna i företagsinställningarna i Visma Lön 300, Spiris funktion Byråstöd eller Visma Byråstöd.

Markera denna ruta om du vill skriva ut underlaget. Vi rekommenderar att du markerar denna ruta eftersom det i underlaget visar vad som redovisas i respektive fältkod på arbetsgivardeklarationen. Underlaget är därför ett bra avstämningsunderlag mot din bokföring.

När rutan är markerad får du ett bokföringsunderlag som ska bokföras i deklarationsmånaden. Läs mer i avsnittet Bokföringsunderlag för arbetsgivardeklaration.

Markera denna ruta om du vill lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt till Skatteverket.

Observera att det bara är inlämningen av arbetsgivardeklarationen som sker automatiskt. För att fullfölja rapporteringen måste behörig person logga in på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen. Innan det är gjort är arbetsgivardeklarationen inte fullständigt inlämnad.

När rutan är markerad skapas fil för arbetsgivardeklarationen som kan lämnas till Skatteverket manuellt.

Markera rutan Lägg till arbetsgivardeklarationen i en fil som tidigare skapats för perioden om du har exporterat fil för ett företag och sedan vill redovisa arbetsgivardeklarationen för fler företag i samma fil. När du klickar på Skriv ut/skapa fil markerar du den fil som du vill använda.

Tjänsteställe är den arbetsplats som den anställde går till för att utföra sitt arbete. Ett företag kan ha flera tjänsteställen, men en anställd kan bara ha ett tjänsteställe hos samma arbetsgivare. Om den anställde utför sitt arbete på flera platser, är det arbetsgivarens ansvar att göra en bedömning av var tjänstestället är. Observera att tjänsteställe inte är detsamma som arbetsställenummer, som också ska lämnas i arbetsgivardeklarationen.

Uppgift om tjänsteställets adress ska anges i arbetsgivardeklarationen. Företagets uppgifter anges i fälten Gatuadress och Ort. Om företaget har flera tjänsteställen är det uppgifterna för det största tjänstestället som anges här. För anställda som har annat tjänsteställe läggs uppgifterna in under Personal - Anställda på fliken Skatt och arbetsgivaravgift.

Under Förhandsgranska kan du förutom att förhandsgranska filen, skriva ut filen till skrivare eller i pdf-format.

Uppgift om specifikationsnummer visas inte i löneprogrammet, men finns med i filen som skapas till Skatteverket och visas när du väljer Förhandsgranska.

Specifikationsnumret är obligatoriskt i rapporteringen av arbetsgivardeklarationen. I löneprogrammet sätts specifikationsnumret automatiskt till 1 när du skapar en fil för arbetsgivardeklaration. Specifikationsnumret redovisas i fältkod 570 och går inte att ändra i löneprogrammet. Eventuell ändring måste göras på skatteverket.se.

När du klickar på knappen lämnas arbetsgivardeklarationen automatiskt till företagets egna utrymme hos Skatteverket. Valet visas bara om du har markerat Lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt under Ändra alternativ.

Valet visas bara om du har markerat Skapa en fil och lämna manuellt under Ändra alternativ.

Filen som skapas har formatet AGI_*år*_*månad*.xml. Om du vill ange en tillfällig sökväg när du skapar filen för arbetsgivardeklarationen anger du det här. Standardsökväg för var filen ska sparas anges under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, fliken /Export under Arbetsgivardeklaration - Exportkatalog. Läs mer i avsnittet Export, företagsinställningar.

Alla lönekörningar i den aktuella redovisningsperioden måste vara låsta för att du ska kunna välja Skapa fil.

När filen är skickad automatiskt till företagets utrymme hos Skatteverket markeras rutan Fil skickad. Valet visas bara om du har markerat Lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt under Ändra alternativ.

När fil är skapad för redovisningsperioden finns det en markering i rutan Fil skapad. Valet visas bara om du har markerat Skapa en fil och lämna manuellt under Ändra alternativ.

När du har skapat filen visas sökvägen till var filen har sparats. Klicka på knappen Kopiera sökväg om du enkelt vill kunna klistra in sökvägen när du ska lämna filen till Skatteverket. Valet visas bara om du har markerat Skapa en fil och lämna manuellt under Ändra alternativ.

Här visas statusen om du har valt att lämna arbetsgivardeklarationen automatiskt.

Skickat

Arbetsgivardeklarationen är levererad till företagets utrymme hos Skatteverket.

Skickat, kan innehålla varningar/fel

Arbetsgivardeklarationen har levererats till företagets utrymme hos Skatteverket, men Skatteverkets kontroll visar att något i rapporten behöver korrigeras. Logga in på skatteverket.se för att kontrollera och korrigera arbetsgivardeklarationen.

Observera att statusen i Visma Lön 300 inte kommer att uppdateras efter att du har gjort korrigeringar på skatteverket.se. Det innebär att arbetsgivardeklarationen kan ha statusen Skickad men något gick fel i Visma Lön 300 även om arbetsgivardeklarationen är inlämnad och godkänd av Skatteverket.
Ej mottaget, innehåller varningar/fel

Arbetsgivardeklarationen har skickats från Visma Lön 300, men kan inte tas emot av Skatteverket. Klicka på knappen Kontrollresultat för mer information.

Misslyckades

Arbetsgivardeklarationen kunde inte skickas till företagets utrymmet hos Skatteverket.

Ingen kontakt med vismaspcs

Funktionen för att skicka arbetsgivardeklarationen automatiskt ligger nere. Försök igen om en stund eller skapa en fil och skicka arbetsgivardeklarationen till skatteverket.se manuellt.

Här visas information när du har lämnat in arbetsgivardeklarationen automatiskt till Skatteverket.

Om någon annan än löneadministratören ska signera arbetsgivardeklarationen kan länken kopieras under Länk till granskningsunderlag och sedan delas via mejl. Den kopierade länken leder direkt till sidan på skatteverket.se där arbetsgivardeklarationen kan signeras efter inloggning.

Om du lämnar filen automatiskt klickar du här för att logga in på skatteverket.se och signera arbetsgivardeklarationen.

Om du lämnar filen manuellt klickar du på länken för att lämna in arbetsgivardeklarationen. På skatteverket.se kan du läsa om hur du lämnar filen.

Relaterade avsnitt

Skapa arbetsgivardeklaration

Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) – så här funkar det

Information om arbetsgivardeklaration på skatteverket.se

Behöver man rapportera arbetsgivardeklaration för period utan löneutbetalning?

Finns det undantag då jag inte behöver redovisa arbetsgivardeklarationen?

Bokföringsunderlag för arbetsgivardeklaration

Beräkning av arbetsgivaravgift på lönebesked och lönekörningens bokföringsunderlag

Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket

Felmeddelande vid inlämnande av arbetsgivardeklaration till Skatteverket

Arbetsgivardeklaration - specifikation

Förutsättningar för att använda tjänster som har integration med Skatteverket

Arbeta smartare

Webbinarium - Lönekörning i Visma Lön 300

Smart och enkel lönehantering

Lönekörning? Bästa tipsen för din lönehantering!

Boka kurs för att lära dig Visma Lön 300

Filmer

Skapa arbetsgivardeklaration

Betala ut lön med Visma Lön 300

Se alla filmer om Visma Lön 300

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

Supportforum

Smart och enkel lönehantering